Statusuppdatering

Varje månad kommer vi att publicera statusuppdatering med en sammanställning om vad som har hänt i projektet under den senaste tiden. Följ med i vårt gemensamma projekt för ett optimerat lönesystem.

April 2024

Vad händer just nu i projektet?
Efter höstens stora genomgång och Designfas har vi under första delen av 2024 ägnat oss åt att koka ner dessa till stora och små uppgifter som nu under andra halvan av våren ska lösas. Allt för att vi ska vara redo för genomförandet av flytten till molnet under hösten.

Anställningsguiden är installerad och Visma har byggt upp flödena för respektive kommun utifrån vad vi enats om vid de individuella mötena. Vi har även påbörjat arbetet med att skapa mallar för anställningsavtalen. Snart kommer vi att börja testa Anställningsguiden. Enligt tidplan planeras driftsstart av Anställningsguiden senhösten 2024.
Det har gjorts en omfattande genomgång av samtliga integrationer mellan lönesystemet och andra IT-system som används i de olika kommunerna. Arbetet med anpassningar av kopplingar och andra förberedelser inför flytten pågår.
Acceptanstester av ny funktionalitet samt hela uppsättningen av Personec P i molnet kommer påbörjas inom kort och ska vara klar i slutet av maj.
Filytorna är nu uppsatta av Visma vilket innebär att vi kan börja testa alla filflyttar så att filer lämnas och hämtas i rätt mappar när vi går över till molndrift i höst.
En uppgradering av Helpdesk-systemet pågår just nu där bland annat användare kommer att få sin epostadress som användarnamn och inloggning med lösenord. Det här ger säkrare hantering av ärenden men är också en förberedelse för att kunna ersätta pappersblanketter med formulär – ett arbete som också är pågående.

Vad är ett optimeringsprojekt?
Eftersom vi fortsätter med befintlig leverantör (Visma) och Personec P handlar projektet inte om ett nytt lönesystem utan i stället ett optimeringsprojekt. Att finslipa våra löneprocesser och hitta gemensamma arbetssätt för alla kommuner. Samt utnyttja de nya funktioner vi får tillgång till genom upphandlingen – men även att dra maximal nytta av alla funktioner som vi redan har.

Hur ser tidplanen ut?
Aug-dec 2023 genomfördes Designfasen. Visma etablerade en testmiljö i molnet i december. Under våren 2024 förbereds och genomförs tester av funktionalitet och integrationer som en förberedelse inför flytten. Driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift) är preliminärt planerad till september-oktober 2024. Under våren sätter vi tillsammans med Visma upp Anställningsguiden. Övergången till Anställningsguiden (som ersätter WinLas gällande anställningsavtal och i vissa fall pappersblanketter) sker dock först efter att vi gått över till molndrift, det vill säga sen höst 2024.

Mars 2024

Vad händer just nu i projektet?
Vi har nu kokat ner höstens genomgångar till en aktivitetslista med både stora och små uppgifter som ska lösas under våren. Allt syftar till att göra det enklare i vardagen för chefer och medarbetare, både när det gäller anställningsavtal och hantering av frånvaro eller annan rapportering. Vi kvalitetssäkrar och säkerställer uppsättningar samt namnsättningar. Därmed kan vi även göra bättre gemensamma guider och ge bättre service till chefer och medarbetare i våra nio kommuner.

Vi har träffat samtliga kommuner enskilt och tillsammans med Visma för att gå igenom anställningsmatrisen och har nått fram till en gemensam uppsättning i åtta kommuner och en med endast marginella avvikelser. Nästa steg blir att bygga upp Anställningsguiden för varje kommun och testa. Enligt tidplan planeras driftsstart av Anställningsguiden senhösten 2024.
IT-gruppen: Vi har inplanerat regelbundna gemensamma möten under våren. Utöver dessa har respektive kommun enskilda möten med projektledningen och Visma för att säkerställa att höstens flytt till SaaS går smidigt. Under våren ska bland annat integrationer både förberedas och testas och eventuella anpassningar genomföras.
Den nya funktionalitet (som finns i det nya avtalet) installeras i testmiljö för att vi ska kunna testa allt inför höstens driftsstart.

