Torsdagen den 1 april är det dags för driftstart av samverkan HR-servicecenter. Då öppnar vi på HR-servicecenter dörrarna för dig som är medarbetare och chef i frågor som gäller löneadministration och pensionshandläggning. Välkomna!

Resan började i november när kommunfullmäktige i Perstorps kommun tog beslutet att teckna samverkansavtalet HR-servicecenter. Därefter har ett intensivt arbete pågått för att gå igenom processerna som finns i HR-servicecenters uppdrag och identifierat aktiviteter som påverkas hos Perstorps kommun för att bland annat anpassa rutiner. Vi på HR-servicecenter har också de senaste veckorna fått möjligheten att dela med oss av nyheter på Perstorps kommuns intranät. Här har vi bland annat presenterat HR-servicecenter, vårt uppdrag och praktisk information inför driftstarten.

Implementeringsfas

Nu när vi går i drift inleds också en implementeringsfas på sex månader. Under denna period kommer HR-avdelningen i Perstorps kommun och HR-servicecenter att ha avstämningsmöten efter varje lönekörning. Under denna period kommer vi hantera de frågor som upplevs som oklara.

Kontakt

Förändrade rutiner, vem som blir berörd och vilka aktiviteter kommuniceras av HR-avdelningen i Perstorps kommun.

Stöd och support för medarbetare och chef i löneadministration och pensionshandläggning finns på hrservicecenter.se. Du är också välkommen att kontakta HR-servicecenters support på telefon 042-10 20 00.

HR-servicecenters medarbetare och chefer hälsar Perstorps kommun välkomna till samverkan.

Inom samverkan HR-servicecenter används ofta begreppet ”ax till limpa”. Det ska symbolisera vikten av ett gott samarbete mellan samverkande kommuner och HR-servicecenter där vi alla har en viktig del i en fungerande process. Något händer hos samverkande kommun och HR-servicecenter tar vid enligt uppdrag och därefter fortsätter processen hos samverkande kommuner. 

HR-servicecenters uppdrag utgår från en tjänstebeskrivning som är indelad i tre huvudgrupper; hantera lön och ersättning, pensionshantering samt systemförvaltning. I dessa tre huvudgrupper finns olika processer och aktiviteter definierade. Utifrån ax till limpa är aktiviteterna uppdelade på vad HR-servicecenter ska utföra och vad samverkande kommun ska utföra. Som ett komplement till tjänstebeskrivningen finns också ett Service Level Agreement, SLA, servicenivåöverenskommelse som tydliggör vem som gör vad inom området lönerelaterade tjänster.

Ansvar – ax till limpa

De aktiviteter som kommunen ansvarar för kan fördelas på olika funktioner efter hur kommunen är organiserad. Inför driftstart har projektgruppen gått igenom processerna som finns i HR-servicecenters uppdrag och identifierat aktiviteter som påverkas hos Perstorps kommun utifrån ax till limpa. Därefter har Perstorps kommun ansvarat för att fördela och omfördela aktiveter till rätt funktion. Vilka funktioner som blir berörda och vilka aktivitet det gäller kommer att kommuniceras av HR-avdelningen.

HR-servicecenter är utförare

HR-servicecenter är utförare för samverkande kommun och kan inte ta ställning eller beslut som rör bland annat ändring av lön, anställning med mera. Här har närmaste chefen i frågan detta beslutsansvar. Det innebär att beslut attesteras av chef och underlag som påverkar medarbetarens lön och lämnas till HR-servicecenter måste vara undertecknade av närmaste chef. Med anledning av att HR-servicecenter är utförare måste underlag innehålla medarbetarens personnummer, 10 siffror. Detta för att säkerställa identifikation och kvalitetssäkra leveransen.

Vi närmar oss driftstart av Perstorps kommuns samverkan HR-servicecenter. Förberedelserna pågår för fullt och bland annat är gemensamma blanketter och tidplan Personec P, självservice, på plats på hrservicecenter.se. Här kommer lite praktisk information för dig som är chef eller personalredogörare.

Attestera i tid

Så fort en anställning läggs upp i lönesystemet, Personec P, startas en kedja av bearbetningar i olika system. Eftersom lönesystemet är ett nav för andra system är det viktigt att uppgifterna här är aktuella och du som chef har ett stort ansvar i denna process. Tänk bland annat på att attestera i tid inför en lönekörning så att det som medarbetaren har registrerat blir rapporterat och kommer med till lönen. Påminn dina medarbetare att göra registreringar löpande så du får möjlighet att attestera i tid. I guiden ”Attestera/besluta” på hrservicecenter.se kan du läsa mer om hur det hänger ihop och hur du gör i lönesystemet. Här finns också en film om varför det är viktigt att attestera i tid.

