Guider

Välkommen till HR-servicecenters guider för chef och chefsstöd. Guiderna är ett stöd och hjälp till dig inom det uppdrag HR-servicecenter har. De publiceras i alfabetisk ordning och innehåller bland annat rutiner och instruktion hur du registrerar i Personec P, självservice.

Tänk på!
Logga alltid ut genom att klicka på Logga ut. Om du stänger ner via krysset i högra hörnet kan dina inställningar försvinna.

Nyheter i Personec P efter uppgradering i april och maj

I april och maj uppgraderas Personec P, självservice.

Vårens uppgradering innehåller några nyheter som berör dig som chef eller chefsstöd.

Nyheter efter uppgradering är

Nytt utseende

Struktur

Tidigare var strukturen på webben för Personec P, självservice, uppbyggd med flikar per roll som till exempel medarbetare, chef, chefsstöd, ekonom, specialist. I och med uppgraderingen försvinner dessa flikar och rollerna presenteras istället i vänstermenyn. När du går in på webben ser du rollen som medarbetare. Har du fler roller klickar du på Medarbetare och då ser du dina andra roller.

Tidigare struktur med flikar

Ny struktur

Hitta undermenyer och bevilja/besluta poster

För att hitta undermenyer till den roll du ska arbeta som öppnar du upp Medarbetare och därefter väljer du din roll. När du valt roll visas en ovanlist med rubriker som leder till undermenyer.

Om du som chef önskar bevilja/besluta poster gör du det genom att utifrån rollen Chef därefter

  • du som chef i Helsingborgs stad: klickar på Självservice P och därefter Besluta.
  • du som chef i övriga samverkande kommuner: klickar på Beslut och därefter Beslut.

Gå tillbaka till startsidan

När du vill komma tillbaka till startsidan klickar du på ikonen Hus.

Bokmärken

I huvudmenyn under stjärnan finns nu en ny funktion Bokmärken. Här kan du spara sidor och funktioner som du använder ofta och på så sätt snabbt hitta dit.

Gör så här för att skapa ett bokmärke

  1. Gå till sidan du vill spara som ett bokmärke.
  2. Klicka på stjärnan i huvudmenyn.
  3. Välj Bokmärk den här menylänken.
  4. Nu visas ett nytt fönster där du döper ditt bokmärke.Har du ingen mapp sedan tidigare skapar du en genom att skriva in ett namn i fältet för Mapp. Om du redan har skapat mappar väljer du den mapp som sidan ska sparas i.Om du har fler roller är ett tips att skapa mappar utifrån roll som till exempel Mapp: Medarbetare, Mapp: Chef.
  5. Klicka på Spara.

Gör så här för att gå till ett bokmärke

När du har skapat ett nytt bokmärke kan du behöva logga ut och logga in igen i Personec P, självservice, för att detta ska synas.

  1. Klicka på stjärnan och därefter på bokmärket.
  2.  Under Visa alla ser du alla dina mappar och bokmärken.
    Här kan du byta namn och ändra ordningen på hur de visas i listan.

Bifoga fil till en reseräkning

Nu går det att bifoga filer på medarbetarens registrerade reseräkning. En bifogad fil kan till exempel vara ett inskannat kvitto till ett resetillägg.

Tänk på att

  • filen finns tillgänglig på datorn du använder när du ska bifoga filen.
  • filen ska vara sparad i någon av följande format: .jpeg, .jpg, .png eller .pdf.
  • om du använder webbläsare Internet Explorer 11 eller Edge kan inte namnet på filen innehålla å, ä eller ö.

Gör så här för att bifoga en fil till en reseräkning

  1. Gå till Beslut – Resor och välj Reseräkning.
  2. Klicka på det resetillägg där filen ska bifogas.
  3. Klicka därefter på Lägg till nya bilagor.

  1. Nu öppnas ett nytt fönster och här klickar du på Välj fil.
  1. Leta upp filen du sparat, markera den och klicka på Öppna/Open.
  • Grön ikon visas före filnamnet om filformatet är korrekt, då kan du klicka på Ladda upp.
  • Röd ikon visas om filformatet inte fungerar.
  • För att ta bort filen klickar du på Ta bort.

  1. Nu är filen uppladdad till resetillägget.
    När du för muspekaren över filnamnet visas en miniatyrbild av innehållet.
    Klickar du på filnamnet visas filen i ett större format. Gäller dock inte för .pdf som endast visas i miniatyrbild.
  1. När du är klar klickar du på Spara för att bifoga filen.

