Ny som chef

HR-servicecenter har bland annat uppdraget att systemförvalta Personec P och tar årligen fram en tidplan när systemet stängs för bland annat verkställan av lön. Denna tidplan är viktig för dig så att du vet när du senast behöver attestera för att det ska hinna bearbetas i tid.

Läs mer här: Tidplan | HR-servicecenter

Medarbetaren registrerar sina tillägg och avdrag i självservice P. Därefter attesterar du som chef posterna i Personec P självservice.

För att få rätt lön i rätt tid behöver medarbetare rapportera frånvaro och extratid i självservice P i tid, du som chef behöver attestera posterna innan stängning för lönebearbetning och löneutbetalning.

Att göra rätt uppgift i rätt tid innebär att allt löper på i en digital process, annars kan det leda till manuell hantering och lönen behöver rättas. Försening kan bland annat resultera i en löneskuld för medarbetaren och fel i budgeten för chef och att medarbetaren inte får rätt lön i rätt tid.

Medarbetare registrerar – Chef attesterar – Digital process startar

• Anställningstid för medarbetare – LAS
• Lön betalas ut till timavlönade
• Medarbetare får semesterdagstillägg vid semester
• Vid sjukfrånvaro längre än 14 dagar – automatisk anmälan till Försäkringskassan
• Frånvaro mer än tre månader tillbaka är inte självklart att man dra på lön
• Viss frånvaro påverkar antalet betalda semesterdagar

Läs mer här: Attestera/besluta | HR-servicecenter

Du kan göra inställningar i Personec P, självservice, och välja hur du vill att det ska presenteras för dig. Inställningar kan du göra för kalender, rapporter, hur du vill utvärdera tid med mera.

Så här gör du för att välja inställningar: Inställningar i Personec P, självservice | HR-servicecenter

Som chef bör du skapa en prenumeration i Personec P, självservice. En prenumeration innebär att du får mejl varje gång du har oattesterade poster att ta hand om. Du kan ha flera prenumerationer, till exempel en för varje organisationsgren du ansvarar för. Ett bra tips är att attestera/besluta löpande under månaden. Det kan också vara bra att lägga en notis i din kalender för sista dagen att attestera (se tidplan).

Exempel på poster som medarbetarna registrerar är sjukfrånvaro, semester, mer- och övertidsersättning och reseräkningar.

• Skapa en prenumeration så att du får e-postmeddelande när du har poster att attestera/besluta.
• Attestera/besluta löpande.
• Lägg in en notis i din kalender när systemet stänger för lönekörning.

Guide Skapa och hantera prenumerationer: Prenumeration | HR-servicecenter

P Mobile – mobilanpassad version av funktionen Beslut – samtliga där du som chef kan bevilja avvikande tjänstgöring, frånvaro, turbyte och reseutlägg.

P Mobile | HR-servicecenter

På startsidan för chef i självservice, kan du enkelt komma till dina meddelande genom att klicka på trafikljuset.

Här hittar du meddelande om:

• tidsbegränsade anställningar som håller på att gå ut
• läkarintygsdatum
• medarbetare som inte tagit ut 20 semesterdagar under året

När du som chef går på ledighet, till exempel vid semester, är det viktigt att någon annan går in och attesterar/beslutar poster i Personec P, självservice. Detta så att medarbetaren får rätt lön i rätt tid. Säkerställ i god tid innan din ledighet vem som ska hantera posterna.

Attest-/beslutsrätten

Vem som har attest-/beslutsrätt när du är frånvarande varierar från kommun till kommun. I några kommuner är det chefens chef som har ansvaret att attestera posterna när du är frånvarande. I några kommuner kan det vara en chefskollega som har behörighet att attestera posterna.

Om du inte har någon som kan hantera posterna under din frånvaro fyller din chef i en behörighetsblankett för den person som ska ersätta dig under din ledighet. I Självservice finns även en funktion för att delegera behörighet. Tänk på att man inte kan delegera attestansvaret till någon som inte är chef. Behörigheter beställs genom Mina sidor.

Guide Delegation: Ersättare för dig som chef – vid ledighet (Delegation) | HR-servicecenter

I Självservice, kan du få en överblick över dina medarbetare och hur bemanningen ser ut för din enhet.

Exempel: Om det är många som begärt ledigt en dag och du redan har tillstyrkt/beviljat ledighet för några anställda då kan du se hur bemanningen ser ut den aktuella dagen.

Här kan du också se om dina medarbetare har rätt schema. Rätt schema är av yttersta vikt då det är utifrån schemat som extratid beräknas, frånvaro del av dag ger rätt avdrag och att semester- och frånvarofaktorer blir rätt. Det är också schemat som ligger till grund för ett korrekt arbetsgivarintyg.

Från bemanningsöversikten kan du enkelt nå funktioner som frånvaro, personuppgifter, anställning med mera.

Guide Bemanningsöversikt: Bemanning | HR-servicecenter

I Självservice under menyn Saldon kan du få en överblick över dina medarbetares semesterdagar, flextimmar, övertidstimmar, anställningsackumulatorer med mera.

I Självservice kan du som chef eller chefsstöd ta fram rapporter för din verksamhet, t ex semesterrapport, adresslistor, anställningsuppgifter med mera.

Guide Rapporter: Rapporter | HR-servicecenter

Anställningsguiden är ett verktyg i Självservice där du som chef skapar nya anställningar, gör förändringar på befintliga anställningar och registrerar avslut av en anställning. I Anställningsguiden blir du guidad steg för steg igenom anställningens alla delar.

Med hjälp av Anställningsguiden blir anställningsprocessen också digital då den möjliggör för e-signering av anställningsavtalet.

Guide Anställningsguiden: Anställningsguiden | HR-servicecenter

Det kan ibland hända att en medarbetare får utbetalt lön som denne inte har rätt till, det kan handla om frånvaro som är sent rapporterad eller att en anställning inte avslutats i tid. När en löneskuld uppstår finns det några saker att ta hänsyn till – det finns bestämmelser som bland annat anger om utbetald lön är preliminär och då kan i de flesta fall göras en rättelse inom fyra månader.

För äldre felaktigheter och felaktigt utbetald lön sker korrigering enligt särskilt regelverk. För alla inblandade parter är det bäst om en löneskuld prioriteras och hanteras så fort som möjligt.

När det uppstår en löneskuld eller en tvist om en löneskuld är det aktuell arbetsgivare som är motparten. Om medarbetaren vill förhandla om löneskulden kontaktar du ditt HR-stöd.

När en löneskuld uppstår och ska hanteras följer du de rutiner som finns i din kommun. Behöver du stöd och vägledning kontaktar du ditt HR-stöd.

Mer information: Löneskuld | HR-servicecenter

Du når HR-servicecenters support antingen via telefon 042-10 20 00 eller via mejl hrservicecenter@helsingborg.se.

Vill du lägga ett ärende till HR-servicecenter skapar du först en inloggning till HR-Servicecenters Helpdesk, här kan du läsa mer om hur du gör Ärendehanteringssystem, helpdesk | HR-servicecenter.

Här kan du förutom att skapa ett nytt ärende även se alla dina ärende, få återkoppling av ärende, och återöppna ett avslutat ärende.

För att skicka in något av HR-servicecenters digitala formulär använder du ”Mina Sidor” som är en formulärmotor kopplad till Helpdesk – här kan du fylla i och signera underlag digitalt.

Mer information om Mina sidor hittar du här: Mina sidor | HR-servicecenter.