Välkommen till HR-servicecenters guider för chef och chefsstöd. Guiderna är ett stöd och hjälp till dig inom det uppdrag HR-servicecenter har. De publiceras i alfabetisk ordning och innehåller bland annat rutiner och instruktion hur du registrerar i Personec P, självservice.
Tänk på!
Logga alltid ut genom att klicka på Logga ut. Om du stänger ner via krysset i högra hörnet kan dina inställningar försvinna.
De flesta sidorna i Självservice har fått ett nytt utseende. Sökfältet för personnummer har blivit tydligare i en egen ruta och namn, personnummer och anställningsnummer hittas i en ny rad under sökrutan.
Exempel på det gamla utseendet – Frånvarolista
Exempel på det nya utseendet – Frånvarolista 
Exempel på det gamla utseendet – Anställning – Grunduppgifter
Exempel på det nya utseendet – Anställning – Grunduppgifter
Sidorna för personuppgifter och anställningsuppgifter för dig som chef eller chefsstöd har fått ett uppdaterat utseende.
Personuppgifter
Anställningsuppgifter
Efter uppgraderingen kommer sidorna avvikande tjänstgöring, frånvaro, placering och turbyte ha ett nytt utseende och fungera på ett lite annorlunda sätt mot tidigare. Det nya utseendet kommer att ses generellt i hela Självservice och du stöter till exempel också på det när du väljer gren under menyn Organisation.
Det kommer inte längre att öppnas en ny flik eller sida för att registrera till exempel en frånvaro på en medarbetare utan fönstret för att rapportera frånvaron kommer att öppnas i en ruta på samma sida som du redan befinner dig på.
Istället för att klicka på fliken Ny post (Ny frånvaro) när du valt medarbetare i listan har knappen för att skapa en ny till exempel avvikande tjänstgöring eller frånvaro flyttat upp till höger på sidorna
Gamla utseendet
Nya utseendet
När du klickar på knappen Ny flyttas du inte längre till en ny flik utan rutan för att rapportera orsak och datum med mera öppnas direkt på samma sida som du befinner dig. När du är klar med registreringen klickar du på Spara. Vill du avbryta klickar du på avbryt och du kommer då åter till frånvarolistan.
Så här ser frånvarobilden ut när du klickat på Ny
På lönespecifikationen och under lönelistan hittar du nu en ny kolumn ute till höger där du ser vilket anställningsnummer en lönepost tillhör. Har medarbetaren till exempel olika två timanställningar så är det nu enkelt att se vilka tider som tillhör vilken anställning.
Lönespecifikation Medarbetare
Lönelista Chef/Chefsstöd
I denna versionen så har en ny funktion lagts till så att en arbetstagare kan godkänna en reseräkning. Detta innebär att reseräkningen först efter godkännande blir synlig för chef och chefsstöd för tillstyrkande och beviljande. Medarbetaren kan nu alltså skapa en reseräkning och sedan komplettera denna med mer uppgifter innan den skickas för godkännande. När arbetstagaren har skickat reseräkningen för godkännande kan denna även återkalla reseräkningen så länge den inte är tillstyrkt eller beviljad. När reseräkningen är återkallad så kan den kompletteras med fler uppgifter och sedan skickas för godkännande igen.
För att godkänna eller återta en reseräkning så klickar medarbetaren på de nya knapparna som visas på sammanfattningsbilden i reseräkningen.
Gör så här:
Skapa en reseräkning precis som tidigare. När du kommer fram till det sista steget Sammanfattning klickar du först på Spara.
Är du helt klar med din reseräkning och vill att denna ska gå till din chef klickar du sedan på Skicka för godkännande.
Vill du vänta med att skicka reseräkningen till din chef och kanske vill komplettera reseräkningen med något vid ett senare tillfälle klickar du bara på Spara och går sedan tillbaka till exempel till Mina resor genom att klicka på följande ikon
Under menyn Mina resor hittar du dina inlagda reseräkningar precis som tidigare men du hittar en ny status-signal (Inskickad eller Sparad – Ej inskickad) för om den är skickad till chef för godkännande eller om den bara är sparad.
På bilden nedan ser du exempel på hur det ser ut. I det översta exemplet är reseräkningen skickad för godkännande och chef får upp denna i sin beslutslista. Det nedre exemplet är en reseräkning som är sparad men som inte är skickad för godkännande.
Vill du ändra i en reseräkning som är inskickad (Skickad för godkännande) kan du göra detta genom att klicka på reseräkningen och sedan välja att Återkalla godkännande. När du gjort detta kan du ändra i reseräkningen och sedan spara och skicka denna för godkännande igen.
Det går inte att återkalla godkännande om reseräkningen redan är tillstyrkt eller beviljad.
I april och maj uppgraderas Personec P, självservice.
Vårens uppgradering innehåller några nyheter som berör dig som chef eller chefsstöd.
Nyheter efter uppgradering är
Tidigare var strukturen på webben för Personec P, självservice, uppbyggd med flikar per roll som till exempel medarbetare, chef, chefsstöd, ekonom, specialist. I och med uppgraderingen försvinner dessa flikar och rollerna presenteras istället i vänstermenyn. När du går in på webben ser du rollen som medarbetare. Har du fler roller klickar du på Medarbetare och då ser du dina andra roller.
Tidigare struktur med flikar
Ny struktur
För att hitta undermenyer till den roll du ska arbeta som öppnar du upp Medarbetare och därefter väljer du din roll. När du valt roll visas en ovanlist med rubriker som leder till undermenyer.
