Klippans kommun

Snart är det dags för driftstart av samverkan mellan Klippans kommun och HR-servicecenter. Den 1 mars öppnar vi på HR-servicecenter dörrarna för dig som är medarbetare och chef i frågor som gäller löneadministration och pensionshandläggning. Just nu pågår ett intensivt arbete för att kartlägga nuvarande rutiner i Klippan och att identifiera de förändringar som kommer att ske i samband med samverkan. Under veckorna som är kvar tills driftstart kommer du löpande få nyheter om bland annat samverkan, nytt stöd och nya rutiner.

HR-servicecenters organisation
På HR-servicecenter arbetar ett fyrtiotal engagerade medarbetare. Organisatoriskt är vi en enhet inom HR-avdelningen, stadsledningsförvaltningen, Helsingborgs stad, vilket innebär att Helsingborgs stad är arbetsgivaren för oss som jobbar på HR-servicecenter. Enheten är uppdelad på sektion lön 1 och pension, sektion lön 2, sektion system samt kommunikation. Med anledning av att HR-servicecenter är en samverkan inom Familjen Helsingborg följer vi den gemensamma grafiska profilen och när du har kontakt med oss kommer du att möta Familjen Helsingborgs logga.

HR-servicecenters uppdrag
HR-servicecenters uppdrag är att hantera löneadministration, pensionsadministration och systemförvalta samverkande partners lönesystem. Uppdraget baseras på en tjänstebeskrivning och ett Service Level Agreement, SLA. Målsättning är: rätt lön i rätt tid, stöd till verksamheten, kvalité och effektivitet samt service och tillgänglighet.

Samarbetsmodell Ägarråd och Operativa rådet
HR-servicecenter och samverkande kommuner utvecklar samarbetet enligt en samarbetsmodell. På strategisk nivå finns Ägarrådet. Här ingår samverkanspartners HR-/personalchefer, HR-direktör samt enhetschef, Helsingborgs stad, och enhetschef HR-servicecenter. På operativ nivå finns Operativa rådet. Här ingår representanter från varje samverkanspartners HR-avdelning samt sektionschefer och kommunikatör, HR-servicecenter.

Samverkan och syftet
Det pågår en ständig utveckling av samarbeten inom Familjen Helsingborg. Samverkan HR-servicecenter har varit i drift sedan 2014 och räknas idag som ett gott exempel på samverkan. Syftet med samverkan är att minska sårbarheten i den enskilda kommunen och att uppnå ökad kvalitetssäkring och kostnadseffektivitet.

Klippans kommuns anslutning
Efter beslut i kommunstyrelsen Klippans kommun tecknas i november samverkansavtalet inom område som innefattar bland annat löneadministration, systemförvaltning av Personec P självservice, pensionshandläggning samt support. I dagsläget hanterar Klippans kommun cirka 2 100 lönespecifikationer per månad.

Kort fakta om HR-servicecenter
Nuvarande samverkanspartners är kommunala bolag och kommunerna; Båstad, Helsingborg, Höganäs, Svalöv, Åstorp och Ängelholm. I dagsläget hanterar HR-servicecenter cirka 25 000 löner per månad. 2018 hanterades 19 040 anställningsavtal och 7 800 intyg. Supporten handlägger cirka 3 000 samtal och cirka 4 000 ärenden per månad från medarbetare, chefer, specialister och myndigheter med flera. Andel supportärende som löses inom 15 minuter är i genomsnitt 86 procent.

I och med att Klippans kommun går med i samverkan HR-servicecenter kommer detta att innebära nya rutiner och även nya kontaktvägar gällande lönerelaterade frågor och pension. Här förklarar vi generellt vem du kontaktar när. Du kan också läsa om Service Level Agreement, SLA, som tydliggör vem som gör vad och vilka förväntningar som gäller i leverans till och från HR-servicecenter.

Det här kommer att gälla från och med 1 mars 2020

För dig som medarbetare

• Uppgifter som påverkar din lön måste registreras och därefter attesteras av din chef. Tänk på att alltid kontrollera ditt lönebesked vid utbetalningen så att du har fått rätt lön och rätt avdrag eller tillägg. Om något inte verkar stämma kontaktar du din chef. Behöver en korrigering göras ber du din chef att skicka in ett underlag till HR-servicecenter.
• HR-servicecenters support hjälper dig i frågor som bland annat hur du registrerar i Personec P, självservice, och hur systemet räknar ut olika faktorer som påverkar din lön. På hrserviecenter.se finns också guider som ett stöd till dig som medarbetare.

Din tjänstepension
I dagsläget anlitar Klippans kommun Pensionshjälpen för administration av pensioner. Från och med 1 mars är det HR-servicecenters pensionshandläggare som kommer att administrera kommunens pensioner. De kommer också att ge support till dig som medarbetare i frågor som gäller din tjänstepension och allmänna frågor om pensionens olika delar. På hrservicecenter.se kan du läsa mer om tjänstepension och pensionens olika delar.

