Örkelljunga kommun

HR-servicecenter är ett samarbete mellan tio kommuner inom Familjen Helsingborg och är den gemensamma arbetsplatsen för löne- och pensionsadministration samt förvaltning av IT-baserade stödsystem. Nuvarande samverkande parter är kommunala bolag och kommunerna; Bjuv, Båstad, Helsingborg, Höganäs, Klippan, Perstorp, Svalöv, Åstorp samt Ängelholm och nu välkomnar vi alltså även er i Örkelljunga kommun till oss.

På HR-servicecenter arbetar ett femtiotal medarbetare med att ge stöd och support till medarbetare och chefer inom områdena lön och pension. Vi levererar drygt 30 000 lönespecifikationer per månad till ett belopp på cirka 650 miljoner på uppdrag av våra samverkande parter.

Vi har även en supportfunktion som är bemannad varje vardag där vi hanterar cirka 3 500 samtal och 3 000 ärenden i månaden från medarbetare, chefer, specialister, myndigheter och andra intressenter.

Vi levererar tjänster inom lön, pension, systemförvaltning och utbildning med målbilden

• Rätt lön i rätt tid till rätt kostnad
• Stöd till verksamheten
• Kvalité och effektivitet
• Service och tillgänglighet

Syftet med HR-servicecenter är att stärka Familjen Helsingborg; både delar och helhet, skapa attraktiva arbetsgivare, ge en tryggad kompetensförsörjning och minska sårbarheten i löne- och pensionshanteringen för våra samverkande kommuner och bolag.

HR-servicecenters uppdrag baseras på en tjänstebeskrivning och ett Service Level Agreement, SLA, ett dokument som tydliggör vem som gör vad och vilka förväntningar som gäller i leverans till och från HR-servicecenter.

Våra fokusområden för framtiden är att öka kvalitén, skapa en ökad effektivitet både internt och externt, arbeta vidare med vår service och tillgänglighet, skapa ett enhetligt arbetssätt samt att standardisera och digitalisera våra processer.

HR-servicecenter och samverkande kommuner utvecklar samarbetet enligt en samarbetsmodell. På strategisk nivå finns Ägarrådet. Här ingår samverkanspartners HR-/personalchefer, HR-direktör samt HR-servicecenterchef.

På operativ nivå finns Operativa rådet. Här ingår representanter från varje samverkanspartners HR-avdelning samt sektionschefer på HR-servicecenter.

I samband med att vi välkomnar er i Örkelljunga till HR-servicecenter kommer även Självservice att få ett ansiktslyft. Du som medarbetare, chef och chefsstöd kommer att mötas av en ny startsida i Självservice och menyerna kommer att uppdateras något.

På startsidan kommer du precis som idag att hitta dina saldon och inrapporterade avvikelser men också ett nytt nyhetsflöde och nya länkar till guider och support.

Du rapporterar din tid, din frånvaro och övriga avvikelser som tidigare men funktionerna kanske finns att hitta på ett lite annat ställe än idag.

En större nyhet som framför allt påverkar dig som chef eller chefsstöd är införandet av Anställningsguiden.

Anställningsguiden är ett verktyg i Självservice där du som chef eller chefsstöd skapar nya anställningar, gör förändringar på befintliga anställningar och registrerar avslut av en anställning.

I Anställningsguiden blir du guidad steg för steg igenom anställningens alla delar och med hjälp av Anställningsguiden blir anställningsprocessen också helt digital då den möjliggör för e-signering av anställningsavtalet.

Anställningsguiden ersätter funktionaliteten att skapa anställningar i WinLas/Lasia men inte funktionaliteten kring LAS-dagar och t.ex. företrädesrätt.

Du som chef och chefsstöd kommer att få inbjudan till utbildning i Anställningsguiden.

Vill du redan nu läsa mer kring Anställningsguiden hittar du vår guide här: Anställningsguiden | HR-servicecenter

I samband med Örkelljungas inträde i HR-servicecenter görs ett förberedande arbete där vi ser vi över inställningar, funktioner och systemuppsättningen så att systemet används på rätt sätt. Vi går också igenom vilka orsaker som går att rapportera i Självservice för att ha en kvalitetssäkrad, gemensam uppsättning av till exempel frånvaroorsaker.

