Frånvaro på en medarbetare

Så här rapporterar du som chef eller chefsstöd in frånvaro på en medarbetare.

För rapportering av sjukdom eller vård av barn samt för timavlönad hittar du information längre ner på sidan under fliken Timavlönad. Ska du rapportera tjänstledighet del av dag på en ferie- eller uppehållsanställd rapporteras detta på ett speciellt vis. Mer om detta hittar du längst ner i guiden.

Börja med att välja organisation:

  • leta upp den gren där medarbetaren du önskar att rapportera frånvaro ligger placerad
  • markera avdelning/gren
  • klicka sedan på Välj
  • du kan även välja hela verksamheten genom att bocka i Sökning på underliggande enheter och därefter leta fram medarbetaren i en fullständig lista över dina anställda.

Efter du har valt organisation:

  • gå till menyn Beslut
  • välj Frånvaro

  • leta fram medarbetaren under listan Anställd, välj Period och klicka på Visa
  • klicka på den gröna knappen Ny.

I rutan som visas fyller du i:

  • Frånvaroorsak
  • Datum from
  • Datum tom (vid långtidssjukfrånvaro se nedan)
  • Eventuellt från och med klockslag
  • Eventuell omfattning (till exempel 0.250 för 25 procent)

Långtidssjukfrånvaro

Om en medarbetare är långtidssjukskriven ska

  • en bock sättas i rutan Ber mån ut (Beräkna månaden ut)
  • läkarintygets till och med datum registreras i rutan för Läkarintyg tom.

Vid långtidssjukfrånvaro fyller du i TV (tillsvidare) i Datum tom.

Partiell frånvaro

Har din medarbetare en partiell frånvaro, alltså en frånvaro med omfattning under en längre period finns det ett par punkter att tänka på för dig som chef eller chefsstöd för att ledighetsavdraget ska bli korrekt. Mer om detta hittar du i guiden Bockar vid rapportering.

Ferie- och uppehållsanställda – Tjänstledighet del av dag

Tim/dag och Omfattning

När du ska rapportera tjänstledighet (Tjänstledig timmar) del av dag på en ferie- eller uppehållsanställd fyller du i:

  • Tim/dag (hur många timmar medarbetaren varit tjänstledig)
    samt
  • Omfattning (hur många procent av dagens arbetstimmar medarbetaren varit tjänstledig).

Du fyller alltså inte i klockslag.

Exempel:
2 timmars tjänstledighet fylls i i fältet Tim/dag. (2,5 timmar skriver du enligt följande: 2:30).

I fältet Omfattning räknar du ut hur många procent av arbetstiden som varit tjänstledig: 2 timmars tjänstledighet delat på 7 timmars arbetsdag = 29%.

Timavlönad

När en timanställd blir sjuk eller har tillfällig föräldrapenning/vård av barn så ska frånvaro registreras. Du behöver även skapa ett schema och en placering för att sjuklön ska utbetalas. Placeringsschema upprättas enligt gällande rutiner i aktuell kommun.

För att rapportera frånvaro för en timavlönad får det inte ligga något arbetspass under Avvikande tjänstgöring på samma dag som sjukfrånvaron gäller. Skulle medarbetaren bli sjuk del av arbetspasset (insjuknande dagen) så ska hela arbetspasset anges i placeringsschemat. När sedan frånvaron registrerats så rapporteras klockslag från den tid när personen gick hem.

Skapa ett schema och en placering för sjukperioden.

När placeringen är gjord kan sedan frånvaron rapporteras.

Tänk på att bara fylla i klockslag på frånvaron om medarbetaren gick hem för sjukdom eller vård av barn under en del av arbetspasset.

Följande frånvaroorsak används vid rapportering av sjukdom där semesterersättningen utbetalas vid varje utbetalningstillfälle.

