Frånvaroorsaker

I denna guide hittar du alla frånvaroorsaker som medarbetare kan rapportera i självservice. Du hittar även en förklaring till när och hur du använder dig av respektive orsak.

Semester

Används när du vill ta semester en hel dag. Rapportera endast datum inte klockslag.

Du måste ta ut 20 semesterdagar om året.  Du får högst ha 30 sparade semesterdagar. Semesterdagar utöver 30 sparade betalas ut som kontant ersättning i februari.

Används när du inte har några betalda semesterdagar. Obetalda semesterdagar kan uppstå om du inte har varit anställd under hela året, varit tjänstledig eller varit föräldraledig en längre tid. Titta på ditt semestersaldo och se hur många dagar du har av varje semestertyp. Betalda semesterdagar används alltid före obetalda. Har du inga obetalda semesterdagar kan du istället ansöka om att vara tjänstledig.

Frånvaron rapporteras med datum from och datum tom. Rapportera endast datum inte klockslag.

Används när du vill ta semester del av dag. Observera att du måste vara i tjänst någon del av dagen.

Du rapporterar datum from och datum tom, samt rapporterar kl. from och kl. tom.
Självservice räknar själv ut när du börjar eller slutar dagen.
Får endast användas av dig som har mer än 25 betalda semesterdagar innevarande år eller har mer än 25 sparade semesterdagar. Vid omvandling av semesterdag till semestertimmar fyller medarbetaren i blanketten som finns på hrservicecenter.se om det inte finns tillräckligt med semestertimmar.

Sjukdom

Med denna orsak rapporterar du som månadsavlönad in sjukfrånvaro. Har du varit sjuk hela dagen fyller du bara i from datum och tom datum, Klockslag ska ej anges!
Insjuknade du under dagen fyller du då i kl. fr.o.m. Självservice räknar själv ut när du slutar för dagen. Rapportera hela sjukperioden i en sammanhängande period, inte dag för dag.

Är du sjuk mer än 7 dagar behöver du ett läkarintyg.
När du varit sjuk i mer än 14 kalenderdagar och din frånvaro är beviljad av din chef sjukanmäler HR-servicecenter dig till Försäkringskassan och du kan ansöka om sjukpenning.

Frånvaron är semesterlönegrundande i 180 dagar.

Förutsättningen för att kunna rapportera in denna orsaken är att där finns ett schema kopplat under frånvaroperioden. Detta görs av arbetsledare/Chef eller chefsstöd/assistent/personalredogörare.

Utvärderingen av t.ex. karensavdrag eller sjuklön blir fel om där inte finns något schema kopplat, innan orsaken läggs in. Guide för hur arbetsledare/Chef eller chefsstöd/assistent/personalredogörare rapporterar in schema hittar ni på hrservicecenter.se

Har du varit sjuk hela dagen fyller du i from datum och tom datum. Insjuknade du under dagen fyller du även i kl. fr.o.m. Självservice räknar själv ut när du slutar för dagen. Rapportera hela sjukperioden i en sammanhängande period, inte dag för dag. Är du sjuk mer än 7 dagar behöver du ett läkarintyg. När du varit sjuk i mer än 14 kalenderdagar och din frånvaro är beviljad av din chef sjukanmäler HR-servicecenter dig till Försäkringskassan och du kan ansöka om sjukpenning.

Sjukorsak du använder när du har fått beslut från Försäkringskassan om Särskilt högriskskydd. Ingen karensdag. Kopia på beslutet om Särskilt högriskskydd skickas till din arbetsledare/Chef som i sin tur skickar en kopia till HR-servicecenter.

Frånvaron är semesterlönegrundande i 180 dagar.

Om det är nödvändigt att besöket sker på arbetstid har arbetstagaren rätt till ledighet med bibehållen lön för förstagångsbesök hos läkare eller tandläkare vid akut sjukdom eller olycksfall.

Arbetsgivaren kan även i övrigt bevilja ledighet med lön för besök inom hälso- och sjukvård.

Föräldraledighet

Används när du är föräldraledig med nytt barn eller om du inte tagit ut någon föräldraledighet  för detta barn. För att använda denna orsak måste du först fylla i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn. Senast tre månader före planerad föräldraledighet ska du anmäla detta till din arbetsledare. Om din ledighet är längre än 120 dagar så behöver du inte byta orsak när 120 dagar gått. Systemet räknar automatiskt ut dina semesterdagar. Semestergrundande i 120 dagar. Om du har rätt till föräldrapenningtillägg så betalas det ut per automatik, och tillägget utbetalas i 180 dagar.

Har du en lön som överstiger 83,33 % av prisbasbeloppet enligt socialförsäkringsbalken (SFB) får man även föräldralön, för att få detta måste man varit anställd hos offentlig arbetsgivare under minst 180 dagar före ledigheten.
I självservice fyller man i datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!