Tillsammans med bland annat HR-avdelningen i Örkelljunga och några chefer och chefsstöd i kommunen tittar också över vissa rutiner kring lönehanteringen för att säkerställa en smidig övergång till löneadministration hos HR-servicecenter, för att optimera användningen av lönesystemet och för att lägga grunden till att kunna ge er en god support när ni hör av er till oss.

Därför kan det vara så att vissa saker ser lite annorlunda ut i Självservice. Vissa menyer och orsaker du rapporterar i lönesystemet byter namn och det kommer även att tillkomma ny funktionalitet i systemet.

Systemet flyttar till molnet

Senare under året kommer lönesystemet med tillhörande kringsystem (Självservice, Personec P, Utdata, Förhandling) att flytta till systemleverantörens SaaS-lösning, alltså till ”molnet”. För dig som medarbetare kommer detta, när det väl är dags för flytt, betyda att du loggar in i Självservice via en ny inloggningslänk. I övrigt kommer du inte att märka någon skillnad. Mer information om flytten kommer när den börjar närma sig. Tillsvidare loggar du in via samma länk som tidigare.

När systemet flyttar till molnet kommer uppgraderingar att göras utanför kontorstid, vilket innebär att systemet inte behöver stängas under dagtid när du som användare oftast behöver nå systemet. Genom övergången till SaaS får vi också en driftsäker lösning där leverantören med sin organisation och kunskap om systemet ansvarar för drift och underhåll.

Här på vår hemsida hittar du som medarbetare guider och stöd i hur du till exempel registrerar arbetad tid, lägger in en frånvaro eller gör en reseräkning i Självservice.

Under menyn Medarbetare hittar du all information som riktar sig till dig som medarbetare samlad på ett och samma ställe. Guider, tidplan för löneutbetalningar, information om tjänstepension med mera. Här hittar du även ett nyhetsflöde där till exempel nyheter om nya funktioner i lönesystemet publiceras.

Länk till våra guider för dig som medarbetare: Guider | HR-servicecenter

Behöver du ett arbetsgivarintyg eller ett inkomstintyg hittar du mer information om hur du beställer ett sådant i följande guide: Intyg för medarbetare | HR-servicecenter

Mina sidor

HR-servicecenter använder sig av digitala blanketter/formulär som signeras med BankID via en portal vi kallar Mina sidor.

Du som medarbetare använder dig av de formulär som finns att hitta via Mina sidor, till exempel finns det formulär för om du önskar att det dras extra skatt på din lön eller om vill omvandla semesterdagar till semestertimmar.

Guide till Mina sidor hittar du här: Mina sidor/Formulär | HR-servicecenter
Mina sidor hittar du via följande länk: https://hrschelpdesk.helsingborg.se/minasidor

Övriga frågor kring lön, Självservice och pension

Har du en fråga om din lön eller din anställning vänder du dig i första hand till din chef. Behöver du stöd och support i Självservice, att tolka din lönespecifikation eller har frågor kring din tjänstepension är du välkommen att kontakta oss på HR-servicecenter.

Du kan då mejla din fråga till hrservicecenter@helsingborg.se eller ringa vår telefonsupport på 042 – 10 20 00.

Blanketter – Ansökan om tjänstepension & förtroendevalda

Blanketter för Ansökan om tjänstepension och blanketter för pension/avgångsersättning för dig som förtroendevald hittas under menyn: Blanketter – Pension | HR-servicecenter

Via följande länk hittar du tidplanen för årets löneutbetalningsdatum: Tidplan | HR-servicecenter

Här på vår hemsida hittar du som chef och chefsstöd guider och stöd i hur du till exempel skapar en prenumeration i Självservice, rapporterar arbetad tid eller frånvaro på en medarbetare och hur du anställer någon med hjälp av Anställningsguiden.

Under menyn Chef hittar du all information som riktar sig till dig som chef eller chefsstöd samlad på ett och samma ställe. Guider, tidplan för när du senast i månaden behöver skicka in underlag till HR-servicecenter och för när lönesystemet är stängt för verkställan av lön med mera. Här hittar du även ett nyhetsflöde där till exempel nyheter om nya funktioner i lönesystemet publiceras.

Länk till våra guider för dig som chef/chefsstöd: Guider | HR-servicecenter

Mina sidor är en formulärfunktion som är kopplad till HR-servicecenters HelpDesk (ärendehanteringssystem), här skickar du och signerar blanketter digitalt via formulär. Behöver du som chef eller chefsstöd skicka in en rättelseblankett, ett underlag för förskjuten arbetstid eller en behörighetsblankett är det alltså via Mina sidor du gör detta.