Tidplan Personec P, självservice

Från och med 1 april systemförvaltar HR-servicecenter Personec P, självservice, för Perstorps kommun. Precis som tidigare finns en tidplan för dig som chef eller chefsstöd tillgänglig och du hittar den på hrservicecenter.se > Chef > Tidplan.

Blanketter

Som vi tidigare berättat finns det blanketter som samverkande kommuner enats om och som ska skickas in till HR-servicecenter. På hrservicecenter.se finns nu de blanketter du som chef ska använda från och med 1 april. Bland annat finns blanketter för avvikelserapport vid sjukdom, behörighet Personec P och Förhandling, Rättelseblankett med flera. Blanketter hittar du på hrservicecenter.se > Chef > Blanketter > Perstorps kommun.

Support via telefon och ärendehanteringssystem

HR-servicecenters telefonsupport är öppen varje vardag för medarbetare, chef, chefsstöd, Försäkringskassan med flera. För dig som chef eller chefsstöd och önskar skicka in ditt ärende gör du detta via ett ärendehanteringssystem. Ditt användarnamn i ärendehanteringssystemet är din e-postadress alltså förnamn.efternamn@perstorp.se. Har du inte någon inloggning kan din chef beställa det genom att skicka in en blankett till HR-servicecenter.

Första gången du loggar in behöver du begära ett nytt lösenord. Mer information om hur du gör detta och vårt ärendehanteringssystem hittar du i våra guider.

HR-servicecenter erbjuder samverkanskommunerna digitalt stöd på hrservicecenter.se. Inför uppstart av Perstorps kommuns samverkan och under implementeringsfasen på sex månader finns en flik specifikt för Perstorps kommun. Här publicerar vi löpande information, detta som ett extra stöd under implementeringen.

Strukturen på hrservicecenter.se utgår främst från gruppen chef/chefsstöd samt medarbetare. I de olika flikarna finns information och stöd riktade specifikt till dessa grupper. Här följer några exempel på vad som finns på hrservicecenter.se.

Digitala guider

Guiderna på hrservicecenter.se innehåller bland annat beskrivning hur du registrerar i Personec P och till vissa guider finns också e-learning och film. För dig som är chef eller chefsstöd finns också guider i hur en prenumeration skapas, bockar vid rapportering och guide för att registrera schema.

Blanketter

HR-servicecenter har tillsammans med samverkande kommuner enats om gemensamma blanketter. Det är blanketter som ska skickas in till HR-servicecenter. Inom kort kommer de blanketter som gäller för Perstorps kommun att publiceras på hrservicecenter.se. Ett utvecklingsuppdrag som Operativa rådet har fått är att verka för att minimera antalet blanketter och istället nyttja systemlösningar i Personec P.

Kontakta HR-servicecenter

HR-servicecenters telefonsupport är öppen vardagar mellan klockan 8:00-17:00. Som medarbetare går det också bra att mejla in frågor. När du kontaktar HR-servicecenter i egenskap av rollen som chef eller chefsstöd går det bra att ringa telefonsupporten. Med anledning av GDPR ska du inte mejla in ärenden istället använder du ärendehanteringssystemet. På hrservicecenter.se finns kontaktuppgifter och för dig som chef och chefsstöd även en guide i hur du registrerar ett ärende i ärendehanteringssystemet.

Perstorps kommun – Nya kontaktvägar

I och med att Perstorps kommun går med i samverkan HR-servicecenter kommer detta att innebära nya rutiner och även nya kontaktvägar gällande lönerelaterade frågor och pension. Här förklarar vi generellt vem du kontaktar när. Du kan också läsa om Service Level Agreement, SLA, som tydliggör vem som gör vad och vilka förväntningar som gäller i leverans till och från HR-servicecenter.

Det här kommer att gälla från och med 1 april 2021 

För dig som medarbetare

  • Uppgifter som påverkar din lön måste registreras och därefter attesteras av din chef. Tänk på att alltid kontrollera ditt lönebesked vid utbetalningen så att du har fått rätt lön och rätt avdrag eller tillägg. Om något inte verkar stämma kontaktar du din chef. Behöver en korrigering göras ber du din chef att skicka in ett underlag till HR-servicecenter.
  • HR-servicecenters support hjälper dig i frågor som bland annat hur du registrerar i Personec P, självservice, och hur systemet räknar ut olika faktorer som påverkar din lön. På hrservicecenter.se finns också guider som ett stöd till dig som medarbetare.