Februari 2024

Vad händer just nu i projektet?
De förslag på åtgärder och rekommendationer från Designfasen som återfinns i Vismas rapport kommer, tillsammans med arbetsgruppernas förslag som uppkommit under hösten, att ligga till grund för projektets kommande arbete med att sätta upp funktionalitet och arbetssätt för att nå målbilden.

De senaste veckorna har vi träffat samtliga kommuner enskilt för att gå igenom anställningsmatrisen först själva och därefter med Visma. Det har resulterat i att vi nu enats om i stort sett samma benämningar, med några få nödvändiga undantag. Nu går vi vidare med att förbereda uppsättningen av Anställningsguiden. Enligt tidplan planeras driftsstart av Anställningsguiden senhösten 2024.
IT-gruppen: Vi har inplanerat regelbundna gemensamma möten under våren. Utöver dessa har respektive kommun enskilda möten med projektledningen och Visma för att säkerställa att höstens flytt till SaaS går smidigt. Under våren ska bland annat integrationer både förberedas och testas.
Vismas System management-team har skapa filytor för flytt av filer mellan Visma och kommunerna efter flytten till molnet.

Hur ser tidplanen ut?
Aug-dec 2023 genomfördes Designfasen. Visma etablerade en testmiljö i molnet i december så att vi nu kan påbörja test av funktionalitet och integrationer. Detta kommer att pågå under hela våren 2024 som en förberedelse inför flytten. Driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift) är preliminärt planerad till september-oktober 2024. Under våren sätter vi tillsammans med Visma upp Anställningsguiden. Övergången till Anställningsguiden (som ersätter WinLas gällande anställningsavtal och i vissa fall pappersblanketter) sker dock först efter att vi gått över till molndrift, det vill säga sen höst 2024.

Januari 2024

Vad händer just nu i projektet?
Designfasen är genomförd. Tillsammans med representanter från respektive kommun och Visma har vi kartlagt våra befintliga processer och uppsättningar av lönesystemet och diskuterat hur vi kan optimera dessa. Visma har lämnat sin slutrapport som godkänts av styrgruppen.
De förslag på åtgärder och rekommendationer som återfinns i Vismas rapport kommer, tillsammans med arbetsgruppernas förslag som uppkommit under hösten, att ligga till grund för projektets kommande arbete med att sätta upp funktionalitet och arbetssätt för att nå målbilden.

Arbetet med Anställningsguiden går in i en ny fas då vi i februari träffar Vismas konsulter som ska hålla i denna del av optimeringsprojektet. Just nu gör vi förarbetet till uppsättningen då vi bland annat träffar varje kommun och går igenom anställningsmatrisen. Enligt tidplan planeras driftsstart av Anställningsguiden hösten 2024.
Under våren går vi igenom och genomför de ändringar som har beslutats eller kommer att beslutas för att kvalitetssäkra kommunernas uppsättningar av Personec P. Målet är att de ska se lika ut, så långt det är möjligt, för att göra vårt samarbete både smidigare och mer kostnadseffektivt.
IT-gruppen: Vi har inplanerat regelbundna gemensamma möten under våren. Utöver dessa har respektive kommun enskilda möten med projektledningen och Visma för att säkerställa att höstens flytt till SaaS går smidigt. Framför allt ser man över integrationer och beroenden mellan olika system samt förbereder justeringar som behöver göras.

Hur ser tidplanen ut?
Aug-dec 2023 genomfördes Designfasen. Visma etablerat en testmiljö i molnet i december så att vi nu kan påbörja test av funktionalitet och integrationer. Detta kommer att pågå under hela våren 2024 som en förberedelse inför flytten. Driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift) är preliminärt planerad till september-oktober 2024. Under våren kommer vi tillsammans med Visma att sätta upp Anställningsguiden. Övergången till Anställningsguiden (som ersätter WinLas gällande anställningsavtal och i vissa fall pappersblanketter) sker dock först efter att vi gått över till molndrift, det vill säga sen höst 2024.

