Attestera/besluta

För att dina medarbetare ska få rätt lön i rätt tid måste du attestera/besluta posterna i Personec P, självservice, varje månad innan systemet stänger för lönekörning. Det är bra om du attesterar poster löpande under månaden. Exempel på poster som medarbetarna registrerar är sjukfrånvaro, semester, mer- och övertidsersättning och reseräkningar.

Rutin

  • Skapa en prenumeration så att du får e-postmeddelande när du har poster att attestera/besluta.
  • Attestera/besluta löpande.
  • Lägg in en notis i din kalender när systemet stänger för lönekörning.

Systemet stängt för lönekörning

När systemet stänger för lönekörning ser du på tidplan för Personec P, självservice. Tänk på att systemet är stängt vid organisationsförändring och systemuppgradering.

Så här attesterar/beslutar du

När du ska som chef ska attestera/besluta poster eller du som är chefsstöd ska tillstyrka poster går du in i systemet via aktuell roll.

Välj organisation

Börja med att välja organisation.

Öppna underliggande enheter för att få med poster för samtliga organisationsgrenar som ligger under den verksamhet du valt. Gör så här för att öppna underliggande enheter:

  • klicka på pilen till vänster om verksamhetens namn.
  • leta upp den avdelning eller gren som du är ansvarig för.
  • markera avdelning/gren.
  • sätt en bock i rutan för Sökning på underliggande enheter.
  • klicka sedan på Välj.

Ta fram poster att attestera/besluta

  • Gå till vänstermenyn
  • Väl vilken typ av poster du vill attestera/besluta.
  • Välj Beslut samtliga för att se alla oattesterade poster.

Beslut samtliga

Sök oattesterade poster:

  • I fältet för Period väljer du om du vill söka poster för en viss period eller om du vill se samtliga perioder, alla oattesterade poster.
  • Klicka på Sök.

Attestera/besluta

  • bocka i rutan TST eller Bev på de poster du vill tillstyrka eller bevilja.
  • klicka sedan på knappen Tillstyrka/Bevilja längst ner i listan för att attestera/besluta posten.

På poster med avvikande tjänstgöring som är äldre än föregående månad sker inte en automatisk utbetalning av lönen. Denna ersättning måste hanteras manuellt. För att utbetalning ska ske måste du som chef:

  • Bevilja tiderna i Personec P.
  • Skicka därefter ett underlag till HR-servicecenter med information om vem det gäller, vilka poster det gäller samt eventuell ob.

Tips!

  • Efter du beviljat posterna skriver du ut en tidutvärdering och markerar vilka poster det gäller.
  • Komplettera utvärderingen med namn och personnummer.
  • Skicka underlaget till HR-servicecenter.

Frånvaro går att bevilja bakåt i tiden men tänk på att eventuell utbetald OB- eller jour/beredskapsersättning inte regleras automatiskt. Om OB- eller jour/beredskapsersättning ska rättas:

  • skriv ut en tidutvärdering
  • markera de poster som ska dras tillbaka eller ändras.
  • skriv en förklaring över vad det är som ska ändras och hur mycket per orsak
  • skicka underlaget till HR-servicecenter.

Om du har tillstyrkt eller beviljat något som är felaktigt kan du ta bort eller ändra denna post fram till dess att lönen är verkställd.

För att ta bort/ändra till exempel en frånvaro, samma moment gäller om du vill ändra eller ta bort en post under Avvikande tjänstgöring, Turbyte eller Tillägg och Avdrag:

  • sök fram frånvaron under menyn Beslut > Frånvaro
  • välj rätt period och anställd i listan
  • markera Alla
  • klicka på Sök.

Nu ser du poster som är beviljade och ej beviljade:

  • På den rad du vill göra en ändring, klicka på personens blåmarkerade namn för att se mer information om frånvaron.
  • Ändra de uppgifter som är felaktiga och klicka sedan på Spara eller ta bort posten genom att klicka på Ta bort.

Tänk på att du måste registrera avvikande konto innan du tillstyrker/beviljar.

Om du har en post som ska belasta en annan organisation eller kodsträng än den som personen vanligtvis belastar:

  • Ta fram posten det berör, se instruktion ovan.
  • Klicka på Nytt Konto.
  • Skriv in det avvikande kontot i fältet eller klicka på Välj org för att välja rätt gren i organisationsträdet, klicka på Välj sedan OK.