För dig som chef eller personalredogörare (chefsstöd)

• När du som chef eller personalredogörare har arbetsgivarfrågor eller frågor gällande avtal vänder du dig till HR-avdelningen.
• När du har frågor gällande löneadministration eller behöver stöd i hur du registrerar i Personec P, självservice, kontaktar du HR-servicecenters support. På hrservicecenter.se finns också guider för dig som chef eller chefsstöd. Chefsstöd är det generella begreppet som används hos HR-servicecenter.

Övriga rutiner som kan påverkas håller just nu på att kartläggas för beslut om nya rutiner. Mer information kommer inom kort.

Service Level Agreement, SLA, inom lönerelaterade frågor

HR-servicecenter har tillsammans med samverkande kommuner tagit fram ett SLA, servicenivåöverenskommelse, som utgår från samverkansavtalets tjänstebeskrivning. I dokumentet ser du vad HR-servicecenter, samverkande kommuner och chef eller chefsstöd ansvarar för inom området lönerelaterade tjänster.

Syftet med att införa ett SLA är att skapa en tydlighet i vem som gör vad och vilka förväntningar som gäller i leverans till och från HR-servicecenter. Målet är att förbättra kvalitén, effektivisera och skapa ett enhetligt arbetssätt.

Påverkar dig som chef och chefsstöd (personalredogörare)
SLA 1.0 gäller för alla samverkande kommuner och vem som gör vad inom respektive kommun skiljer sig åt. I dagsläget pågår arbetet inom Klippans kommun med att revidera nuvarande rutiner och processer för att möta upp till samverkan. 

Processer som omfattas i SLA 1.0
Servicenivå är aktuellt för de aktiviteter som har bedömts som relevanta och som är möjliga att mäta. I SLA 1.0 finns servicenivåöverenskommelser inom processerna:

• hantera person- och anställningsuppgifter
• hantera lönerelaterade underlag
• hantera rättelser
• lönehantering
• förvalta och underhålla systemet

SLA 1.0 hittar du på hrservicecenter.se.

HR-servicecenter erbjuder samverkanskommunerna digitalt stöd på hrservicecenter.se. Inför uppstart av Klippans kommuns samverkan och under implementeringsfasen på sex månader finns en flik specifikt för Klippans kommun. Här publicerar vi löpande information, detta som ett extra stöd under implementeringen.

Strukturen på hrservicecenter.se utgår främst från gruppen chef/chefsstöd samt medarbetare. I de olika flikarna finns information och stöd riktade specifikt till dessa grupper. Här följer några exempel på vad som finns på hrservicecenter.se.

Digitala guider
Guiderna på hrservicecenter.se innehåller bland annat beskrivning hur du registrerar i Personec P och till vissa guider finns också e-learning och film. För dig som är chef eller chefsstöd finns också guider i hur en prenumeration skapas, bockar vid rapportering och guide för att registrera schema.

Blanketter
HR-servicecenter har tillsammans med samverkande kommuner enats om gemensamma blanketter. Det är blanketter som ska skickas in till HR-servicecenter. Inom kort kommer de blanketter som gäller för Klippans kommun att publiceras på hrservicecenter.se. Ett utvecklingsuppdrag som Operativa rådet har fått är att verka för att minimera antalet blanketter och istället utnyttja systemlösningar i Personec P.

Kontakta HR-servicecenter
HR-servicecenters telefonsupport är öppen vardagar mellan klockan 8:00-17:00. Som medarbetare kan du både ringa in eller mejla dina frågor till supporten.

När du kontaktar HR-servicecenter i egenskap av rollen som chef eller chefsstöd går det också bra att ringa telefonsupporten. Med anledning av GDPR ska du inte mejla in ärenden istället använder du ärendehanteringssystemet. På hrservicecenter.se finns kontaktuppgifter och för dig som chef och chefsstöd även en guide i hur du registrerar ett ärende i ärendehanteringssystemet.

Kontakta HR-servicecenter.

Vi närmar oss driftstart av Klippans kommuns samverkan HR-servicecenter. Förberedelserna pågår för fullt och bland annat är gemensamma blanketter och tidplan Personec P, självservice, på plats på hrservicecenter.se. Här kommer lite praktisk information för dig som är chef eller personalredogörare.

Attestera i tid
Så fort en anställning läggs upp i lönesystemet, Personec P, startas en kedja av bearbetningar i olika system. Eftersom lönesystemet är ett nav för andra system är det viktigt att uppgifterna här är aktuella och du som chef har ett stort ansvar i denna process. Tänk bland annat på att attestera i tid inför en lönekörning så att det som medarbetaren har registrerat blir rapporterat och kommer med till lönen. Påminn dina medarbetare att göra registreringar löpande så du får möjlighet att attestera i tid. I guiden ”Attestera/besluta” på hrservicecenter.se kan du läsa mer om hur det hänger ihop och hur du gör i lönesystemet. Här finns också en film om varför det är viktigt att attestera i tid.

Tidplan Personec P, självservice
Från och med 1 mars systemförvaltar HR-servicecenter Personec P, självservice, för Klippans kommun. Precis som tidigare finns en tidplan för dig som chef eller chefsstöd tillgänglig och du hittar den på hrservicecenter.se > Chef > Tidplan.

