Resor

Vid resor med kvitto gör du så här:

• Skriv ut den ifyllda reseräkningen.
• Häfta fast dina kvitton på reseräkningen.
• Be din chef att attestera underlaget och bevilja reseräkningen i Personec P, självservice.
• Bifogas digitala kvitton i Självservice, behöver underlagen inte skrivas ut. Då arkiveras de i Personec.
• Attesterad reseräkning med papperskvitto ska sedan arkiveras enligt den rutin som finns på din arbetsplats

Vid resor utan kvitto registrerar du reseräkningen i Personec P, självservice. Vid detta tillfälle behöver du inte skriva ut reseräkningen för arkivering.

Så här gör du för att registrera resa och reseutlägg

• Logga in i Personec P, självservice och gå till menyn Mina resor
• klicka på Skapa en ny resa
• i fönstret som öppnas fyller du i datum för utlägget eller resan.

Val av förrättning

Under fliken Förrättning väljer du vilken typ av utlägg du söker ersättning för som till exempel kilometerersättning eller att få traktamente om du varit på en förrättning/tjänsteresa med övernattning längre än 50 kilometer från din bostad eller arbetsplats.

Vilka typer av förrättning du kan välja mellan beror på i vilken kommun du arbetar i. Generellt finns det några typer av förrättning att välja mellan:

• Kilometerersättning används när du ska ha ersättning för körda kilometer och/eller omkostnader som uppstått i samband med resa i tjänst, till exempel biljetter för kollektivtrafik.
• Resetillägg>6 tim (endagstraktamente) används när du varit på en resa i tjänsten utanför kommunen som varat mer än 6 timmar inklusive restiden. Finns inte i alla kommuner.
• Traktamente flerdygns används när du varit på resa i tjänsten som medför övernattning utanför verksamhetsorten.
• Du som arbetar i Helsingborg har även möjlighet att rapportera dina utlandsresor i Mina resor.

Efter du valt förrättning fortsätter du din registrering av reseräkningen.

• Fyll i resvägen där kostnaden uppstått eller dit du rest.
• Skriv ett ändamål för resan eller utlägget.
• Söker du traktamente fyller du även i avfärdstid och tid för hemkomst.
• Klicka på Tillägg eller Kostavdrag beroende på vilken typ av förrättning du valt för att komma vidare.

• Vid en flerdygnsförrättning får du upp sidan Kostavdrag.
• På de måltider du har fått väljer du Ja.
• De måltider du inte har fått väljer du Inget.

• I Tillägg väljer du Nytt tillägg och sedan vilken typ av utlägg du har haft och fyller i belopp eller antal.
  I Tillägg kan du även välja Färdtid: Färdtid lägre eller Färdtid högre. Ange antal. Lokala avvikelser för din kommun kan förekomma.

När du klickat på Nytt tillägg får du upp följande ruta.

• Klicka på Lägg till för att spara utlägget.

Färdtid

Registrera Färdtid gör du genom att välja Nytt tillägg och i fältet Antal fylla i det antal timmar du har rest utanför ordinarie arbetstid vid resa 50 kilometer eller mer från den vanliga verksamhetsorten eller från din bostad. Resan måste varat minst 30 minuter och du rapporterar in färdtiden i hel- och halvtimmar (avrundat uppåt till närmsta hel- eller halvtimme).

Som regel använder du Färdtid lägre. Färdtid högre används bara när du har haft färdtid enligt stycket ovan mer än 10 timmar i samma kalendervecka. Rapportera då först 10 timmar Färdtid lägre och därefter resterande timmar som Färdtid högre.

Fler regler kring färdtid finns – fråga din chef om du är osäker vad som gäller i ditt fall.

Bifoga fil till en reseräkning

Du som medarbetare kan även bifoga en fil när du registrerar en reseräkning. En bifogad fil kan till exempel vara ett inskannat kvitto till ett resetillägg.

Tänk på att

• filen finns tillgänglig på datorn du använder när du ska bifoga filen.
• filen ska vara sparad i någon av följande format: .jpeg, .jpg, .png eller .pdf.

Så här gör du för att bifoga en fil till din reseräkning

När du kommer till momentet Tillägg och väljer att lägga till ett utlägg som till exempel parkeringskvitto klickar du på knappen Bilagor.

Nu öppnas utforskaren i datorn. Markera den fil du önskar bifoga och klicka på Öppna/Open.
Den bifogade filen visas som en miniatyr i rutan när den laddats upp och du sparar Tillägget/Utlägget genom att klicka på Lägg till.

I sammanställningen av dina tillägg hittar du eventuell beskrivning och har du valt att bifoga en fil så hittar du en markering för detta under kolumnen med ett gem. Du kan ändra ditt utlägg genom att klicka på pennan, eller kopiera det genom att klicka på de två dokumenten.

Under översiktsbilden för alla dina resor visas en ikon att det finns en bifogad fil till reseräkningen.

• Du kan fylla i mer än en typ av utlägg genom att välja Nytt tillägg.
• När du är klar klickar du vidare dig till Sammanfattning.

Du har möjlighet att skriva ett meddelande som din chef kan läsa när din reseräkning ska attesteras/beslutas. Klicka på länken Lägg till meddelande och skriv ditt meddelande.

• Spara

Skicka reseräkning för godkännande

När din reseräkning är sparad och du har kontrollerat att uppgifterna i sammanfattningen är korrekta behöver du också klicka på Skicka för godkännande för att reseräkningen ska komma upp i din chefs beslutslista.

Vill du vänta med att skicka reseräkningen till din chef och kanske vill komplettera reseräkningen med något vid ett senare tillfälle klickar du bara på Spara och går sedan tillbaka till exempel till Mina resor genom att klicka på följande ikon

Under menyn Mina resor hittar du dina inlagda reseräkningar och vilken status dessa har (Inskickad eller Sparad – Ej inskickad). Reseräkningen kan antingen vara skickad till chef för godkännande eller bara sparad.

På bilden nedan ser du exempel på hur det ser ut. I det översta exemplet är reseräkningen skickad för godkännande och chef får upp denna i sin beslutslista. Det nedre exemplet är en reseräkning som är sparad men som inte är skickad för godkännande

Ytterligare information hur du rapporterar resor hittar du längst upp till höger under knappen Hjälp i Mina resor.

Du som arbetar i Helsingborgs stad registrerar utrikesresor i Självservice via Mina resor. Gäller vid utrikesresor med traktamente.

Vid utrikesresor utan traktamente gör du rapporteringen enligt guide för inrikes resor, registrera reseutlägg. Antingen fyller du i km ersättning med mera eller om du varit borta mer än 6 timmar – Resetillägg > 6 tim.

Registrera utrikesresor med traktamente

Logga in i Självservice och välj Mina resor.

I fliken Grundinformation

• fyller du i Avrese dag och Hemkomstdag
• i Förrättning väljer du Utlandsresa
• fyll sedan i Avrese tid, Hemkomst tid, Resväg och Ändamål
• klicka på Resejournal.

I fliken Resejournal fyller du i tider/perioder du vistats i ett land

• börja med att fylla i din utresa från Sverige: Datum fr.o.m, Tid fr.o.m och Datum t.o.m, Tid t.o.m
• i Lägg till utlands destination och väljer du land, tänk på att registrera alla mellanlandningar, och fyller i Datum fr.o.m, Tid fr.o.m och Datum t.o.m, Tid t.o.m
• gör sedan registrering för hemresan
• klicka på Kostavdrag.

I fliken Kostavdrag fyller du Inget, Ja, Ja (ej förm) för respektive datum och måltid. Klicka på Tillägg.

I fliken Tillägg kan du registrera Nytt tillägg och Nytt utlägg. Tänk på att rapportera i svenska kronor (SEK). Valutakurs som du ska räkna på är den växlingskurs som var den dagen utlägget gjordes.

• Nytt tillägg: här rapporterar du in till exempel ersättning för färdtid utanför arbetstid, ersättning för färdtid i utlandet och kilometerersättning.
• Nytt utlägg: här rapporterar du kostnad för hotell, parkering och resetillägg du haft i utlandet.

Klicka på sammanfattning.

Nu visas en sammanfattning över det du registrerat. I Lägg till meddelande kan du fylla information som din chef sedan kan läsa.

Klicka på Spara eller Spara o skriv ut.

Ytterligare information hur du rapporterar utrikes resa hittar du längst upp till höger under knappen Hjälp i Mina resor.

För att se dina reseräkningar går du till menyn Mina resor. Välj period genom att fylla i From och Tom och klicka sedan på Visa.

Ändra en inskickad reseräkning

Fram tills det att din chef beviljar din reseräkning kan du komplettera den genom att klicka på texten som är blå, i exemplet är det Km ersättning mm.

Vill du ändra i en reseräkning som är inskickad (Skickad för godkännande) kan du göra detta genom att klicka på reseräkningen och sedan välja att Återkalla godkännande. När du gjort detta kan du ändra i reseräkningen och sedan spara och skicka denna för godkännande igen.

Det går inte att återkalla godkännande om reseräkningen redan är tillstyrkt eller beviljad av chef eller chefsstöd.

Ta bort en reseräkning

Vill du ta bort en reseräkning klickar du på papperskorgen.