Din tjänstepension

Från och med 1 april är det HR-servicecenters pensionshandläggare som kommer att administrera kommunens pensioner. De kommer också att ge support till dig som medarbetare i frågor som gäller din tjänstepension och allmänna frågor om pensionens olika delar. På hrservicecenter.se kan du läsa mer om tjänstepension och pensionens olika delar.

För dig som chef eller samordnare (chefsstöd)

  • När du som chef eller samordnare har arbetsgivarfrågor eller frågor gällande avtal vänder du dig till HR-avdelningen.
  • När du har frågor gällande löneadministration eller behöver stöd i hur du registrerar i Personec P, självservice, kontaktar du HR-servicecenters support. På se finns också guider för dig som chef eller chefsstöd. Chefsstöd är det generella begreppet som används hos HR-servicecenter.

Service Level Agreement, SLA, inom lönerelaterade frågor

HR-servicecenter har tillsammans med samverkande kommuner tagit fram ett SLA, servicenivåöverenskommelse, som utgår från samverkansavtalets tjänstebeskrivning. I dokumentet ser du vad HR-servicecenter, samverkande kommuner och chef eller chefsstöd ansvarar för inom området lönerelaterade tjänster.

Syftet med ett SLA är att skapa en tydlighet i vem som gör vad och vilka förväntningar som gäller i leverans till och från HR-servicecenter. Målet är att förbättra kvalitén, effektivisera och skapa ett enhetligt arbetssätt.

Påverkar dig som chef och samordnare (chefsstöd)

SLA gäller för alla samverkande kommuner och vem som gör vad inom respektive kommun skiljer sig åt. I dagsläget pågår arbetet inom Perstorps kommun med att revidera nuvarande rutiner och processer för att möta upp till samverkan.

Processer som omfattas i SLA

Servicenivå är aktuellt för de aktiviteter som har bedömts som relevanta och som är möjliga att mäta. I SLA finns servicenivåöverenskommelser inom processerna:

  • hantera person- och anställningsuppgifter
  • hantera lönerelaterade underlag
  • hantera rättelser
  • lönehantering
  • förvalta och underhålla systemet

SLA hittar du på hrservicecenter.se.

Snart är det dags för driftstart av samverkan mellan Perstorps kommun och HR-servicecenter. Den 1 april öppnar vi på HR-servicecenter dörrarna för dig som är medarbetare och chef i frågor som gäller löneadministration och pensionshandläggning. Just nu pågår ett intensivt arbete för att kartlägga nuvarande rutiner i Perstorp och att identifiera de förändringar som kommer att ske i samband med samverkan. Under veckorna som är kvar tills driftstart kommer du löpande få nyheter om bland annat samverkan, nytt stöd och nya rutiner.

HR-servicecenters organisation

På HR-servicecenter arbetar ett fyrtiotal engagerade medarbetare. Organisatoriskt är vi en enhet inom HR-avdelningen, stadsledningsförvaltningen, Helsingborgs stad, vilket innebär att Helsingborgs stad är arbetsgivaren för oss som jobbar på HR-servicecenter. Enheten är uppdelad i två sektioner. Med anledning av att HR-servicecenter är en samverkan inom Familjen Helsingborg följer vi den gemensamma grafiska profilen och när du har kontakt med oss kommer du att möta Familjen Helsingborgs logga.

HR-servicecenters uppdrag

HR-servicecenters uppdrag är att hantera löneadministration, pensionsadministration och systemförvalta samverkande partners lönesystem. Uppdraget baseras på en tjänstebeskrivning och ett Service Level Agreement, SLA. Målsättning är: rätt lön i rätt tid, stöd till verksamheten, kvalité och effektivitet samt service och tillgänglighet.

Samarbetsmodell Ägarråd och Operativa rådet

HR-servicecenter och samverkande kommuner utvecklar samarbetet enligt en samarbetsmodell. På strategisk nivå finns Ägarrådet. Här ingår samverkanspartners HR-/personalchefer, HR-direktör samt HR-servicecenterchef. På operativ nivå finns Operativa rådet. Här ingår representanter från varje samverkanspartners HR-avdelning samt sektionschefer på HR-servicecenter.

Samverkan och syftet

Det pågår en ständig utveckling av samarbeten inom Familjen Helsingborg. Samverkan HR-servicecenter har varit i drift sedan 2014 och räknas idag som ett gott exempel på samverkan. Syftet med samverkan är att minska sårbarheten i den enskilda kommunen och att uppnå ökad kvalitetssäkring och kostnadseffektivitet.

