Frånvaro på en medarbetare

Så här rapporterar du som chef eller chefsstöd in frånvaro på en medarbetare.

För rapportering av sjukdom eller vård av barn samt för timavlönad hittar du information längre ner på sidan under fliken Timavlönad. Ska du rapportera tjänstledighet del av dag på en ferie- eller uppehållsanställd rapporteras detta på ett speciellt vis. Mer om detta hittar du längst ner i guiden.

Börja med att välja organisation:

leta upp den gren där medarbetaren du önskar att rapportera frånvaro ligger placerad
markera avdelning/gren
klicka sedan på Välj
du kan även välja hela verksamheten genom att bocka i Sökning på underliggande enheter och därefter leta fram medarbetaren i en fullständig lista över dina anställda.

Efter du har valt organisation:

gå till menyn Beslut
välj Frånvaro

leta fram medarbetaren under listan Anställd, välj Period och klicka på Visa
klicka på den gröna knappen Ny.

I rutan som visas fyller du i:

Frånvaroorsak (Guide Frånvaroorsaker)
Datum from
Datum tom (vid långtidssjukfrånvaro se nedan)
Eventuellt från och med klockslag
Eventuell omfattning (till exempel 0.250 för 25 procent)

Långtidssjukfrånvaro

Om en medarbetare är långtidssjukskriven ska

en bock sättas i rutan Ber mån ut (Beräkna månaden ut)
läkarintygets till och med datum registreras i rutan för Läkarintyg tom.

Vid långtidssjukfrånvaro fyller du i TV (tillsvidare) i Datum tom.

Partiell frånvaro

Har din medarbetare en partiell frånvaro, alltså en frånvaro med omfattning under en längre period finns det ett par punkter att tänka på för dig som chef eller chefsstöd. Du behöver bland annat skapa ett placeringsschema med arbetstiden och kryssa i vissa bockar i schemat och frånvaron för att denna ska utvärderas rätt. Mer om detta hittar du i guiden Bockar vid rapportering.

Ferie- och uppehållsanställda – Tjänstledighet del av dag

Tim/dag och Omfattning

När du ska rapportera tjänstledighet (Tjänstledig timmar) del av dag på en ferie- eller uppehållsanställd fyller du i:

Tim/dag (hur många timmar medarbetaren varit tjänstledig)
samt
Omfattning (hur många procent av dagens arbetstimmar medarbetaren varit tjänstledig).

Du fyller alltså inte i klockslag.

Exempel:
2 timmars tjänstledighet fylls i i fältet Tim/dag. (2,5 timmar skriver du enligt följande: 2:30).

I fältet Omfattning räknar du ut hur många procent av arbetstiden som varit tjänstledig: 2 timmars tjänstledighet delat på 7 timmars arbetsdag = 29%.

Vid sjukdom eller vård av barn

När en timanställd blir sjuk eller har tillfällig föräldrapenning/vård av barn så ska frånvaro registreras. Du behöver även skapa ett schema och en placering för att sjuklön ska utbetalas. Placeringsschema upprättas enligt gällande rutiner i aktuell kommun.

För att rapportera frånvaro för en timavlönad får det inte ligga något arbetspass under Avvikande tjänstgöring på samma dag som sjukfrånvaron gäller. Skulle medarbetaren bli sjuk del av arbetspasset (insjuknande dagen) så ska hela arbetspasset anges i placeringsschemat. När sedan frånvaron registrerats så rapporteras klockslag från den tid när personen gick hem.

Skapa ett schema och en placering för sjukperioden.

När placeringen är gjord kan sedan frånvaron rapporteras.

Tänk på att bara fylla i klockslag på frånvaron om medarbetaren gick hem för sjukdom eller vård av barn under en del av arbetspasset.

Följande frånvaroorsak används vid rapportering av sjukdom där semesterersättningen utbetalas vid varje utbetalningstillfälle.

Är du osäker om medarbetaren har en anställning där semesterersättning betalas ut vid varje utbetalningstillfälle kan du kontrollera detta på medarbetarens föregående lönespecifikation. Under timlönen ska det finnas en rad för semesterersättning. OBS: Avvikelser finns – se information längre ner.

Orsaken Tillf fp +semers Timanst används vid vård av barn/tillfällig föräldrapenning på anställningar där semester utbetalas vid varje utbetalningstillfälle.

Tidutvärdering

Tidutvärderingen är ett bra verktyg för att få en överblick över arbetstiden och frånvaron. I exemplet nedan är sjukdom inrapporterat del av dag den 10/2. Medarbetaren får timlön för två arbetade timmar och resterande två timmar ligger som sjuk. På lönespecifikationen blir dessa två timmar sjukdom ett karensavdrag.

Tänk på att om man lägger en placering över en längre tid så genereras det LAS-dagar även för fridagarna. Har medarbetaren endast tackat ja till att arbeta enstaka/sporadiska pass och blir frånvarande vid något eller några av dessa tillfällen så görs en ny placering för varje nytt frånvarotillfälle.

Timavlönad utan rätt till sjuklön

Har medarbetaren inte rätt till sjuklön från arbetsgivaren så ska detta ändå registreras med schema, placering och frånvaro. Sjukfrånvaron rapporteras dock istället med följande orsak.

Rapportering av sjukdom ska göras på grund av förfrågningar om närvaro och frånvaro från Försäkringskassan samt för att få historik på dagar och timmar som medarbetaren skulle varit i tjänst.

Avvikelse

Har medarbetaren en timanställning där semesterersättningen inte betalas ut vid varje utbetalningstillfälle så använder du samma frånvaroorsaker som för månadsanställda. Sjukdom samt Sjukt barn/10-dagar. Detta gäller främst de timavlönade som går på Beredskapsavtalet eller PAN-avtalet.