Statusuppdatering

Vad händer just nu i projektet?
Designfasen rullar på. Ytterligare arbetsgrupper har nu kommit i gång och tillsammans kartlägger vi våra befintliga processer och uppsättningar och hur vi kan optimera dessa.

• Vi har träffat Ekonomi och Utdata där vi bland annat gått igenom ny funktionalitet för vissa kommuner samt kvalitetssäkring av befintlig utdata. Vi har även sett över gemensamma rutiner.
• IT-gruppen har skickat in databaser för respektive kommun så att Visma kan påbörja arbetet med att sätta upp testmiljön i molnet (leverantörens server). Ytterligare möten är inbokade för att se vilka anpassningar som behöver göras i integrationer.
• Vi har genomfört en Riskanalys där man kartlägger tänkbara händelser som kan påverka genomförandet av projektet och tidsplanen. Detta är ett levande dokument där risker kan elimineras och adderas under projektets gång.
• Förberedelser inför Anställningsguiden sker inledningsvis internt. Det är ett stort arbete där det är mycket som behöver ensas.
• Arbetet med projektplanen som pågått en tid är snart i mål. Vi räknar med att den godkänns i början av november.

Vad är ett optimeringsprojekt?
Eftersom vi fortsätter med befintlig leverantör (Visma) och Personec P handlar projektet inte om ett nytt lönesystem utan i stället ett optimeringsprojekt. Att finslipa våra löneprocesser och hitta gemensamma arbetssätt för alla kommuner. Samt utnyttja de nya funktioner vi får tillgång till genom upphandlingen – men även att dra maximal nytta av alla funktioner som vi redan har.

Hur ser tidplanen ut?
Aug-dec 2023 genomförs Designfasen och förberedelserna inför uppsättning av systemet samt övergång till molndrift på Vismas servrar påbörjas. Kring årsskiftet etableras en testmiljö i molnet för att under våren 2024 implementera och testa delar/funktionalitet inför flytten. I slutet av 2024 är det planerat för driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift).

Vad händer just nu i projektet?
Designfasen är i full gång. Vi kartlägger tillsammans våra befintliga processer och uppsättningar och hur vi kan optimera dessa. Var skaver det och hur kan vi göra det bättre?

Majoriteten av arbetsgrupperna är redan i gång och har haft workshops och träffar under september. Processen i respektive arbetsgrupp utgörs av tre steg: 1. Förberedande möte (utan Visma), 2. Workshop/arbetsmöte (med Visma), 3. Uppföljning.

• Vi har träffat schemagruppen vilket resulterade i kunskapsutbyte och ett härligt engagemang hela dagen. Där konstaterades att det inte bara finns olika processer i olika kommuner utan även inom kommunen. Sammanställning av dagens tankar finns och kommer att jobbas med framöver.
• Vi har träffat Självservicegrupperna där målet är att komma fram till likadana startsidor och menyer så man känner sig hemma överallt och vi kan ge bättre support.
• Från flera arbetsgrupper konstaterar vi att i många fall är det mindre justeringar som krävs för att det ska se likadant ut. Optimeringsprojektet blir ett tillfälle att genomföra det som inte prioriteras i den löpande verksamheten.
• Vi har fått en visning av Anställningsguiden och därmed smygstartat denna del av projektet.
• Den 15 september genomfördes en Kickoff för projektet med ett 80-tal deltagare från nio kommuner samt HR-servicecenter. Johan Lindberg från Familjen Helsingborg gav en bakgrund till samverkan generellt mellan kommunerna och Calle Suwe om snart tio år med HR-servicecenter. Projektledare Chatarina Keidser gav en uppdatering kring projektet och Charlotte Birgander bjöd på framtidsspaningar från omvärlden. Kickoffen var även ett bra tillfälle att nätverka. Flera arbetsgrupper har för övrigt redan uttryckt att workshops bidragit till ett kunskapsutbyte mellan medarbetare i olika kommuner, en positiv bieffekt av Optimeringsprojektet.

