I år infaller den 6 juni på en lördag. De anställda som har rätt till kompensation får en extra ledig dag. Det kommer att finnas en specifik frånvaroorsak i Personec P, självservice, vid ansökan om frånvaro ”Ledig m lön – 6 juni = ledig”. Denna finns tillgänglig från och med 1 juni.

Om du är osäker på om du omfattas av kompensationen vänder du dig till din närmsta chef.

Till våren är det dags att deklarera för inkomståret 2019. Tidigare år har vi fått en kontrolluppgift vid årsskiftet vilket vi inte kommer att få i år. Anledningen är att det infördes nya regler för inkomståret 2019. De nya reglerna innebär bland annat att arbetsgivaren måste lämna uppgifter om din inkomst till Skatteverket varje månad. I och med att kommunen redovisar medarbetarens inkomst månatligen kommer inte en årlig kontrolluppgift att tas fram.

Lönespecifikation från kommunen hittar du i Personec P, självservice. E-lönespecifikation hittar du också på Swedbank e-dokument.

Läs mer om deklaration på Skatteverket.se.

I december sker löneutbetalning redan den 23 december. Det innebär att HR-servicecenter måste få in manuella löneunderlag tidigare än vanligt. Senast den 5 december måste löneunderlag som gäller avvikelser från föregående månad vara inkomna hos HR-servicecenter. Lämna underlagen löpande.

Tidigare datum för attestering/beslut

Förutom tidigare inlämning av löneunderlag måste poster i Personec P, självservice, beviljas tidigare än vanligt. Det innebär att du som chef måste attestera/besluta posterna i Personec P, självservice, senast den 12 december klockan 17:00*. Detta så att posterna kommer med i lönekörningen i december. Tänk också på att påminna din medarbetare att rapportera avvikelser för november i god tid innan systemet stänger*.

*För anställd i Helsingborgs stad som har flex
Medarbetare i Helsingborgs stad som har flex måste rapportera avvikelser från föregående månad senast den 6 december. Sista dag för dig som chef att attestera dessa poster är den 8 december.

Tidplan

Tänk även på att attestera/besluta de poster som är rapporterade innan stängning i december. Tidplan för stängning av systemet och sista dag att bevilja finns här på hrservicecenter.se.

Under våren erbjuder HR-servicecenter utbildning i hur du som chef eller chefsstöd registrerar och hanterar schema i Personec P, självservice. Aktuella utbildningstillfällen är den 27 mars, 28 april och 27 maj. Max antal deltagare per utbildningstillfällen är 8 personer och det är först till kvarn som gäller.

Läs mer om aktuella utbildningstillfällen och anmälningsformulär.

Klippans kommun har nu tagit beslut om att teckna ett samverkansavtal med Helsingborgs stad för anslutning till HR-servicecenter. Det blir den sjunde kommunen inom Familjen Helsingborg som ansluter sig till samverkan inom löne- och pensionsadministration.

Läs pressmeddelandet här.

Nu finns tidplan Personec P, självservice, 2020 publicerade på hrservicecenter.se. I tidplanen ser du som chef viktiga datum att tänka på månad för månad. Bland annat ser du:

  • sista datum för inlämning av löneunderlag
  • sista dag att attestera/bevilja poster
  • när systemet är stängt för lönekörning
  • datum för löneutbetalning

Här finns tidplan självservice P 2020.

I oktober och november är det dags för höstens uppgradering av Personec P, självservice. I denna uppgradering sker några förändringar i hur vi registrerar och rapporterar i systemet. Här kan  du läsa om de nyheter som sker för dig som medarbetare och för dig som chef eller chefsstöd.

När uppgraderingen sker är systemet stängt. Uppgradering sker följande datum:

  • Båstads kommun 8/11
  • Helsingborgs stad 11-12/11
  • Höganäs kommun 30/10
  • Svalövs kommun 14/11
  • Åstorps kommun 15/11
  • Ängelholms kommun 5-6/11

Nyhet – Medarbetare

Resor/Traktamente och Utlägg

  • Rapportera belopp i utlägg under Resor
    Fält för att fylla i antal och á-pris för dina utlägg försvinner. Kvar är fältet för belopp.
  • Rimlighetskontroll av utlägg i Resor
    En rimlighetskontroll av utlägg inför i funktionen Resor. Exempel: Om du rapporterar ett parkeringskvitto på mer än 1 000 kronor får du en varning om att beloppet är högt. Är beloppet felaktigt justerar du det om det är korrekt klickar du på OK.