Tidplanen är anpassad utifrån övriga samverkande kommuner och ersätter den du tidigare fått ta del av. Följande justeringar är gjorda:

• datum för senast inkomna löneunderlag
• när systemet ska stängas kommer detta att ske klockan 17:00.

Blanketter
Som vi tidigare berättat finns det blanketter som samverkande kommuner enats om och som ska skickas in till HR-servicecenter. På hrservicecenter.se finns nu de blanketter du som chef ska använda från och med 1 mars. Bland annat finns blanketter för avvikelserapport vid sjukdom, behörighet Personec P och Förhandling, Rättelseblankett med flera. Blanketter hittar du på hrservicecenter.se > Chef > Blanketter. > Klippans kommun.

Support via telefon och ärendehanteringssystem
HR-servicecenters telefonsupport är öppen varje vardag för medarbetare, chef, chefsstöd, Försäkringskassan med flera. För dig som chef eller chefsstöd och önskar skicka in ditt ärende gör du detta via ett ärendehanteringssystem. Du kanske redan har provat på att logga in med ditt användarid? Detta kommer inom kort att förändras och när det är på plats ska du logga in med din e-postadress.

Inom samverkan HR-servicecenter används ofta begreppet ”ax till limpa”. Det ska symbolisera vikten av ett gott samarbete mellan samverkande kommuner och HR-servicecenter där vi alla har en viktig del i en fungerande process. Något händer hos samverkande kommun och HR-servicecenter tar vid enligt uppdrag och därefter fortsätter processen hos samverkande kommuner.

HR-servicecenters uppdrag utgår från en tjänstebeskrivning som är indelad i tre huvudgrupper; hantera lön och ersättning, pensionshantering samt systemförvaltning. I dessa tre huvudgrupper finns olika processer och aktiviteter definierade. Utifrån ax till limpa är aktiviteterna uppdelade på vad HR-servicecenter ska utföra och vad samverkande kommun ska utföra. Som ett komplement till tjänstebeskrivningen finns också ett Service Level Agreement, SLA, denna version av servicenivåöverenskommelse tydliggör vem som gör vad inom området lönerelaterade tjänster.

Ansvar – ax till limpa
De aktiviteter som kommunen ansvarar för kan fördelas på olika funktioner efter hur kommunen är organiserad. Inför driftstart har projektgruppen gått igenom processerna som finns i HR-servicecenters uppdrag och identifierat aktiviteter som påverkas hos Klippans kommun utifrån ax till limpa. Därefter har Klippans kommun ansvarat för att fördela och omfördela aktiveter till rätt funktion. Vilka funktioner som blir berörda och vilka aktivitet det gäller kommer att kommuniceras av HR-avdelningen.

HR-servicecenter är utförare
HR-servicecenter är utförare för samverkande kommun och kan inte ta ställning eller beslut som rör bland annat ändring av lön, anställning med mera. Här har närmaste chefen i frågan detta beslutsansvar. Det innebär att beslut attesteras av chef och underlag som påverkar medarbetarens lön och lämnas till HR-servicecenter måste vara undertecknade av närmaste chef. Med anledning av att HR-servicecenter är utförare måste underlag innehålla medarbetarens personnummer, 10 siffror. Detta för att säkerställa identifikation och kvalitetssäkra leveransen.

Måndagen den 2 mars är det dags för driftstart av samverkan HR-servicecenter. Då öppnar vi på HR-servicecenter dörrarna för dig som är medarbetare och chef i frågor som gäller löneadministration och pensionshandläggning. Välkomna!

Resan började i november när kommunstyrelsen i Klippans kommun tog beslutet att teckna samverkansavtalet HR-servicecenter. Därefter har ett intensivt arbete pågått för att gå igenom processerna som finns i HR-servicecenters uppdrag och identifierat aktiviteter som påverkas hos Klippans kommun för att bland annat anpassa rutiner. Vi på HR-servicecenter har också de senaste veckorna fått möjligheten att publicera nyheter på Klippans kommuns intranät. Här har vi bland annat presenterat HR-servicecenter, vårt uppdrag och praktisk information inför driftstart.

Implementeringsfas
Nu när vi går i drift inleds också en implementeringsfas på sex månader. Under denna period kommer HR-avdelningen, Klippans kommun, och HR-servicecenter att ha avstämningsmöten efter varje lönekörning. Under denna period kommer vi också att kommunikativt möta upp till de frågor som kommer på det som upplevs oklart.

Kontakt
Förändrade rutiner, vem som blir berörd och vilka aktiviteter kommuniceras av HR-avdelningen.

Stöd och support för medarbetare och chef i löneadministration och pensionshandläggning finns på hrservicecenter.se. Du är också välkommen att kontakta HR-servicecenters support på telefon 042-10 20 00.

HR-servicecenters medarbetare och chefer hälsar Klippans kommun välkomna till samverkan.

Fotograf Jeanette Ahrling