December 2023

Vad händer just nu i projektet?
Designfasen är i mål. Tillsammans med representanter från respektive kommun och Visma har vi kartlagt våra befintliga processer och uppsättningar av lönesystemet och diskuterat hur vi kan optimera dessa.

Visma har lämnat sju delrapporter (självservice, ekonomi, utdata, schema, förhandling, tabeller & grunddata, lön) och en slutrapport. Slutrapporten ger en nulägesbild och Vismas rekommendationer på uppsättning, hantering och förbättring.
Fokus flyttas nu från Designfasens gemensamma kartläggning till att under våren gå igenom och genomföra de ändringar som vi redan nu har beslutat eller kommer att besluta om i syfte att kvalitetssäkra de olika kommunernas uppsättningar och göra dessa mer lika. Hela tiden utifrån målbilden och fokus på användarvänlighet.
IT-gruppen har haft möte med Visma och regelbundna möten kommer att hållas under våren, både gemensamt och individuellt med respektive kommun.
Anställningsguiden: Under hösten har vi tillsammans med arbetsgruppen för Anställningsguiden arbetat fram grunden för att kunna sätta upp Anställningsguiden i lönesystemet. I början av nästa år kommer vi tillsammans med arbetsgruppen och konsulter från Visma att påbörja uppsättningen av Anställningsguiden. Senare i vår kommer även utsedda chefer från respektive kommun att involveras i Anställningsguidens uppsättning för att säkerställa chefens perspektiv. Enligt tidplan planeras driftsstart av Anställningsguiden hösten 2024.

Hur ser tidplanen ut?
Aug-dec 2023 genomfördes Designfasen. Visma har etablerat en testmiljö i molnet så att vi efter årsskiftet kan börja testa funktionalitet och integrationer. Det kommer att pågå under hela våren 2024 som en förberedelse inför flytten. Driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift) är preliminärt planerad till september-oktober 2024. Under våren kommer vi tillsammans med Visma att sätta upp Anställningsguiden. Övergången till Anställningsguiden (som ersätter WinLas gällande anställningsavtal och i vissa fall pappersblanketter) sker dock först efter att vi gått över till molndrift, det vill säga sen höst 2024.

November 2023

Vad händer just nu i projektet?
Designfasen går in på upploppet. Tillsammans med Visma har vi kartlagt våra befintliga processer och uppsättningar och diskuterat hur vi kan optimera dessa.

Visma har lämnat fem delrapporter (självservice, ekonomi, utdata, schema samt tabeller & grunddata). Återstår den sista delrapporten (lön) samt slutrapporten (som kommer i december).
Baserat på Vismas rapporter och diskussioner i arbetsgrupperna går vi nu vidare med att göra våra uppsättningar lika, så långt det är möjligt. Hela tiden utifrån målbilden och fokus på användarvänlighet.
Arbetsgrupp Förhandling har fått en visning i funktionalitet och för vissa kommuner kommer det framöver även att finnas möjlighet till ytterligare analys för chefen via modulen Förhandling Plus (som ingår i det nya avtalet).
IT-gruppen har träffat Vismas tekniker där integrationer och API:er diskuterades.
Projektplanen godkändes i början av november.
Arbetsgruppen för Anställningsguiden har haft möten för att titta på design och uppsättning. Preliminärt gå igång i slutet av nästa år i samband med flytten.
När vi närmar oss slutet på Designfasen förflyttas fokus till att jämföra Vismas rapporter med arbetsgruppernas slutsatser, fatta beslut och förbereda genomförandet.

Vad är ett optimeringsprojekt?

