Guider

Nytt utseende i Beslut – Ny, ändra eller ta bort

Funktionen Beslut får ett nytt utseende för registrering, ändring, ta bort avvikande tjänstgöring, frånvaro, turbyte, placering och tillägg och avdrag.

Ändring av Ny post
Tidigare visades knappen Ny post när du sökte fram fram en person i listan över anställda. Knappen ersätts med en ny flik Ny frånvaro/Ny avvikande tjänstgöring.

När du ska ändra en post, till exempel Ändra frånvaro, kommer den att öppnas i en flik.

Genväg till Tidutvärdering

Efter uppgradering går det att se tidutvärdering direkt under Beslut – Avvikande tjänstgöring, frånvaro, turbyte och placering. Om du rapporterar in till exempel frånvaro för en medarbetare kan du i beslutsbilden ta fram tidutvärdering. Tidutvärderingen ger en överblick över månadens arbetstid och här kan du kontrollera så att tiderna ser rätt ut.

Kontroll av obeviljad frånvaro

Om du som chef/chefsstöd ska rapportera in frånvaro för en anställd när det redan finns en obeviljad frånvaro för samma tidpunkt visas en varningsruta.

Gör så här:
Gå tillbaka och ändra datum på frånvaron
eller
fortsätt genom att klicka OK och gå till den tidigare registrerade frånvaron och ändra tidpunkt.

I frånvarolistan under Beslut samtliga visas poster som kolliderar med röd text. När du väljer raden visas en ruta med de poster som ligger dubbelt, öppna frånvaroposten för korrigering.

Uttag av semester föregående år – Varning

När en medarbetare tar ut semester

• för föregående semesterår
• efter semesteromställning (efter januarilönen)

visas en signal vid beviljande av posten för arbetsledaren.

HR-servicecenter kommer att korrigera antalet sparade semesterdagar som skapats vid semesteromställningen och du som chef behöver inte göra någon korrigering.

Du kan göra inställningar i Personec P, självservice, och välja hur systemet ska fungera.

Här ser du hur du gör för att välja inställningar i Personec P, självservice.

Här kan du läsa om hur du gör för att skapa en prenumeration så du får mejl varje gång du har oattesterade poster.

Vilka rutor du väljer att bocka i påverkar resultatet.

Här ser du vilka rutor som behöver bockas i vid olika tillfällen.

Här kan du läsa om hur du gör för att attestera/besluta, hantera äldre poster, ändra eller ta bort en tillstyrkt eller beviljad post.

Här finns en guide för hur du som chef eller chefsstöd rapporterar in avvikande tjänstgöring på en medarbetare.

I Personec P, självservice, kan du få en överblick över hur bemanningen ser ut för din enhet.

Till exempel: Om det är många som begärt ledigt en dag och du redan har tillstyrkt/beviljat ledighet för några anställda kan då se hur bemanningen ser ut den aktuella dagen. Är det till exempel många som begärt ledigt.

Här kan du läsa om hur du gör för att få se bemanningen för din enhet.

När du som chef går på ledighet, till exempel vid semester, är det viktigt att någon annan går in och attesterar/beslutar poster i Personec P, självservice. Detta så att medarbetaren får rätt lön i rätt tid.

Här kan du läsa om vad du ska tänka på när du ska vara ledig.

Här hittar du instruktion hur du gör när du ska rapportera frånvaro på en medarbetare.

I Personec P, självservice, kan du söka fram hur lönekostnader för en anställd konteras och eventuellt procentfördelas.

Här kan du läsa om hur du gör för att söka fram kontering på anställning.

Inför ny lön kontrollera först anställningen och lönetillägg. Här finns en guide hur du gör kontrollerna. 

När en löneskuld uppstår och ska hanteras följer du de rutiner som finns i din kommun. Behöver du stöd och vägledning kontaktar du ditt HR-stöd. Här kan du läsa om den processbeskrivning som visar när du ska kontakta HR-servicecenter gällande en löneskuld.

När du loggar in i Personec P, självservice, ser du dina meddelanden. Dessa meddelanden är en överblick över bland annat poster att åtgärda och bevaka. Här kan du läsa mer om meddelanden.

Guiden Ombokning via webben utgår från Helsingborgs stads rutiner, kodsträngar med mera.

I Personec P, självservice, under Organisation får du fram de organisationsgrenar du har behörighet till.

Här kan du läsa om hur du får fram organisation och undergrenar.

HR-servicecenter uppdaterar organisationsträdet i Personec P på initiativ av utsedd beställningsansvarig. Här kan du läsa om vilken rutin du ska följa och hur du gör beställer en ändring i organisationsträdet.

Helsingborgs stad har eget rutindokument.

Det är du som chef som hanterar medarbetarens ansökan om pension. Här kan du läsa mer vilken rutin som gäller när din medarbetare önskar gå i pension.

Det finns olika rapporter som du som chef/chefsstöd kan ta ut i Personec P, självservice. Här hittar du instruktion på hur du kan ta ut rapporter som:

• Partiell frånvaro – placeringsschema och sysselsättningsgrad
• Semesterrapport
• Adresslista och anhörigadresser
• Anställningsuppgifter
• Kompsaldo
• Intjänad inlöst övertid/Tid mot tid
• Hur anställningar är konterade
• Lönelistor

Här kan du läsa om hur du gör för att registrera schema; skapa nytt, ändra, kopiera, placera/knyta och avsluta.

Från och med den 1 juni 2019 gäller SLA 1.0 mellan HR-servicecenter och samverkande kommuner. Ett Service Level Agreement, SLA, är ett dokument som beskriver servicenivåöverenskommelser. I SLA 1.0 ser du vad HR-servicecenter, samverkande kommuner, chef och chefsstöd ansvarar för inom området lönerelaterade tjänster.

Här kan du läsa mer om SLA 1.0 och här hittar du också dokumentet.

I Personec P, självservice, kan du söka fram dina medarbetares person-/adressuppgifter och anställningsuppgifter.

Här ser du hur du gör för att ta fram person-/adressuppgifter och anställningsuppgifter.

I Personec P, självservice, kan du se närvaro, frånvaro och avvikande tjänstgöring per person och vald period. Det gör du i Tidutvärdering. Där får du också specificerat vilken eventuell Ob-ersättning, jour och/eller beredskapsersättning som utvärderas för ett specifikt arbetspass.

Här kan du läsa om hur du gör för att få ut en tidutvärdering.

Underlag måste innehålla rätt uppgifter för att vi ska kunna hantera och registrera underlaget så fort som möjligt. Tänk på att manuella underlag måste vara hos HR-servicecenter senast datum per månad enligt tidplan. Här kan du läsa mer om vad som gäller för underlagen.

Här får du några exempel på uträkning gällande omfattning deltidsfrånvaro.

Här kan du läsa om hur du gör för att logga in i ärendehanteringssystemet, ändra lösenord, registrera och hantera dina ärende.

Här kan du läsa om vem övertidsrapporteringen gäller för, vilken rutin du ska följa och senaste inlämningsdag.