Om du som chef önskar bevilja/besluta poster gör du det genom att utifrån rollen Chef därefter
När du vill komma tillbaka till startsidan klickar du på ikonen Hus.
I huvudmenyn under stjärnan finns nu en ny funktion Bokmärken. Här kan du spara sidor och funktioner som du använder ofta och på så sätt snabbt hitta dit.
Gör så här för att skapa ett bokmärke
Gör så här för att gå till ett bokmärke
När du har skapat ett nytt bokmärke kan du behöva logga ut och logga in igen i Personec P, självservice, för att detta ska synas.
Nu går det att bifoga filer på medarbetarens registrerade reseräkning. En bifogad fil kan till exempel vara ett inskannat kvitto till ett resetillägg.
Tänk på att
Gör så här för att bifoga en fil till en reseräkning
När du bifogat en bilaga visas en ikon i rutan Resetillägg.
Du ser även en ikon i listan Beslut – Resor.
Om du simulerar resultatet av en resa kan du se en miniatyrbild av den bifogade filen och om du klickar på filen visas den i större format, förutom .pdf som endast visar miniatyrbild.
En nyhet vid vårens uppgradering är att det går att exportera rapporter till Excel. Det gör du genom att klicka på knappen Export till Excel som finns längst ner under samtliga rapporter.
I Bemanningsöversikten får du en överblicksbild av hur bemanningen ser ut efter det urval du gjort.
Så här tolkar du det som visas i översikten:
Partiell frånvaro utan markering i Kvot från anställning där det inte finns något placeringsschema, visas med *
Partiell frånvaro med markering i Kvot från anställning där det inte finns något placeringsschema, visas med [ ]
Partiell frånvaro med markering i Kvot från anställning där placeringsschema finns och där den partiell frånvaron är registrerad mot placeringen visas med *
Partiell frånvaro med markering i Kvot från anställning där placeringsschema finns och när ytterligare frånvaro är registrerad mot placeringen med klockslag visas detta med klockslag
Partiell frånvaro med markering i Kvot från anställning där placeringsschema finns och där en ytterligare partiell frånvaro registrerad med markering i Kvot från anställning finns. I detta fall visas båda frånvaroposterna med [ ]
Partiell frånvaro med markering i Kvot från anställning där placeringsschema finns och där frånvaro på 100% är registrerad mot placeringen. I detta fall visas frånvaron mot anställningen med [ ] och den frånvaro som är mot placeringen endast med frånvaroorsak eller med texten frånvaro
I frånvarolistan finns nu möjligheten att se om en frånvaro har bockarna Beräknad månaden ut och/eller Kvot från anställning.
Från och med denna uppgradering kommer alla frånvaroposter som rapporteras med avvikande organisation att hamna hos den chef som har behörighet för den avvikande organisationsgrenen. Det är denna chef som beviljar posten.
Detta gäller när ingen avvikande organisation rapporteras:
Chef eller chefsstöd som har behörighet till anställningens organisationsgren men inte behörighet till den avvikande organisationen kan söka fram frånvaroposterna genom att välja personen under Beslut – Frånvaro.
Från och med denna uppgradering kommer alla Tillägg/Avdragsposter som rapporteras med avvikande organisation att hamna för beviljande hos den chef som har behörighet till den avvikande organisationsgrenen.
Rapporteras det inte någon avvikande organisation så hamnar posten precis som förut hos den arbetsledare som har behörighet till anställningens organisationsgren.
Chef eller chefsstöd som har behörighet till anställningens organisationsgren men inte behörighet till den avvikande organisationen kan söka fram posterna genom att välja personen under Beslut – Tillägg/Avdrag.
En rättning är gjord i systemet så att korrekt omfattning sätts vid registrering av en tillsvidarepost om det finns framtida partiell frånvaro. Det innebär att tillsvidareposten automatiskt kommer få en omfattning på 100% om inget annat anges vid registreringen.
Tidigare blev det fel när en medarbetare hade en framtida partiell frånvaro med from och tom-datum och en tillsvidarepost registrerades som skulle ha en omfattning på 100%. Personec P har då satt tillsvidareposten med omfattning så att det totalt blev 100%.
Om du har problem med att logga in i Personec P, självservice, efter uppgraderingen kan du prova med att ta bort cookies och rensa minnet/cachen i webbläsaren.
Gör så här om du använder Internet Explorer:
Det går också att göra så här:
Gör så här om du använder Google Chrome:
Gör så här om du använder Microsoft Edge
Klicka på Radera.
Gör så här om du använder Safari på iPhone eller iPad
Om du inte önskar rensa historiken går du till Inställningar – Safari – Avancerat (längst ned) – Webbplatsdata och därefter Ta bort alla webbplatsdata.
Gör så här om du använder Chrome på Android
Du behöver inte ha ta bort historiken men cache och cookies måste vara ibockade.
Observera att din kommentar blir en allmän handling som kan komma att läsas av andra.
Om du önskar återkoppling uppge din e-postadress tillsammans med din kommentar. I det här formuläret samlar vi in personuppgifter om dig för att återkoppla till din kommentar. Uppgifterna kommer inte att hanteras för något annat syfte och kommer att raderas när ärendet är avslutat. Läs om hur Helsingborgs stad hanterar personuppgifter på helsingborg.se/personuppgifter.