Vad är ett optimeringsprojekt?
Eftersom vi fortsätter med befintlig leverantör (Visma) och Personec P handlar projektet inte om ett nytt lönesystem utan i stället ett optimeringsprojekt. Att finslipa våra löneprocesser och hitta gemensamma arbetssätt för alla kommuner. Samt utnyttja de nya funktioner vi får tillgång till genom upphandlingen – men även att dra maximal nytta av alla funktioner som vi redan har.

Hur ser tidplanen ut?
Aug-dec 2023 genomförs Designfasen och förberedelserna inför uppsättning av systemet samt övergång till molndrift på Vismas servrar påbörjas. Kring årsskiftet etableras en testmiljö i molnet för att under våren 2024 implementera och testa delar/funktionalitet inför flytten. I slutet av 2024 är det planerat för driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift).

Vad händer just nu i projektet?

Designfasen har inletts. Här handlar det om att kartlägga våra befintliga processer och uppsättningar och hur vi kan optimera dessa. Var skaver det och hur kan vi göra det bättre?
Tillsammans med Visma har projektledningen bokat in datum för höstens workshops. Om behov finns kommer vi att lägga till fler datum. Deltagare till samtliga arbetsgrupper har utsetts och bjudits in till höstens aktiviteter. Vi startade upp den 23-24 augusti med den första arbetsgruppen som genomförde en workshop tillsammans med Vismas konsulter kring Tabeller och grunddata.
Processen i respektive arbetsgrupp utgörs av tre steg:
1. Förberedande möte (utan Visma), 2. Workshop/arbetsmöte (med Visma), 3. Uppföljning.
Det blir en intensiv höst. En sammanställning av vilka pågående och kommande projekt i kommunerna som kan påverka Projekt Optimering lönesystem är klar.

Vad är ett optimeringsprojekt?

Eftersom vi skrivit ett nytt avtal med befintlig leverantör (Visma) och kommer fortsätta att jobba med Personec P handlar projektet inte om ett nytt lönesystem utan istället ett optimeringsprojekt. Att optimera handlar om att finslipa våra löneprocesser och hitta gemensamma arbetssätt för alla kommuner. Dessutom att dra nytta av de nya funktioner vi får tillgång till genom upphandlingen – men även att dra nytta av alla funktioner som vi redan har.

Vad händer mer i höst?

Anställningsprocessen blir ett viktigt område eftersom Anställningsguiden är en del av upphandlingen. Förberedelser för övergången till Anställningsguiden kommer att påbörjas parallellt med Designfasen.

Hur ser tidplanen ut?

Aug-dec 2023 genomförs Designfasen och förberedelserna inför uppsättning av systemet samt övergång till molndrift på Vismas servrar påbörjas. Kring årsskiftet etableras en testmiljö i molnet för att under våren 2024 implementera och testa delar/funktionalitet inför flytten. I slutet av 2024 är det planerat för driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift).

Vad är ett optimeringsprojekt?

Eftersom vi förlängt avtalet med befintlig leverantör (Visma) och kommer fortsätta att jobba med Personec P handlar projektet inte om ett nytt lönesystem utan istället ett optimeringsprojekt. Att optimera handlar om att finslipa våra processer och hitta gemensamma arbetssätt för alla kommuner. Dessutom att dra nytta av de nya funktioner vi får tillgång till genom upphandlingen – men även att dra nytta av alla funktioner som vi redan har.

Vad händer i höst?

I mitten av augusti drar vi i gång Designfasen av projektet och under hösten aktiveras medlemmar i arbetsgrupperna utifrån de områden där de kan bidra. Här handlar det om att kartlägga våra befintliga processer och uppsättningar och hur vi kan optimera dessa. Anställningsprocessen blir ett viktigt område eftersom Anställningsguiden är en del av upphandlingen. En sammanställning av vilka pågående och kommande projekt i kommunerna som kan påverka Projekt Optimering lönesystem görs just nu.

Hur ser tidplanen ut?

Aug-dec 2023 genomförs Designfasen och förberedelserna inför uppsättning av systemet samt övergång till molndrift på Vismas servrar påbörjas. Kring årsskiftet etableras en testmiljö i molnet för att under våren 2023 implementera och testa delar/funktionalitet inför flytten. I slutet av 2024 är det planerat för driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift).