Upphandlingen av nytt lönesystem är slutförd och de nio kommunkoncernerna har tecknat ett nytt avtal med Visma Publitech. Nu inleds arbetat med införandet som kommer att pågå under 2023 och 2024.

Under 2022 inleddes en ny upphandling av lönesystem för nio kommunkoncerner som samverkar inom Familjen Helsingborg. I mars 2023 stod det klart att Visma blir leverantör även framöver. Nu är dessutom avtalen påskrivna.

– Vi har gjort ett omfattande arbete i upphandlingsprojektet där över 60 medarbetare från de samverkande kommunerna samt HR-servicecenter deltagit i behovsanalys, kravställning och utvärdering av de olika leverantörerna. När alla delbetyg räknats samman fick Visma högst poäng, säger Carl-Gustaf Suwe, HR-servicecenterchef.

Redan idag används Vismas lönesystem Personec P i de nio kommunerna och Visma får därmed förnyat förtroende. I upphandlingen ingår även Anställningsguiden som gör det möjligt att skapa digitala anställningsavtal, inklusive digital signering samt en del annan ny funktionalitet.

En stor skillnad i bakgrunden blir övergången från lokal drift (med servrar i Klippan, Höganäs och Helsingborg) till molndrift som sköts av leverantören. Detta ska ge bättre säkerhet och kortare driftsavbrott i samband med uppdateringar.

I samband med migrationen till molndrift och införande av Anställningsguiden ser vi över våra gemensamma processer och rutiner för att ta nästa steg i digitaliseringsresan. Där kommer återigen medarbetare i flera arbetsgrupper att involveras.

Driftsättningen av det ”nya” lönesystemet beräknas ske vintern 2024/2025.

När HR-servicecenter frågade chefer och chefsstöd runtom i Familjen Helsingborg om hur nöjda de är med servicenivån landade NKI (Nöjd Kund Index) sammantaget på 3,9 (på en skala 1-5).

– Vi hade som mål att ligga på 4,0, nu nådde vi inte riktigt ändra fram. Vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vår service gentemot våra samverkanspartner. Att löpande genomföra denna typ av servicemätning är viktigt för oss säger Carl-Gustaf Suwe, HR-servicecenterchef.

Även i förra undersökningen 2021 landade NKI på 3,9 och var således oförändrad.

Av dem som svarade på enkäten arbetar 68 procent som chefer och resten som chefsstöd i olika roller. En tredjedel har kontakt med HR-servicecenter en eller flera gånger i veckan medan 4 av 10 svarar att de har kontakt en gång i månaden.

92 procent tycker det är lätt att få kontakt med HR-servicecenter.

– Kunskapen om hur man når HR-servicecenter ökar, att vi är nåbara både via supporten och ärendehanteringssystemet. Vi har i princip aldrig riktigt långa svarstider, det mäts och följs upp löpande.

Flera personer har efterfrågat en chattfunktion för enklare frågor och för dessa kommer ett positivt besked:

Vi jobbar just nu med att införa en chattfunktion som ska vara i drift i slutet av andra kvartalet 2023. För vissa typer av frågor ger det en ökad service då chatroboten alltid är redo oavsett tid på dygnet.

På frågan ”Jag vet vilka tjänster HR-servicecenter utför och levererar” svarar 75 procent ja.

– Det är lätt att blanda ihop HR-servicecenters uppdrag, att hantera lön- och pensionsadministration, med arbetsgivarens HR-funktion. Här finns det också förbättringspotential i att få ut information till chefer och chefsstöd i respektive samverkande kommun.

Detsamma gäller frågan om deltagarna i enkäten ”vet vilka förväntningar jag kan ha avseende svarstider på olika tjänster från HR-servicecenter” där 65 procent svarar ja.

Från och med den 1 juni 2019 gäller SLA, en servicenivåöverenskommelse mellan HR-servicecenter och samverkande kommuner. Dokumentet visar vad HR-servicecenter, samverkande kommuner och chef eller chefsstöd ansvarar för inom området lönerelaterade tjänster. Du kan läsa mer om det här.

Tack för ett gott samarbete under det gångna året!
Nu blickar vi framåt inför ett spännande 2023!

Vi på HR-servicecenter vill önska en riktigt God Jul och ett Gott Nytt År till alla medarbetare, chefer och specialister ute i våra samverkande kommuner.

Driftstart 1 april

På fredag den 1 april är det dags för driftstart av samverkan HR-servicecenter. Då öppnar vi på HR-servicecenter dörrarna för dig som är medarbetare och chef i frågor som gäller löneadministration och pensionshandläggning. Välkomna!

Resan började i december när kommunstyrelsen i Bjuv kommun tog beslutet att teckna samverkansavtalet HR-servicecenter. Därefter har ett intensivt arbete pågått för att gå igenom processerna som finns i HR-servicecenters uppdrag och identifierat aktiviteter som påverkas hos Bjuvs kommun för att bland annat anpassa rutiner. Vi på HR-servicecenter har också de senaste veckorna fått möjligheten att dela med oss av nyheter på Bjuvs kommuns intranät. Här har vi bland annat presenterat HR-servicecenter, vårt uppdrag och praktisk information inför driftstarten.

Implementeringsfas

Nu när vi går i drift inleds också en implementeringsfas på sex månader. Under denna period kommer HR-avdelningen i Bjuvs kommun och HR-servicecenter att ha avstämningsmöten efter varje lönekörning. Under denna period kommer vi hantera de frågor som upplevs som oklara.

Kontakt

Förändrade rutiner, vem som blir berörd och vilka aktiviteter kommuniceras av HR-avdelningen i Bjuvs kommun.

Stöd och support för medarbetare och chef i löneadministration och pensionshandläggning finns på hrservicecenter.se. Du är också välkommen att kontakta HR-servicecenters support på telefon 042-10 20 00.

HR-servicecenters medarbetare och chefer hälsar Bjuvs kommun välkomna till samverkan.

Samverkan HR-servicecenter – Ax till limpa

Inom samverkan HR-servicecenter används ofta begreppet ”ax till limpa”. Det ska symbolisera vikten av ett gott samarbete mellan samverkande kommuner och HR-servicecenter där vi alla har en viktig del i en fungerande process. Något händer hos samverkande kommun och HR-servicecenter tar vid enligt uppdrag och därefter fortsätter processen hos samverkande kommuner.

HR-servicecenters uppdrag utgår från en tjänstebeskrivning som är indelad i tre huvudgrupper; hantera lön och ersättning, pensionshantering samt systemförvaltning. I dessa tre huvudgrupper finns olika processer och aktiviteter definierade. Utifrån ax till limpa är aktiviteterna uppdelade på vad HR-servicecenter ska utföra och vad samverkande kommun ska utföra. Som ett komplement till tjänstebeskrivningen finns också ett Service Level Agreement, SLA, servicenivåöverenskommelse som tydliggör vem som gör vad inom området lönerelaterade tjänster.

Ansvar – ax till limpa

De aktiviteter som kommunen ansvarar för kan fördelas på olika funktioner efter hur kommunen är organiserad. Inför driftstart har projektgruppen gått igenom processerna som finns i HR-servicecenters uppdrag och identifierat aktiviteter som påverkas hos Bjuvs kommun utifrån ax till limpa. Därefter har Bjuvs kommun ansvarat för att fördela och omfördela aktiveter till rätt funktion. Vilka funktioner som blir berörda och vilka aktivitet det gäller kommer att kommuniceras av HR-avdelningen.

HR-servicecenter är utförare

HR-servicecenter är utförare för samverkande kommun och kan inte ta ställning eller beslut som rör bland annat ändring av lön, anställning med mera. Här har närmaste chefen i frågan detta beslutsansvar. Det innebär att beslut attesteras av chef och underlag som påverkar medarbetarens lön och lämnas till HR-servicecenter måste vara undertecknade av närmaste chef. Med anledning av att HR-servicecenter är utförare måste underlag innehålla medarbetarens personnummer, 10 siffror. Detta för att säkerställa identifikation och kvalitetssäkra leveransen.

Samverkan HR-servicecenter – Praktisk information inför driftstart

Vi närmar oss driftstart av Bjuvs kommuns samverkan HR-servicecenter. Förberedelserna pågår för fullt och bland annat är gemensamma blanketter och tidplan Personec P, självservice, på plats på hrservicecenter.se. Här kommer lite praktisk information för dig som är chef eller personalredogörare.

Attestera i tid

Så fort en anställning läggs upp i lönesystemet, Personec P, startas en kedja av bearbetningar i olika system. Eftersom lönesystemet är ett nav för andra system är det viktigt att uppgifterna här är aktuella och du som chef har ett stort ansvar i denna process. Tänk bland annat på att attestera i tid inför en lönekörning så att det som medarbetaren har registrerat blir rapporterat och kommer med till lönen. Påminn dina medarbetare att göra registreringar löpande så du får möjlighet att attestera i tid. I guiden ”Attestera/besluta” på hrservicecenter.se kan du läsa mer om hur det hänger ihop och hur du gör i lönesystemet. Här finns också en film om varför det är viktigt att attestera i tid.

Tidplan Personec P, självservice

Från och med 1 april systemförvaltar HR-servicecenter Personec P, självservice, för Bjuvs kommun. Precis som tidigare finns en tidplan för dig som chef eller chefsstöd tillgänglig och du hittar den på hrservicecenter.se > Chef > Tidplan.

Blanketter

Som vi tidigare berättat finns det blanketter som samverkande kommuner enats om och som ska skickas in till HR-servicecenter. På hrservicecenter.se finns nu de blanketter du som chef ska använda från och med 1 april. Bland annat finns blanketter för avvikelserapport vid sjukdom, behörighet Personec P och Förhandling, Rättelseblankett med flera. Blanketter hittar du på hrservicecenter.se > Chef > Blanketter > Bjuvs kommun.

Support via telefon och ärendehanteringssystem

HR-servicecenters telefonsupport är öppen varje vardag för medarbetare, chef, chefsstöd, Försäkringskassan med flera. För dig som chef eller chefsstöd och önskar skicka in ditt ärende gör du detta via ett ärendehanteringssystem. Ditt användarnamn i ärendehanteringssystemet är din e-postadress alltså förnamn.efternamn@bjuv.se. Har du inte någon inloggning kan din chef beställa det genom att skicka in en blankett till HR-servicecenter.

Mer information om vårt ärendehanteringssystem hittar du i våra guider.

Samverkan HR-servicecenter – Digitalt stöd

HR-servicecenter erbjuder samverkanskommunerna digitalt stöd på hrservicecenter.se. Inför uppstart av Bjuvs kommuns samverkan och under implementeringsfasen på sex månader finns en flik specifikt för Bjuvs kommun. Här publicerar vi löpande information, detta som ett extra stöd under implementeringen.

Strukturen på hrservicecenter.se utgår främst från gruppen chef/chefsstöd samt medarbetare. I de olika flikarna finns information och stöd riktade specifikt till dessa grupper. Här följer några exempel på vad som finns på hrservicecenter.se.

Digitala guider

Guiderna på hrservicecenter.se innehåller bland annat beskrivning hur du registrerar i Personec P och till vissa guider finns också e-learning och film. För dig som är chef eller chefsstöd finns också guider i hur en prenumeration skapas, bockar vid rapportering och guide för att registrera schema.

Blanketter

HR-servicecenter har tillsammans med samverkande kommuner enats om gemensamma blanketter. Det är blanketter som ska skickas in till HR-servicecenter. Inom kort kommer de blanketter som gäller för Bjuvs kommun att publiceras på hrservicecenter.se. Ett utvecklingsuppdrag som Operativa rådet har fått är att verka för att minimera antalet blanketter och istället nyttja systemlösningar i Personec P.

Kontakta HR-servicecenter

HR-servicecenters telefonsupport är öppen vardagar mellan klockan 8:00-17:00. Som medarbetare går det också bra att mejla in frågor. När du kontaktar HR-servicecenter i egenskap av rollen som chef eller chefsstöd går det bra att ringa telefonsupporten. Med anledning av GDPR ska du inte mejla in ärenden istället använder du ärendehanteringssystemet. På hrservicecenter.se finns kontaktuppgifter och för dig som chef och chefsstöd även en guide i hur du registrerar ett ärende i ärendehanteringssystemet.

Från och med 1 mars 2022 gäller en ny servicenivåöverenskommelse, även kallat SLA mellan HR-servicecenter och samverkande kommuner, bolag och förbund. Dokumentet definierar vad HR-servicecenter, samverkande parter och du som chef eller chefsstöd ansvarar för inom området för löne- och pensionsrelaterade tjänster.

Den nya serviceöverenskommelsen (SLA 2.0) reviderades och godkändes den 18 november 2021 och gäller från och med 1 mars 2022.

Du hittar SLA 2.0 och mer information om serviceöverenskommelsen här.

I och med att Bjuvs kommun går med i samverkan HR-servicecenter kommer detta att innebära nya rutiner och även nya kontaktvägar gällande lönerelaterade frågor och pension. Här förklarar vi generellt vem du kontaktar när. Du kan också läsa om Service Level Agreement, SLA, som tydliggör vem som gör vad och vilka förväntningar som gäller i leverans till och från HR-servicecenter.

Det här kommer att gälla från och med 1 april 2022 

För dig som medarbetare

• Uppgifter som påverkar din lön måste registreras och därefter attesteras av din chef. Tänk på att alltid kontrollera ditt lönebesked vid utbetalningen så att du har fått rätt lön och rätt avdrag eller tillägg. Om något inte verkar stämma kontaktar du din chef. Behöver en korrigering göras ber du din chef att skicka in ett underlag till HR-servicecenter.
• HR-servicecenters support hjälper dig i frågor som bland annat hur du registrerar i Personec P, självservice, och hur systemet räknar ut olika faktorer som påverkar din lön. På se finns också guider som ett stöd till dig som medarbetare.

Din tjänstepension

Från och med 1 april är det HR-servicecenters pensionshandläggare som kommer att administrera kommunens pensioner. De kommer också att ge support till dig som medarbetare i frågor som gäller din tjänstepension och allmänna frågor om pensionens olika delar. På hrservicecenter.se kan du läsa mer om tjänstepension och pensionens olika delar.

För dig som chef eller samordnare (chefsstöd)

• När du som chef eller samordnare har arbetsgivarfrågor eller frågor gällande avtal vänder du dig till HR-avdelningen.
• När du har frågor gällande löneadministration eller behöver stöd i hur du registrerar i Personec P, självservice, kontaktar du HR-servicecenters support. På se finns också guider för dig som chef eller chefsstöd. Chefsstöd är det generella begreppet som används hos HR-servicecenter.

Service Level Agreement, SLA, inom lönerelaterade frågor

HR-servicecenter har tillsammans med samverkande kommuner tagit fram ett SLA, servicenivåöverenskommelse, som utgår från samverkansavtalets tjänstebeskrivning. I dokumentet ser du vad HR-servicecenter, samverkande kommuner och chef eller chefsstöd ansvarar för inom området lönerelaterade tjänster.

Syftet med ett SLA är att skapa en tydlighet i vem som gör vad och vilka förväntningar som gäller i leverans till och från HR-servicecenter. Målet är att förbättra kvalitén, effektivisera och skapa ett enhetligt arbetssätt.

Påverkar dig som chef och samordnare (chefsstöd)

SLA gäller för alla samverkande kommuner och vem som gör vad inom respektive kommun skiljer sig åt. I dagsläget pågår arbetet inom Bjuvs kommun med att revidera nuvarande rutiner och processer för att möta upp till samverkan.

Processer som omfattas i SLA

Servicenivå är aktuellt för de aktiviteter som har bedömts som relevanta och som är möjliga att mäta. I SLA finns servicenivåöverenskommelser inom processerna:

• hantera person- och anställningsuppgifter
• hantera lönerelaterade underlag
• hantera rättelser
• lönehantering
• förvalta och underhålla systemet

SLA hittar du på hrservicecenter.se.