Ombokning via webben – Helsingborgs stad

För att skapa ombokningar via webben krävs att man har behörighet till rollen Ombokning Webb vilken tilldelas via Neptune. För att söka behörighet till funktionen Ombokning Webb skickas ett meddelande till hravdelningen@helsingborg.se där det framgår att behörigheten gäller för ombokning av lönekostnader.

Utbildning

Denna typ av behörighet ger åtkomst och möjlighet att ta bort/skapa ombokningar för samtliga förvaltningar för Helsingborgs stad. I och med detta behöver du gå en utbildning i samband med att du tilldelas behörighet. För att boka tid för utbildning kontaktar du HR-servicecenter.

Inloggning via HR-sidan

Inloggning gör du via Helsingborgs stads intranät och HR-sidan.

Meny för ombokning – Uppföljning kontering

En ombokning gör du via valet Uppföljning kontering:

OBS! Konton som börjar på 1 eller 2 kan endast i undantagsfall bokas om!

• Utbetalningsdatum
  visar samtliga verkställda utbetalningsdatum.
• Endast aktuella
  visar senaste månaders utbetalningsdatum, avmarkera om du vill söka fram äldre utbetalningsdatum. OBS! Omboka inte poster som tillhör tidigare bokföringsår som numera är stängda.
• Ej utb.datum
  Markera här om du vill ange en period istället för att välja ett enskilt löneutbetalningsdatum.
• Period f om/Period t om
  Ange önskad period (-er) med ÅÅÅÅMM.
• Koddelarna i kodsträngen
  Ange ett eller flera värden för urval.
• Ombokn-status
  Urval kan göras på status 1,2,3 eller 9.
• Personnummer
  Urval på personnummer (eller del av) kan anges här.
• Orsak
  Urval kan göras på orsakskod (eller del av).
• Del av kod
  Markera här om del av kod ska användas vid sökning.
• Visa sociala avg
  Markera här om sociala påslag ska visas och kunna bokas om. Denna markering är lätt att missa!
• Antal rader
  Här kan du välja hur många rader som ska visas i listan (maxantal 2000 rader – välj alltid max för att inte riskera att tappa visning av rader).
• Återställ sökvillkor
  Ifyllda urval på bilden rensas.
• Visa ombokningar
  Poster med status 2 och 3 visas för de urval du gjort.
• Visa
  Visar samtliga poster för angivet urval.

Begränsa urvalet för att undvika belastning av prestandan. Om du inte anger något urval läser systemet av samtliga bokföringsposter. Detta kan ta lång tid och det finns risk för att systemet går ner och signal Time-out visas.

Bocka i Visa sociala avgifter

• Listan kan bli flera sidor lång, kom ihåg att kontrollera att du har max antalet rader som inställning.
• Max antal rader att visa är 2000 st.
• Längst upp visas Totalsumman och antalet rader för valt urval samt hur många rader urvalet innehåller totalt.
• Om flera sidor skapas finns det knappar längst ner på sidan för att bläddra Framåt/Bakåt.

När du valt ett urval visas följande kolumner. Du kan klicka på rubriknamnet för att sortera innehållet i kolumnerna i stigande eller fallande ordning:

• Namn
• Personnummer
• Anstnr
• Orsak
• Förvaltning
• Koddelarna i kodsträngen
• Belopp
• Undantas: markeras om någon/några av urvalets poster inte ska bokas om.
• Status: visar om poster varit/är föremål för ombokning, status 1,2,3 eller 9.
• Ombokar: visar IDnr på den post som har bokats om.
• ID: unikt IDnr för varje post.
• Arbgfrom Arbgfrom: Vilken månad arbetsgivaravgifterna gäller
• Utbetdat: utbetalningsdatum
• Benämning av tjänst
• Anställningstyp i klartext
• Avtalskod
• Semestergrupp, kod
• Utbetalningsdatum för posten
• Fr om T o m: visar händelsedatum för poster om inställning gjorts i P

• Markera en rad i listan som visas och välj någon av knapparna.
  Nytt fönster öppnas med mer information.

• Knapparna visar olika uppgifter för personen/anställningen:

Totalsumman av valda rader visas överst i listan.

Räkna om summa beräknar om totalsumman för urvalet om poster markerats i kolumnen ”Undantas”.

När urvalet är valt och endast de poster som ska ombokas visas i listan klickar du på knappen Omboka urval.

Urvalslistan stängs ner och ny ruta öppnas.

Här anger du de nya koddelar som ska gälla istället för de tidigare.
Ange endast den/de koddelar som ska ändras, övriga koddelar kvarstår som förut.

Om en koddel ska tas bort och inte ersättas med en ny ska ”blanksteg” rapporteras i den koddelen.

Klicka på OK för att genomföra ombokningen.

Om du vill boka om poster till flera olika konteringar kan procentfördelning användas.

Ange antal procent som ska bokas. Om fler konteringsrader behövs klicka på knappen Skapa ny rad.

Exempel

Vid urval som på bilden nedan kommer 50 % att bokas mot ansvar 1303, 25 % bokas mot ansvar 1304 och resterande 25 % att stå kvar på sin ursprungliga kontering.

I funktionen Kodkontroll visas knappen Sök konto sista raden. 

En ny ruta öppnas där koddelen kan fyllas i, klicka på Sök kontodel för att se om den koddel du vill använda är godkänd och inlagd i Personec P.

Om du ångrar en rad vid procentfördelning kan du ta bort dem, en rad i taget underifrån med knappen ”Ta bort sista raden”.