Kontroll av obeviljad frånvaro

Om du rapporterar in frånvaro i kalendern när det redan finns en obeviljad frånvaro för samma tidpunkt visas en varningsruta.

Gör så här:
Gå tillbaka och ändra datum på frånvaron
eller
fortsätt genom att klicka OK och gå till den tidigare inrapporterade frånvaron och ändra tidpunkt.

För ferie- och uppehållsanställda
Tjänstledighet del av dag – Tim/dag och Omfattning

När du som är ferie- eller uppehållsanställd ska rapportera in tjänstledighet för del av dag i kalendern fyller du i :

  • Tim/dag (alltså hur många timmar du varit tjänstledig)
    samt
  • Omfattning (hur många procent av dagens arbetstimmar du varit tjänstledig).

Exempel: 2 timmars tjänstledighet fylls i i fältet Tim/dag. I fältet Omfattning räknar du ut hur många procent av din arbetstid du varit tjänstledig: 2 timmars tjänstledighet delat på 7 timmars arbetsdag = 29%.

Fälten klocka from och klocka tom tas bort vid rapportering av tider. Efter uppgraderingen gör du rapportering enligt ovan. Anledningen till att fälten tas bort är för att din sysselsättningsgrad och ferie/uppehållslön ska bli rätt.

Nyhet – Chef/Chefsstöd

Nytt utseende i Beslut – Ny, ändra eller ta bort

Funktionen Beslut får ett nytt utseende för registrering, ändring, ta bort avvikande tjänstgöring, frånvaro, turbyte, placering och tillägg och avdrag.

Ändring av Ny post
Tidigare visades knappen Ny post när du sökte fram fram en person i listan över anställda. Knappen ersätts med en ny flik Ny frånvaro/Ny avvikande tjänstgöring.

När du ska ändra en post, till exempel Ändra frånvaro, kommer den att öppnas i en flik.

Genväg till Tidutvärdering

Efter uppgradering går det att se tidutvärdering direkt under Beslut – Avvikande tjänstgöring, frånvaro, turbyte och placering. Om du rapporterar in till exempel frånvaro för en medarbetare kan du i beslutsbilden ta fram tidutvärdering. Tidutvärderingen ger en överblick över månadens arbetstid och här kan du kontrollera så att tiderna ser rätt ut.

Kontroll av obeviljad frånvaro

Om du som chef/chefsstöd ska rapportera in frånvaro för en anställd när det redan finns en obeviljad frånvaro för samma tidpunkt visas en varningsruta.

Gör så här:
Gå tillbaka och ändra datum på frånvaron
eller
fortsätt genom att klicka OK och gå till den tidigare registrerade frånvaron och ändra tidpunkt.

I frånvarolistan under Beslut samtliga visas poster som kolliderar med röd text. När du väljer raden visas en ruta med de poster som ligger dubbelt, öppna frånvaroposten för korrigering.

Uttag av semester föregående år – Varning

När en medarbetare tar ut semester

  • för föregående semesterår
  • efter semesteromställning (efter januarilönen)

visas en signal vid beviljande av posten för arbetsledaren.

HR-servicecenter kommer att korrigera antalet sparade semesterdagar som skapats vid semesteromställningen och du som chef behöver inte göra någon korrigering.

Ibland kan det vara svårt att veta när en viss typ av helgarbetstid ska användas vid schemaregistrering. Nu har vi uppdaterat guiden schema med när du ska använda en specifik typ av helgarbetstid. I avsnittet väljer du den kommun du arbetar i för att se vad som gäller för dig.

Här finns guiden schema.

Under hösten erbjuder HR-servicecenter utbildning i hur du som chef eller chefsstöd registrerar och hanterar schema i Personec P, självservice. Aktuella utbildningstillfällen är den 25 september, 23 oktober, 26 november och 20 december. Max antal deltagare per utbildningstillfällen är 8 personer och det är först till kvarn som gäller.

Läs mer om aktuella utbildningstillfällen och anmälningsformulär.

Välkommen att kontakta HR-servicecenters support i frågor som gäller din lön/medarbetarens lön eller frågor som gäller din tjänstepension.

Via telefon
042-10 20 00
Telefontid är vardagar klockan 8:00-17:00. Dag innan röd dag är telefontiden klockan 8:00-12:00.

Via mejl – för dig som är medarbetare
hrservicecenter@helsingborg.se

Via ärendehanteringssystem – för dig som är chef eller chefsstöd
HR-servicecenters helpdesk

Mer information finner du på fliken Kontakt – Ärende.