När du bifogat en bilaga visas en ikon i rutan Resetillägg.

Du ser även en ikon i listan Beslut – Resor.

Om du simulerar resultatet av en resa kan du se en miniatyrbild av den bifogade filen och om du klickar på filen visas den i större format, förutom .pdf som endast visar miniatyrbild.

Exporter av rapporter till Excel

En nyhet vid vårens uppgradering är att det går att exportera rapporter till Excel. Det gör du genom att klicka på knappen Export till Excel som finns längst ner under samtliga rapporter.

Visning av frånvaro i Bemanningsöversikten

I Bemanningsöversikten får du en överblicksbild av hur bemanningen ser ut efter det urval du gjort.

Så här tolkar du det som visas i översikten:

Partiell frånvaro utan markering i Kvot från anställning där det inte finns något placeringsschema, visas med *

Partiell frånvaro med markering i Kvot från anställning där det inte finns något placeringsschema, visas med [ ]

Partiell frånvaro med markering i Kvot från anställning där placeringsschema finns och där den partiell frånvaron är registrerad mot placeringen visas med *

Partiell frånvaro med markering i Kvot från anställning där placeringsschema finns och när ytterligare frånvaro är registrerad mot placeringen med klockslag visas detta med klockslag

Partiell frånvaro med markering i Kvot från anställning där placeringsschema finns och där en ytterligare partiell frånvaro registrerad med markering i Kvot från anställning finns. I detta fall visas båda frånvaroposterna med [ ]

Partiell frånvaro med markering i Kvot från anställning där placeringsschema finns och där frånvaro på 100% är registrerad mot placeringen. I detta fall visas frånvaron mot anställningen med [ ] och den frånvaro som är mot placeringen endast med frånvaroorsak eller med texten frånvaro

Beräkning månaden ut och Kvot från anställning i frånvarolistan

I frånvarolistan finns nu möjligheten att se om en frånvaro har bockarna Beräknad månaden ut och/eller Kvot från anställning.

Beslutsfunktionalitet Beslut – Frånvaro

Från och med denna uppgradering kommer alla frånvaroposter som rapporteras med avvikande organisation att hamna hos den chef som har behörighet för den avvikande organisationsgrenen. Det är denna chef som beviljar posten.

Detta gäller när ingen avvikande organisation rapporteras:

  • Finns det en placering på den anställde med avvikande organisation under samma period som frånvaron är rapporterad och frånvaron inte har markering i fältet Kvot från anställning kommer frånvaron att få placeringens avvikande organisation.
  • Den rapporterade frånvaron hamnar precis som tidigare hos den chef som har behörighet till den organisationsgren som aktuell anställning har.

Chef eller chefsstöd som har behörighet till anställningens organisationsgren men inte behörighet till den avvikande organisationen kan söka fram frånvaroposterna genom att välja personen under Beslut – Frånvaro.

Beslutsfunktionalitet Beslut – Tillägg & Avdrag

Från och med denna uppgradering kommer alla Tillägg/Avdragsposter som rapporteras med avvikande organisation att hamna för beviljande hos den chef som har behörighet till den avvikande organisationsgrenen.

Rapporteras det inte någon avvikande organisation så hamnar posten precis som förut hos den arbetsledare som har behörighet till anställningens organisationsgren.

Chef eller chefsstöd som har behörighet till anställningens organisationsgren men inte behörighet till den avvikande organisationen kan söka fram posterna genom att välja personen under Beslut – Tillägg/Avdrag.

Omfattning vid partiell frånvaro och samtidig tillsvidare frånvaro

En rättning är gjord i systemet så att korrekt omfattning sätts vid registrering av en tillsvidarepost om det finns framtida partiell frånvaro. Det innebär att tillsvidareposten automatiskt kommer få en omfattning på 100% om inget annat anges vid registreringen.

Tidigare blev det fel när en medarbetare hade en framtida partiell frånvaro med from och tom-datum och en tillsvidarepost registrerades som skulle ha en omfattning på 100%. Personec P har då satt tillsvidareposten med omfattning så att det totalt blev 100%.

Om du har problem med att logga in i Personec P, självservice, efter uppgraderingen kan du prova med att ta bort cookies och rensa minnet/cachen i webbläsaren.

Gör så här om du använder Internet Explorer:

  • Öppna webbläsaren.
  • Klicka på kugghjulet/Verktyg uppe till höger.
  • Välj Internetalternativ.
  • Under fliken Allmänt och rubriken Webbhistorik välj Ta bort.
  • Stäng ner webbläsaren och testa sedan igen.

Det går också att göra så här:

  • Öppna webbläsaren.
  • Tryck F12 för att få upp ett ett fönster nere i webbläsaren.
  • Klicka på Nätverk.
  • Klicka på Rensa cache.
  • Stäng ner webbläsaren och testa sedan igen.

Gör så här om du använder Google Chrome:

  • Öppna webbläsaren.
  • Tryck ner tangenterna Ctrl + H.
  • Klicka på Rensa webbinformation.

  • Bocka i Cookies och Cachade bilder och filer.
  • Klicka sedan på Rensa data.
  • Stäng ner webbläsaren och testa igen.

Gör så här om du använder Microsoft Edge

  • Öppna webbläsaren.
  • Klicka på de tre prickarna uppe till höger.
  • Välj Historik.

  • Klicka på Rensa historik.

Klicka på Radera.

  • Stäng webbläsaren och testa sedan igen.

Gör så här om du använder Safari på iPhone eller iPad

  • Gå in på Inställningar i mobilen eller i iPad:en.
  • Scrolla ner och klicka på Safari.
  • Scrolla ner och klicka på Rensa historik och webbplatsdata.
  • Klicka på Rensa historik och data.

Om du inte önskar rensa historiken går du till Inställningar –  SafariAvancerat (längst ned) – Webbplatsdata och därefter Ta bort alla webbplatsdata.

Gör så här om du använder Chrome på Android

  • Gå in i appen Chrome på din mobil eller surfplatta.
  • Tryck på Mer och sedan Historik.
  • Tryck därefter på Rensa webbinformation.
  • Bredvid Tidsintervall väljer du Genom tiderna.

Du behöver inte ha ta bort historiken men cache och cookies måste vara ibockade.

  • Tryck på Rensa data.

Att börja med

Att tänka på vid rapportering

Guider

I Personec P, självservice, kan du få en överblick över hur bemanningen ser ut för din enhet.

Till exempel: Om det är många som begärt ledigt en dag och du redan har tillstyrkt/beviljat ledighet för några anställda kan då se hur bemanningen ser ut den aktuella dagen. Är det till exempel många som begärt ledigt.

Här kan du läsa om hur du gör för att få se bemanningen för din enhet.

När du som chef går på ledighet, till exempel vid semester, är det viktigt att någon annan går in och attesterar/beslutar poster i Personec P, självservice. Detta så att medarbetaren får rätt lön i rätt tid.

Här kan du läsa om vad du ska tänka på när du ska vara ledig.

När en löneskuld uppstår och ska hanteras följer du de rutiner som finns i din kommun. Behöver du stöd och vägledning kontaktar du ditt HR-stöd. Här kan du läsa om den processbeskrivning som visar när du ska kontakta HR-servicecenter gällande en löneskuld.

När du loggar in i Personec P, självservice, ser du dina meddelanden. Dessa meddelanden är en överblick över bland annat poster att åtgärda och bevaka. Här kan du läsa mer om meddelanden.

Det finns olika rapporter som du som chef/chefsstöd kan ta ut i Personec P, självservice. Här hittar du instruktion på hur du kan ta ut rapporter som:

  • Partiell frånvaro – placeringsschema och sysselsättningsgrad
  • Semesterrapport
  • Adresslista och anhörigadresser
  • Anställningsuppgifter
  • Kompsaldo
  • Intjänad inlöst övertid/Tid mot tid
  • Hur anställningar är konterade
  • Lönelistor

Från och med den 1 juni 2019 gäller SLA 1.0 mellan HR-servicecenter och samverkande kommuner. Ett Service Level Agreement, SLA, är ett dokument som beskriver servicenivåöverenskommelser. I SLA 1.0 ser du vad HR-servicecenter, samverkande kommuner, chef och chefsstöd ansvarar för inom området lönerelaterade tjänster.

Här kan du läsa mer om SLA 1.0 och här hittar du också dokumentet.

I Personec P, självservice, kan du se närvaro, frånvaro och avvikande tjänstgöring per person och vald period. Det gör du i Tidutvärdering. Där får du också specificerat vilken eventuell Ob-ersättning, jour och/eller beredskapsersättning som utvärderas för ett specifikt arbetspass.

Här kan du läsa om hur du gör för att få ut en tidutvärdering.

Underlag måste innehålla rätt uppgifter för att vi ska kunna hantera och registrera underlaget så fort som möjligt. Tänk på att manuella underlag måste vara hos HR-servicecenter senast datum per månad enligt tidplan. Här kan du läsa mer om vad som gäller för underlagen.