Perstorps kommuns anslutning

Efter beslut i kommunfullmäktige i Perstorps kommun tecknades samverkansavtal med HR-servicecenter inom område som innefattar bland annat löneadministration, systemförvaltning av Personec P självservice, pensionshandläggning samt support. I dagsläget hanterar Perstorps kommun cirka 900 lönespecifikationer per månad.

Kort fakta om HR-servicecenter

Nuvarande samverkanspartners är kommunala bolag och kommunerna; Båstad, Helsingborg, Höganäs, Klippan, Svalöv, Åstorp och Ängelholm. I dagsläget hanterar HR-servicecenter cirka 27 000 löner per månad. 2020 hanterades drygt 24 000 anställningsavtal och cirka 8 000 intyg. Supporten handlägger cirka 3 500 samtal och cirka 3 000 ärenden per månad från medarbetare, chefer, specialister, myndigheter med flera. Andel supportärende som löses inom 15 minuter är i genomsnitt 86 procent.

Perstorps kommun har nu tagit beslut om att teckna ett samverkansavtal med Helsingborgs stad för anslutning till HR-servicecenter. Det blir den åttonde kommunen inom Familjen Helsingborg som ansluter sig till samverkan inom löne- och pensionsadministration.

Det pågår en ständig utveckling av samarbeten inom Familjen Helsingborg. Ett samarbete som varit verksamt i över sex år är den gemensamma funktionen HR-servicecenter – lön och pension. I dagsläget hanteras cirka 27 000 löner per månad för kommunerna; Båstad, Helsingborg, Höganäs, Klippan, Svalöv, Åstorp och Ängelholm. Med Perstorps kommuns anslutning kommer antalet löner stiga till ca 28 000 löner per månad.

Ett av syftena med samverkan är att minska sårbarheten för den enskilda kommunen. Det gemensamma samarbetet ger också en stordriftsfördel med ökad kvalitetssäkring och kostnadseffektivitet.

– Vi ser fram emot att hantera Perstorps kommuns löner och pension. Det är en del i HR-servicecenters uppdrag att bidra till Familjen Helsingborgs resa att möta de utmaningar som kommunerna står inför när efterfrågan på välfärdstjänster kommer att öka, säger Carl Gustaf Suwe, HR-servicecenterchef.

Fakta HR-servicecenter

Nuvarande samverkanspartners är kommunala bolag och kommunerna; Båstad, Helsingborg, Höganäs, Svalöv, Klippan, Åstorp och Ängelholm. I dagsläget hanterar HR-servicecenter cirka 27 000 löner per månad. 2020 hanterades drygt 24 000 anställningsavtal och cirka 8 000 intyg. Supporten handlägger drygt 3 000 samtal och 4 000 ärenden per månad från medarbetare, chefer, specialister, myndigheter och andra intressenter. Andelen supportärenden som löses inom 15 minuter är i genomsnitt 86 procent.

För mer information

Carl Gustaf Suwe – HR-servicecenterchef
073-422 19 90 – carl-gustaf.suwe@helsingborg.se

HR-servicecenter mäter årligen hur våra kunder upplever vår service genom en enkät (kundnöjdhetsindex, NKI).

HR-servicecenter har sedan 2018 ett mål om att nå ett NKI index på 4.0 (1-5). Sedan målet sattes har varje undersökning visat på en tydlig positiv utveckling. Det är nu glädjande att den senaste undersökningen visar ett index på 4.0.

Vi har alltid varit stolta för vår support, både att vi har en hög lösningsgrad och hög tillgänglighet. Genom NKI undersökningen får vi underlag om hur vi kan utveckla oss och fortsätta utvecklingen att ge en bra support med god tillgänglighet

säger Calle Suwe, HR-servicecenterchef.

Sedan den 1 mars 2020 har Klippans kommun ingått samverkan i HR-servicecenter avseende lön-och pensionsadministration. I slutet av året summerar Stefan Christiansson, HR-chef i Klippans kommun samverkan under första året.

Samverkan med HR-servicecenter har gått över förväntan, vi är mycket nöjda med samarbetet och den service vi får. För en mindre kommun med en liten lönefunktion är vi sårbara, detta behöver vi inte fundera över längre” säger Stefan Christianson, HR-chef i Klippans kommun.

Från HR-servicecenter vill ledningen betona att framgången i samverkan till stor del beror på att Klippans chefer, personalhandläggare och HR-avdelningen aktivt bidragit till en god samverkan, både vid implementeringen av uppdraget och i det löpande arbetet i den gemensamma löneadministrationen.