När du är föräldraledig enstaka dagar eller en längre period och du redan varit ledig 120 dagar med föräldraledighet för ett barn använder du denna orsak. Denna orsak är inte semesterlönegrundande så när du är ledig med denna orsak kommer din semester, ferie- eller uppehållslön att påverkas. För att använda denna orsak måste du först fylla i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn.
I självservice fyller man i datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!

Används när du vill vara föräldraledig och vill dela upp uttaget av ditt föräldrapenningtillägg. Orsaken är semesterlönegrundande i 120 dagar. Föräldrapenningtillägg utbetalas under 180 kalenderdagar och som längst till dess att barnet är 24 månader.

För att använda denna orsak måste du först fylla i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn.

I självservice fyller man i datum from och datum tom och ev. omfattning. Klockslag ska ej anges!

Denna orsak väljer du när du har vård av sjukt barn eller när du som förälder men som inte varit gravid ska vara ledig i samband med barns födelse. Det är 10 arbetsdagar du har rätt att vara ledig. För att använda denna orsak måste du först fylla i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn. Är du hemma för sjukt barn hela dagen rapportera endast datum, inte klockslag.

Används när du vill vara partiellt föräldraledig utan lön max 25 % vid större omfattning får man kombinera ledigheten med t.ex. tjänstledighet eller föräldraledighet.
Du kan bara förkorta din tjänst ner till en 75 % tjänst med denna orsaken. Du kan därför inte gå ner till exempel 25 % från en 75 % tjänst. Orsaken kan användas till dess att barnet har fyllt 12 år. I fältet omfattning fyller du i det antal procent du ska vara föräldraledig. Är du till exempel ledig 20 % så skriver du 20. För att använda denna orsak måste du först fylla i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn. I självservice fyller man i datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!

Används när du har fått beslut från Försäkringskassan om graviditetspenning. Kopia av beslutet ska lämnas till arbetsledare/Chef.
I självservice fyller man i datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!

Om det är nödvändigt att besöket sker på arbetstid har du i egenskap av blivande förälder rätt till ledighet för att besöka mödravårdscentral vid högst 2 tillfällen per graviditet. Under sådan ledighet utges ersättning motsvarande 100 % av lönen.

Tjänstledighet

Används när du ska vara tjänstledig hel dag utan lön. Orsaken används också vid partiell ledighet som är under en längre period. Fyll endast i datum, FR.O.M och T.O.M datum och eventuell omfattning vid tjänstledighet under en period, inte klockslag.

Frånvaron är inte semesterlönegrundande.

Används när du vill ta tjänstledigt del av dag vid enstaka tillfällen. Fyll i datum samt kl. from och kl. tom. Går du hem under dagen rapporterar du endast datum och kl. från.
Självservice räknar själv ut när du slutar för dagen.
Frånvaron är inte semesterlönegrundande.

Ferie- och/eller uppehållsanställd: Tjänstledighet i timmar för lärare med ferie eller uppehållsanställd ska rapporteras med datum, omfattning och tim/dag.

T.ex. Du vill vara tjänstledig 3,5 timmar och din arbetsdag är 7 timmar blir omfattningen 50 %.
I tim/dag fyller du i 3:30 (alltså i minuter och inte procent av timme).

Under ledighet för enskilda angelägenheter kan arbetstagare, om synnerliga skäl finns, medges behålla lönen under sammanlagt högst 10 arbetsdagar per kalenderår.

Som synnerliga skäl ska anses nära anhörigs svårare sjukdom eller bortgång, begravning och gravsättning av urna samt bouppteckning efter sådan anhörig. Med nära anhörig avses exempelvis make, maka, registrerad partner, sambo, barn, föräldrar, syskon, svärföräldrar, barnbarn samt mor- och farföräldrar.
Det är din chef som beslutar om denna orsak får användas.

I Självservice registrerar man datum from och datum tom, vid ledighet del av dag anges även kl. from och kl. tom.

Bestämmelsen innebär att arbetstagare som fullgjort arbetstid på annandag pingst ska kompenseras med en ledig arbetsdag under kalenderåret. Det är inte möjligt att spara den lediga dagen. Med fullgjord arbetstid jämställs all ledighet på annandag pingst under förutsättning att arbetstagaren arbetat någon eller några arbetsdagar under den månad då annandag pingst infaller. Därutöver har personer som har semester eller är kompensationslediga hela månaden rätt till en ledig dag enligt bestämmelsen.

6 juni måste infalla en lördag eller söndag för att man ska få rätten till ledighet en annan dag.