Eftersom vi fortsätter med befintlig leverantör (Visma) och Personec P handlar projektet inte om ett nytt lönesystem utan i stället ett optimeringsprojekt. Att finslipa våra löneprocesser och hitta gemensamma arbetssätt för alla kommuner. Samt utnyttja de nya funktioner vi får tillgång till genom upphandlingen – men även att dra maximal nytta av alla funktioner som vi redan har.

Hur ser tidplanen ut?

Aug-dec 2023 genomförs Designfasen och förberedelserna inför uppsättning av systemet samt övergång till molndrift på Vismas servrar påbörjas. Visma etablerar nu en testmiljö i molnet som ska vara uppe den 17 december. Där kommer vi att testa funktionalitet och integrationer under våren 2024 som en förberedelse inför flytten. Driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift) är preliminärt planerad till september-oktober 2024.

Oktober 2023

Vad händer just nu i projektet?
Designfasen rullar på. Ytterligare arbetsgrupper har nu kommit i gång och tillsammans kartlägger vi våra befintliga processer och uppsättningar och hur vi kan optimera dessa.

Vi har träffat Ekonomi och Utdata där vi bland annat gått igenom ny funktionalitet för vissa kommuner samt kvalitetssäkring av befintlig utdata. Vi har även sett över gemensamma rutiner.
IT-gruppen har skickat in databaser för respektive kommun så att Visma kan påbörja arbetet med att sätta upp testmiljön i molnet (leverantörens server). Ytterligare möten är inbokade för att se vilka anpassningar som behöver göras i integrationer.
Vi har genomfört en Riskanalys där man kartlägger tänkbara händelser som kan påverka genomförandet av projektet och tidsplanen. Detta är ett levande dokument där risker kan elimineras och adderas under projektets gång.
Förberedelser inför Anställningsguiden sker inledningsvis internt. Det är ett stort arbete där det är mycket som behöver ensas.
Arbetet med projektplanen som pågått en tid är snart i mål. Vi räknar med att den godkänns i början av november.

Hur ser tidplanen ut?
Aug-dec 2023 genomförs Designfasen och förberedelserna inför uppsättning av systemet samt övergång till molndrift på Vismas servrar påbörjas. Kring årsskiftet etableras en testmiljö i molnet för att under våren 2024 implementera och testa delar/funktionalitet inför flytten. I slutet av 2024 är det planerat för driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift).

September 2023

Vad händer just nu i projektet?
Designfasen är i full gång. Vi kartlägger tillsammans våra befintliga processer och uppsättningar och hur vi kan optimera dessa. Var skaver det och hur kan vi göra det bättre?

Majoriteten av arbetsgrupperna är redan i gång och har haft workshops och träffar under september. Processen i respektive arbetsgrupp utgörs av tre steg: 1. Förberedande möte (utan Visma), 2. Workshop/arbetsmöte (med Visma), 3. Uppföljning.

Vi har träffat schemagruppen vilket resulterade i kunskapsutbyte och ett härligt engagemang hela dagen. Där konstaterades att det inte bara finns olika processer i olika kommuner utan även inom kommunen. Sammanställning av dagens tankar finns och kommer att jobbas med framöver.
Vi har träffat Självservicegrupperna där målet är att komma fram till likadana startsidor och menyer så man känner sig hemma överallt och vi kan ge bättre support.
Från flera arbetsgrupper konstaterar vi att i många fall är det mindre justeringar som krävs för att det ska se likadant ut. Optimeringsprojektet blir ett tillfälle att genomföra det som inte prioriteras i den löpande verksamheten.
Vi har fått en visning av Anställningsguiden och därmed smygstartat denna del av projektet.
Den 15 september genomfördes en Kickoff för projektet med ett 80-tal deltagare från nio kommuner samt HR-servicecenter. Johan Lindberg från Familjen Helsingborg gav en bakgrund till samverkan generellt mellan kommunerna och Calle Suwe om snart tio år med HR-servicecenter. Projektledare Chatarina Keidser gav en uppdatering kring projektet och Charlotte Birgander bjöd på framtidsspaningar från omvärlden. Kickoffen var även ett bra tillfälle att nätverka. Flera arbetsgrupper har för övrigt redan uttryckt att workshops bidragit till ett kunskapsutbyte mellan medarbetare i olika kommuner, en positiv bieffekt av Optimeringsprojektet.

