Guider

Välkommen till HR-servicecenters guider för chef och chefsstöd. Guiderna är ett stöd och hjälp till dig inom det uppdrag HR-servicecenter har. De publiceras i alfabetisk ordning och innehåller bland annat rutiner och instruktion hur du registrerar i Personec P, självservice.

Tänk på!
Logga alltid ut genom att klicka på Logga ut. Om du stänger ner via krysset i högra hörnet kan dina inställningar försvinna.

Nyheter i Personec P efter uppgradering i oktober/november

Nytt utseende i Beslut – Ny, ändra eller ta bort

Funktionen Beslut får ett nytt utseende för registrering, ändring, ta bort avvikande tjänstgöring, frånvaro, turbyte, placering och tillägg och avdrag.

Ändring av Ny post
Tidigare visades knappen Ny post när du sökte fram fram en person i listan över anställda. Knappen ersätts med en ny flik Ny frånvaro/Ny avvikande tjänstgöring.

När du ska ändra en post, till exempel Ändra frånvaro, kommer den att öppnas i en flik.

Genväg till Tidutvärdering

Efter uppgradering går det att se tidutvärdering direkt under Beslut – Avvikande tjänstgöring, frånvaro, turbyte och placering. Om du rapporterar in till exempel frånvaro för en medarbetare kan du i beslutsbilden ta fram tidutvärdering. Tidutvärderingen ger en överblick över månadens arbetstid och här kan du kontrollera så att tiderna ser rätt ut.

Kontroll av obeviljad frånvaro

Om du som chef/chefsstöd ska rapportera in frånvaro för en anställd när det redan finns en obeviljad frånvaro för samma tidpunkt visas en varningsruta.

Gör så här:
Gå tillbaka och ändra datum på frånvaron
eller
fortsätt genom att klicka OK och gå till den tidigare registrerade frånvaron och ändra tidpunkt.

I frånvarolistan under Beslut samtliga visas poster som kolliderar med röd text. När du väljer raden visas en ruta med de poster som ligger dubbelt, öppna frånvaroposten för korrigering.

Uttag av semester föregående år – Varning

När en medarbetare tar ut semester

  • för föregående semesterår
  • efter semesteromställning (efter januarilönen)

visas en signal vid beviljande av posten för arbetsledaren.

HR-servicecenter kommer att korrigera antalet sparade semesterdagar som skapats vid semesteromställningen och du som chef behöver inte göra någon korrigering.

Att börja med

Att tänka på vid rapportering

Guider

I Personec P, självservice, kan du få en överblick över hur bemanningen ser ut för din enhet.

Till exempel: Om det är många som begärt ledigt en dag och du redan har tillstyrkt/beviljat ledighet för några anställda kan då se hur bemanningen ser ut den aktuella dagen. Är det till exempel många som begärt ledigt.

Här kan du läsa om hur du gör för att få se bemanningen för din enhet.

När du som chef går på ledighet, till exempel vid semester, är det viktigt att någon annan går in och attesterar/beslutar poster i Personec P, självservice. Detta så att medarbetaren får rätt lön i rätt tid.

Här kan du läsa om vad du ska tänka på när du ska vara ledig.

När en löneskuld uppstår och ska hanteras följer du de rutiner som finns i din kommun. Behöver du stöd och vägledning kontaktar du ditt HR-stöd. Här kan du läsa om den processbeskrivning som visar när du ska kontakta HR-servicecenter gällande en löneskuld.

När du loggar in i Personec P, självservice, ser du dina meddelanden. Dessa meddelanden är en överblick över bland annat poster att åtgärda och bevaka. Här kan du läsa mer om meddelanden.

Det finns olika rapporter som du som chef/chefsstöd kan ta ut i Personec P, självservice. Här hittar du instruktion på hur du kan ta ut rapporter som:

  • Partiell frånvaro – placeringsschema och sysselsättningsgrad
  • Semesterrapport
  • Adresslista och anhörigadresser
  • Anställningsuppgifter
  • Kompsaldo
  • Intjänad inlöst övertid/Tid mot tid
  • Hur anställningar är konterade
  • Lönelistor

Från och med den 1 juni 2019 gäller SLA 1.0 mellan HR-servicecenter och samverkande kommuner. Ett Service Level Agreement, SLA, är ett dokument som beskriver servicenivåöverenskommelser. I SLA 1.0 ser du vad HR-servicecenter, samverkande kommuner, chef och chefsstöd ansvarar för inom området lönerelaterade tjänster.

Här kan du läsa mer om SLA 1.0 och här hittar du också dokumentet.

I Personec P, självservice, kan du se närvaro, frånvaro och avvikande tjänstgöring per person och vald period. Det gör du i Tidutvärdering. Där får du också specificerat vilken eventuell Ob-ersättning, jour och/eller beredskapsersättning som utvärderas för ett specifikt arbetspass.

Här kan du läsa om hur du gör för att få ut en tidutvärdering.

Underlag måste innehålla rätt uppgifter för att vi ska kunna hantera och registrera underlaget så fort som möjligt. Tänk på att manuella underlag måste vara hos HR-servicecenter senast datum per månad enligt tidplan. Här kan du läsa mer om vad som gäller för underlagen.