I Personec P, självservice kan du rapportera inrikes resor, kilometerersättning, färdtid, utlägg i samband med din resa samt utrikesresor med traktamente.
Här kan du läsa om hur du gör för att rapportera resor i Personec P, självservice när du
Vid resor med kvitto gör du så här:
Vid resor utan kvitto registrerar du reseräkningen i Personec P, självservice. Vid detta tillfälle behöver du inte skriva ut reseräkningen för arkivering.
Val av förrättning
Under fliken Förrättning väljer du vilken typ av utlägg du söker ersättning för som till exempel kilometerersättning eller att få traktamente om du varit på en förrättning/tjänsteresa med övernattning längre än 50 kilometer från din bostad eller arbetsplats.
Vilka typer av förrättning du kan välja mellan beror på i vilken kommun du arbetar i. Generellt finns det några typer av förrättning att välja mellan:
Efter du valt förrättning fortsätter du din registrering av reseräkningen.
När du klickat på Nytt tillägg får du upp följande ruta.
Färdtid
Registrera Färdtid gör du genom att välja Nytt tillägg och i fältet Antal fylla i det antal timmar du har rest utanför ordinarie arbetstid vid resa 50 kilometer eller mer från den vanliga verksamhetsorten eller från din bostad. Resan måste varat minst 30 minuter och du rapporterar in färdtiden i hel- och halvtimmar (avrundat uppåt till närmsta hel- eller halvtimme).
Som regel använder du Färdtid lägre. Färdtid högre används bara när du har haft färdtid enligt stycket ovan mer än 10 timmar i samma kalendervecka. Rapportera då först 10 timmar Färdtid lägre och därefter resterande timmar som Färdtid högre.
Fler regler kring färdtid finns – fråga din chef om du är osäker vad som gäller i ditt fall.
Du som medarbetare kan även bifoga en fil när du registrerar en reseräkning. En bifogad fil kan till exempel vara ett inskannat kvitto till ett resetillägg.
Tänk på att
När du kommer till momentet Tillägg och väljer att lägga till ett utlägg som till exempel parkeringskvitto klickar du på knappen Bilagor.
Nu öppnas utforskaren i datorn. Markera den fil du önskar bifoga och klicka på Öppna/Open.
Den bifogade filen visas som en miniatyr i rutan när den laddats upp och du sparar Tillägget/Utlägget genom att klicka på Lägg till.
I sammanställningen av dina tillägg hittar du eventuell beskrivning och har du valt att bifoga en fil så hittar du en markering för detta under kolumnen med ett gem. Du kan ändra ditt utlägg genom att klicka på pennan, eller kopiera det genom att klicka på de två dokumenten.
Under översiktsbilden för alla dina resor visas en ikon att det finns en bifogad fil till reseräkningen.
Du har möjlighet att skriva ett meddelande som din chef kan läsa när din reseräkning ska attesteras/beslutas. Klicka på länken Lägg till meddelande och skriv ditt meddelande.
Skicka reseräkning för godkännande
När din reseräkning är sparad och du har kontrollerat att uppgifterna i sammanfattningen är korrekta behöver du också klicka på Skicka för godkännande för att reseräkningen ska komma upp i din chefs beslutslista.
Vill du vänta med att skicka reseräkningen till din chef och kanske vill komplettera reseräkningen med något vid ett senare tillfälle klickar du bara på Spara och går sedan tillbaka till exempel till Mina resor genom att klicka på följande ikon
Under menyn Mina resor hittar du dina inlagda reseräkningar och vilken status dessa har (Inskickad eller Sparad – Ej inskickad). Reseräkningen kan antingen vara skickad till chef för godkännande eller bara sparad.
På bilden nedan ser du exempel på hur det ser ut. I det översta exemplet är reseräkningen skickad för godkännande och chef får upp denna i sin beslutslista. Det nedre exemplet är en reseräkning som är sparad men som inte är skickad för godkännande
Ytterligare information hur du rapporterar resor hittar du längst upp till höger under knappen Hjälp i Mina resor.
I Mina resor i Självservice kan du registrera utrikesresor med traktamente. Vid utrikesresor utan traktamente gör du rapporteringen enligt guide för inrikes resor, registrera reseutlägg.
Registrera utrikesresor med traktamente
Logga in i Självservice och välj Mina resor.
I fliken Grundinformation
I fliken Resejournal fyller du i tider/perioder du vistats i ett land
I fliken Kostavdrag fyller du Inget, Ja, Ja (ej förm) för respektive datum och måltid. Klicka på Tillägg.
I fliken Tillägg kan du registrera Nytt tillägg och Nytt utlägg. Tänk på att rapportera i svenska kronor (SEK). Valutakurs som du ska räkna på är den växlingskurs som var den dagen utlägget gjordes.
Klicka på sammanfattning.
Nu visas en sammanfattning över det du registrerat. I Lägg till meddelande kan du fylla information som din chef sedan kan läsa.
Klicka på Spara eller Spara o skriv ut.
Ytterligare information hur du rapporterar utrikes resa hittar du längst upp till höger under knappen Hjälp i Mina resor.
För att se dina reseräkningar går du till menyn Mina resor. Välj period genom att fylla i From och Tom och klicka sedan på Visa.
Ändra en inskickad reseräkning
Fram tills det att din chef beviljar din reseräkning kan du komplettera den genom att klicka på texten som är blå, i exemplet är det Km ersättning mm.
Vill du ändra i en reseräkning som är inskickad (Skickad för godkännande) kan du göra detta genom att klicka på reseräkningen och sedan välja att Återkalla godkännande. När du gjort detta kan du ändra i reseräkningen och sedan spara och skicka denna för godkännande igen.
Det går inte att återkalla godkännande om reseräkningen redan är tillstyrkt eller beviljad av chef eller chefsstöd.
Ta bort en reseräkning
Vill du ta bort en reseräkning klickar du på papperskorgen.