Augusti 2023

Vad händer just nu i projektet?

Designfasen har inletts. Här handlar det om att kartlägga våra befintliga processer och uppsättningar och hur vi kan optimera dessa. Var skaver det och hur kan vi göra det bättre?
Tillsammans med Visma har projektledningen bokat in datum för höstens workshops. Om behov finns kommer vi att lägga till fler datum. Deltagare till samtliga arbetsgrupper har utsetts och bjudits in till höstens aktiviteter. Vi startade upp den 23-24 augusti med den första arbetsgruppen som genomförde en workshop tillsammans med Vismas konsulter kring Tabeller och grunddata.
Processen i respektive arbetsgrupp utgörs av tre steg:
1. Förberedande möte (utan Visma), 2. Workshop/arbetsmöte (med Visma), 3. Uppföljning.
Det blir en intensiv höst. En sammanställning av vilka pågående och kommande projekt i kommunerna som kan påverka Projekt Optimering lönesystem är klar.

Vad är ett optimeringsprojekt?

Eftersom vi skrivit ett nytt avtal med befintlig leverantör (Visma) och kommer fortsätta att jobba med Personec P handlar projektet inte om ett nytt lönesystem utan istället ett optimeringsprojekt. Att optimera handlar om att finslipa våra löneprocesser och hitta gemensamma arbetssätt för alla kommuner. Dessutom att dra nytta av de nya funktioner vi får tillgång till genom upphandlingen – men även att dra nytta av alla funktioner som vi redan har.

Vad händer mer i höst?

Anställningsprocessen blir ett viktigt område eftersom Anställningsguiden är en del av upphandlingen. Förberedelser för övergången till Anställningsguiden kommer att påbörjas parallellt med Designfasen.

Hur ser tidplanen ut?

Aug-dec 2023 genomförs Designfasen och förberedelserna inför uppsättning av systemet samt övergång till molndrift på Vismas servrar påbörjas. Kring årsskiftet etableras en testmiljö i molnet för att under våren 2024 implementera och testa delar/funktionalitet inför flytten. I slutet av 2024 är det planerat för driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift).

Juni 2023

Vad är ett optimeringsprojekt?

Eftersom vi förlängt avtalet med befintlig leverantör (Visma) och kommer fortsätta att jobba med Personec P handlar projektet inte om ett nytt lönesystem utan istället ett optimeringsprojekt. Att optimera handlar om att finslipa våra processer och hitta gemensamma arbetssätt för alla kommuner. Dessutom att dra nytta av de nya funktioner vi får tillgång till genom upphandlingen – men även att dra nytta av alla funktioner som vi redan har.

Vad händer i höst?

I mitten av augusti drar vi i gång Designfasen av projektet och under hösten aktiveras medlemmar i arbetsgrupperna utifrån de områden där de kan bidra. Här handlar det om att kartlägga våra befintliga processer och uppsättningar och hur vi kan optimera dessa. Anställningsprocessen blir ett viktigt område eftersom Anställningsguiden är en del av upphandlingen. En sammanställning av vilka pågående och kommande projekt i kommunerna som kan påverka Projekt Optimering lönesystem görs just nu.

Hur ser tidplanen ut?

Aug-dec 2023 genomförs Designfasen och förberedelserna inför uppsättning av systemet samt övergång till molndrift på Vismas servrar påbörjas. Kring årsskiftet etableras en testmiljö i molnet för att under våren 2023 implementera och testa delar/funktionalitet inför flytten. I slutet av 2024 är det planerat för driftsstart i den nya SaaS-miljön (även kallad molndrift).

Fick du hjälp av informationen på sidan?

Ge oss feedback så att vi kan göra vår information bättre.

Statusuppdatering