När du skapat de fördelningar du vill ha väljer du OK och ombokningen är klar!

Ombokning av belopp kan

• bara göras om du bokar om en rad och
• beloppet kan endast bokas om till en ny kontering och
• den kan inte kombineras med procentfördelning.

Rutan för Belopp visas när du i ditt urval har 1 rad.
Klicka på OK för att genomföra ombokningen.

Helsingborgs stad använder inte denna funktion.

Kodkontroll finns endast på förvaltning.

Om funktionen Kodkontroll används finns det ett register som innehåller samtliga koddelar och deras godkända värden.

Beroende på systeminställningar är meddelande Ej godkända koddelar antingen stoppande eller endast en varningssignal.

När du har gjort dina urval och tryckt OK som beskrivs i guiden skapas en ombokning och en vänta-signal visas på skärmen. Signalen släcks när ombokningen är klar och ett kvitto visas att ombokning är utförd.

Gör ett urval i Urvalsvillkor för att söka fram ombokade poster. Klicka sedan på Visa ombokningar.

En lista visas på de ombokningar som skapats, status 2 och 3:

Det går inte att ändra skapade ombokningsposter. Har ombokningen blivit fel måste posterna tas bort och nya ombokningsposter skapas.

Det är endast ombokningsposter med Status 2 och 3 som kan tas bort med knappen Ta bort ombokning.

OBS: Försäkra dig först om att du endast läst fram dina egna ombokningar.

Ombokningsstatus sätts vid ombokning, saknas uppgift i detta fält har posten inte varit aktuell för ombokning.

Fältet Ombokningsstatus kan ha följande värden:

1             Ombokningspost som det skapats ekonomifil för

2             Bortbokning

3             Uppbokning på ny kodsträng (kan finnas en eller flera)

9             Ombokningspost som exporterats till Uppföljningssystem/Utdata

Gäller för Helsingborgs stad

Från 2014 skapas påslagen för sociala avgifter via Personec P istället för automatgenerering i ekonomisystemet.

Fördelen med att skapa påslagen via Personec P är att hänsyn kan tas till de olika åldersgränserna för arbetsgivaravgifterna och dessutom visas per person i uppföljningssystem.

Det ska fortfarande betraktas som ett generellt påslag men kontakta gärna Ekonomi- och Styrning, stadsledningsförvaltningen, Helsingborgs stad, om du ser att avgifterna avviker markant.

Konteringsinformationen lyfts över till Beslutsstöd och bildar där underlag för uppföljning av verksamhetens personalkostnader.

Gäller för Helsingborgs stad

När en lönetransaktion konteringbearbetas i Personec P  skapas det samtidigt bokföringsrader avseende sociala avgifter(sker i princip varje natt).

Påslag som skapas:

• Påslag för arbetsgivaravgifter enligt ålder – konto 5611
• Påslag för pensionskostnad enligt ålder – konto 5720
• Påslag för försäkringskostnad – konto 5611
• Påslag för semesterkostnad (semesterskuld) för BEA/PAN – konto 5111

Påslagen

Information om vilka påslag som sätts för olika grupper/åldrar skickas ut av Enheten för ekonomi och uppföljning, stadsledningsförvaltningen, Helsingborgs stad. Vid årsskifte bör man vara särskilt observant för vilket bokföringsår och vilka påslag som gäller för de poster man vill boka om.

Dessa påslag visas inte automatiskt i fönster Uppföljning. Gör följande för att ta fram även dessa påslag vid sökning/ombokning:

• markerar du checkrutan Visa sociala avg
• gör lämpliga urval
• markera Visa sociala avgifter
• välj Visa.

Kontokartan gäller för Helsingborgs stad.

För att få en överblick av vilka konto som genererar automatiska påslag kan denna kontokarta ge vägledning:

* sem-påslag genererar ytterligare påslag för arbavg, försäkring och pension via orsakerna CCARBDE1, CCFORDE1, CCPENDE1.

I menyn Organisation kan du välja den organisation/förvaltning du vill söka information för. Tänk på att markera Sökning på underliggande enheter. Klicka på Välj. 

I menyn Konto anställning – Konto/Proc går det att få en överblick över vilken kontering som finns inlagd för en enskild medarbetares anställning går det att ange personnummer eller del av personnummer. Klicka därefter på Sök. Här går det även att se om fördelning finns inlagt för personens anställning.

OBS: Aktuella uppgifter visas här, inte hur personens lön har bokats.

Ombokningsfönstret kan även användas för att kvalitetssäkra bokföringen i förväg.

Ange till exempel en konteringskombination och se vilka anställda som har denna kontering. Det är dock inte möjligt att skapa ombokningar för poster som ännu inte lästs in i ekonomisystemet – hittar du fel på kontering som gäller innevarande månad kontakta HR-servicecenter med besked om hur konteringen ska korrigeras för att bli korrekt innan löneperioden stängs.

• Fördel: kontroll och åtgärd kan göras i förväg och förbättrar kvaliteten.
• Gå gärna in i Uppföljning och testa olika sätt att göra urval för att se vilka effekter det blir på vad som visas i fönstret.

Av olika skäl begränsas behörigheten för vissa funktioner/sidor i Personec P och då visas nedanstående text-ruta. Stäng rutan och prova en annan funktion.

VIKTIGT

• De konton som är centrala till exempel skatt, nettoutb, ska inte bokas om.
• Kolla en extra gång att det bara är de poster som ni vill boka om som blir ombokade eftersom behörigheten är hela Organisationen.
• Glöm inte att även omboka social avgifter om sådana finns bokade.