Med hjälp av Mina sidor fyller du i de uppgifter som önskas för respektive typ av ärende i ett formulär. Du signerar sedan ärendet med BankID. Ärendet som skapas när du fyllt i och signerat formuläret hittar du under Mina sidor och i HR-servicecenters HelpDesk.

I många av våra formulär kan du som chefsstöd fylla i och förbereda ett underlag och sedan skicka detta för signering (medsignering) hos chef direkt via Mina sidor.

Om du eller medsigneraren saknar BankID, mejla till hrservicecenter@helsingborg.se så hjälper vi er.

Mina sidor hittar du via följande länk: https://hrschelpdesk.helsingborg.se/minasidor
Guide till Mina sidor hittar du här: Mina sidor/Formulär | HR-servicecenter

Läs också mer om vårt ärendehanteringssystem under stycket HelpDesk – Ärendehanteringssystem.

Här hittar du som chef eller chefsstöd tidplan för sista datum för löneunderlag till HR-servicecenter, sista dagen för att attestera poster i Självservice och datum för löneutbetalning.
Tidplan för chef och chefsstöd

HR-servicecenters telefonsupport är öppen varje vardag för medarbetare, chef, chefsstöd, Försäkringskassan med flera.

Vår support ger dig hjälp inom självservice, lön och pension. När det gäller arbetsgivarfrågor eller avtalsfrågor söker du information i din kommuns intranät eller så kontaktar du din närmaste chef. För dig som är chef kontaktar du din HR-funktion.

Medarbetare

Om du som medarbetare har en fråga om din lön eller din anställning vänder du dig i första hand till din chef. Behöver du stöd och support i Självservice, att tolka din lönespecifikation eller har frågor kring din tjänstepension är du välkommen att kontakta oss på HR-servicecenter. Du kan då mejla din fråga till hrservicecenter@helsingborg.se

Chef och Chefsstöd

För dig som är chef eller chefsstöd och önskar skicka in ett ärende gör detta via ett ärendehanteringssystem. Underlag, till exempel en rättelseblankett, fylls i och skickas in helt digitalt via vår formulärfunktion vi kallar Mina sidor.

Vår telefonsupport är öppen alla vardagar mellan klockan 8 och 17. Du når oss på telefonnummer: 042 – 10 20 00.

Telefonsupport

042-10 20 00

Knappval
1 lön och frågor om intyg
2 pension

Telefontid
Vardagar klockan 8:00-17:00

Avvikande telefontider

• Perioden 16 juni – 31 augusti 8:00-16:30
• Dag före röd dag klockan 8:00-12:00

Mina sidor är en formulärfunktion som är kopplad till HR-servicecenters HelpDesk, här skickar du och signerar blanketter digitalt via formulär.

Med hjälp av Mina sidor fyller du i de uppgifter som önskas för respektive typ av ärende i ett formulär. Du signerar sedan ärendet med BankID. Ärendet som skapas när du fyllt i och signerat formuläret hittar du (chef och chefsstöd) under Mina sidor och i HR-servicecenters HelpDesk.

Om du eller medsigneraren saknar BankID, mejla till hrservicecenter@helsingborg.se så hjälper vi er.

Mina sidor hittar du via följande länk: https://hrschelpdesk.helsingborg.se/minasidor
Guide till Mina sidor hittar du här: Mina sidor/Formulär | HR-servicecenter

Har du som chef eller chefsstöd ett ärende till HR-servicecenter registrerar du detta i vårt ärendehanteringssystem som vi även kallar för Helpdesk. I vår HelpDesk registrerar du ditt ärende och kan enkelt följa statusen och hitta de svar HR-servicecenter ger dig. Du som chef eller chefsstöd loggar in med din @orkelljunga.se-adress.

Första gången du vill logga in behöver du återställa ditt lösenord. Mer om hur du loggar in första gången och hur du registrerar ett ärende hittar du här.

Besöksadress

HR-servicecenter besöker du i det gamla tullhuset på Hamntorget i Helsingborg.

Adress
Hamntorget 10
252 21 Helsingborg

Postadress

Helsingborgs stad
HR-servicecenter
251 89 Helsingborg