Bestämmelsen gäller för Uppehållsanställda men inte för Ferieanställda.
Det gäller inte heller de som är partiellt lediga och förlagt ledig dag till måndagar, och därmed får en ny semesterkoefficient och kalenderdagsfaktor på grund av nytt schema

Studieledighet

Denna orsak använder om du är ledig för studier. Orsaken är inte semesterlönegrundande och ditt semestersaldo kan därför påverkas av din ledighet.

Används när du ska vara studieledig hel dag utan lön.
Orsaken kan också användas vid partiell studieledighet som är under en längre period.
Fyll endast i datum, FR.O.M och T.O.M datum och eventuell omfattning vid studieledighet under en period, inte klockslag.
Frånvaron är inte semesterlönegrundande.

Denna orsak används när du går på betald utbildning i tjänsten. Om utbildningen pågår i högst 7 kalenderdagar får du behålla vad som skulle utgetts i Ob-tillägg.

Facklig ledighet

Används när du vill ansöka om ledighet för facklig tid hel dag.
I självservice fyller man i datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!

Används när du vill ansöka om ledighet för facklig tid del av dag.
I självservice fyller man i datum from och datum tom samt kl. from och kl. tom.

Militärtjänstgöring

Arbetstagare som avser vara ledig från sin anställning för tjänstgöring inom totalförsvaret ska om möjligt anmäla detta till arbetsgivaren 3 månader före ledighetens början. Om detta inte kan ske, exempelvis till följd av annan tvingande reglering eller sent besked om tjänstgöring, ska anmälan göras utan dröjsmål. En arbetstagare ska på arbetsgivarens begäran styrka grunden för inlämnad ledighetsansökan.

Orsaken rapporteras in när du blir kallad till grundutbildningen inom försvarsmakten med datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!
Frånvaron är semesterlönegrundande i 60 dagar.

Arbetstagare som avser vara ledig från sin anställning för tjänstgöring inom totalförsvaret ska om möjligt anmäla detta till arbetsgivaren 3 månader före ledighetens början. Om detta inte kan ske, exempelvis till följd av annan tvingande reglering eller sent besked om tjänstgöring, ska anmälan göras utan dröjsmål. En arbetstagare ska på arbetsgivarens begäran styrka grunden för inlämnad ledighetsansökan.

Orsaken rapporteras in när du ska gå på repetitionsutbildningen inom försvarsmakten med datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!
Frånvaron är inte semesterlönegrundande.

Övrig frånvaro

Denna orsak använder du när du vill ta ut din intjänade extratid som du valt att spara som komptid.
Du hittar ditt kompsaldo under fliken Saldon/översikt – Saldo översikt – Innestående komptid.
Fyll i datum from och datum tom samt eventuellt kl. from och kl. tom
Har du arbetat och vill ta ut kompledighet resterande del av ditt arbetspass behöver du enbart fylla i kl. from

Vid ledighet heldag ska du rapportera detta med datum from och datum tom, Klockslag ska ej anges!

Denna använder du som har flex kopplad till din anställning och vill vara flexledig hel dag.
Vid flexledig del av dag görs utstämpling med koden: Flexledig

Denna orsak använder du som chef när du ska ta ut ledighet för inlöst övertid, då chefer inte har rätt till övertidsersättning.

Vid ledighet heldag ska du rapportera detta med datum from och datum tom, Klockslag ska ej anges!
Vid ledighet del av dag ska du registrera detta med kl. from och kl. tom.

Denna orsak använder du när du har omvandlat din jour, beredskap, Ob-tillägg eller förskjutna arbetstiden
Du hittar ditt saldo under fliken Saldon/översikt – Saldo översikt – Övrig innestående tid
Fyll i datum from och datum tom samt eventuellt kl. from och kl. tom
Har du arbetat och vill ta ut din omvandlade tid resterande del av ditt arbetspass behöver du enbart fylla i kl. from

Vid ledighet heldag ska du rapportera detta med datum from och datum tom, Klockslag ska ej anges!

Denna orsak använder man när man vårdar en nära anhörig, frånvaro meddelar man till sin arbetsgivare/chef och sedan registrerar in detta så fort som möjlighet. Detta görs i samband med att man fått det beviljat av Försäkringskassan.
I väntan på beslut föreslås att man lägger in tjänstledighet helt/delvis, så att inte för mycket lön utbetalas.
Frånvaron är semesterlönegrundande i 45 dagar.

Orsaken används när du är ledig hel dag utan lön för politiska förtroendeuppdrag inom kommunen. Fyll endast i from datum och tom datum. Klockslag ska ej anges!
Frånvaron är inte semesterlönegrundande.

Orsaken används när du är ledig utan lön del av dag för politiska förtroendeuppdrag inom kommunen. Fyll i datum from och datum tom samt kl. from och kl. tom.
Frånvaron är inte semesterlönegrundande.