Är du osäker om medarbetaren har en anställning där semesterersättning betalas ut vid varje utbetalningstillfälle kan du kontrollera detta på medarbetarens föregående lönespecifikation. Under timlönen ska det finnas en rad för semesterersättning. OBS: Avvikelser finns – se information längre ner.

Orsaken Tillf fp +semers Timanst används vid vård av barn/tillfällig föräldrapenning på anställningar där semester utbetalas vid varje utbetalningstillfälle.

Tidutvärdering

Tidutvärderingen är ett bra verktyg för att få en överblick över arbetstiden och frånvaron. I exemplet nedan är sjukdom inrapporterat del av dag den 10/2. Medarbetaren får timlön för två arbetade timmar och resterande två timmar ligger som sjuk. På lönespecifikationen blir dessa två timmar sjukdom ett karensavdrag.

Tänk på att om man lägger en placering över en längre tid så genereras det LAS-dagar även för fridagarna. Har medarbetaren endast tackat ja till att arbeta enstaka/sporadiska pass och blir frånvarande vid något eller några av dessa tillfällen så görs en ny placering för varje nytt frånvarotillfälle.

Timavlönad utan rätt till sjuklön

Har medarbetaren inte rätt till sjuklön från arbetsgivaren så ska detta ändå registreras med schema, placering och frånvaro. Sjukfrånvaron rapporteras dock istället med följande orsak.

Rapportering av sjukdom ska göras på grund av förfrågningar om närvaro och frånvaro från Försäkringskassan samt för att få historik på dagar och timmar som medarbetaren skulle varit i tjänst.

Avvikelse

Har medarbetaren en timanställning där semesterersättningen inte betalas ut vid varje utbetalningstillfälle så använder du samma frånvaroorsaker som för månadsanställda. Sjukdom samt Sjukt barn/10-dagar. Detta gäller främst de timavlönade som går på Beredskapsavtalet eller PAN-avtalet.

När en timanställd blir långtidssjuk ska frånvaron registreras i Personec P. Tänk på att först göra en placering. När en placering är gjord kan systemet utvärdera tid/ersättning till den anställde och sjuklön kan betalas ut.

Gör så här

Du lägger placeringsschema och SchemaId enligt de rutiner som gäller i din kommun.

Om den timanställde arbetar strödagar går det att lägga samtliga turer i samma schema. Dock måste du lägga placeringarna dag för dag så att inte LAS-dagar genereras.

Samma sak gäller för frånvaroposterna.

Vid avvikelse
Om medarbetaren har en timanställning där semesterersättningen inte betalas ut vid varje utbetalningstillfälle använder du samma frånvaroorsaker som för månadsanställda, Sjukdom-Sjukdom. Gäller främst de timavlönade som går på Beredskapsavtalet eller PAN-avtalet.

Inte rätt till sjuklön
Om medarbetaren inte har rätt till sjuklön från arbetsgivaren så ska du ändå registrera schema, placering och frånvaro. Rapportera med Frånvarotyp: Sjukdom samt Frånvaroorsak: Sjuk tim ej sjuklönelag.

Anledning till att du ska rapportera sjukdom även om medarbetaren inte har rätt till sjuklön är för att

  • Försäkringskassan ska få rätt information om närvaro och frånvaro
  • få historik på dagar och timmar som medarbetaren skulle varit i tjänst.

Om det är mer än 5 dagar mellan arbetspassen
Om det är mer än 5 dagar mellan arbetspassen och tillhör samma sjuklöneperiod måste du göra en markering

Om där är mer än 5 dagar mellan arbetspassen, men det ändå tillhör samma sjuklöneperiod måste man göra en markering i knappen ”Historik”, detta för att systemet för att det ska förstå att denna posten tillhör samma sjuklöneperiod. Lägg då till Datum fr o m för första sjukdag.

Sjukanmäld till Försäkringskassan
För att den anställde ska bli sjukanmäld till Försäkringskassan måste du manuellt lägga in värden i fältet Försäkringskassan. Fältet får du fram genom att genom att trycka på knappen Visa förskasseuppg.