Schema

Funktionen Schemauppgift använder du när du ska registrera, ändra och kontrollera scheman. Alla scheman är veckovisa och medarbetaren knyts till ett visst schema under en viss tid. Ett schema är uppbyggt av schematurer där en tur beskriver ett arbetspass inklusive raster.

Rutin

  • Scheman i Personec P, självservice baseras veckovis, måndag till söndag, på ett rullande scheman.
  • Ett schema ska ligga på yttersta grenen, det vill säga längst ner/ut i organisationsträdet. Öppna alla pilar så kommer du ner på rätt gren.
  • Organisation/Schemanamn, Schema-ID och Rad är den unika schemaidentiteten. Du kan inte skapa två scheman med samma identitet.
  • Anställningar är knutna till ett grundschema. Det är denna rad som genererar rätt sysselsättningsgrad och lön. Ett grundschema skapas av lönespecialister.
  • Placeringsschema skapas för att visa hur medarbetaren faktiskt arbetar. När ett placeringsschema knyts till medarbetaren så ersätter det automatiskt grundschemat under den tidsbegränsade period placeringen gäller.
  • Vid partiell/delvis frånvaro behöver ett placeringsschema skapas på den sysselsättningsgrad som medarbetaren har i tjänst. Här kan du läsa mer om vad du ska tänka på när ett partiellt schema ska kopplas på.

Så här gör du för att registrera schema

Logga in i självservice och går till menyn Schemauppgifter.

  • Sök organisation genom att klicka på de tre blå strecken under texten Organisation.
  • Välj fram den yttersta gren där medarbetarens anställning är knuten.
  • Klicka på Ny till höger om texten Schema.

I denna vy fyller du i

  • Schema ID – Namnet på schemat
  • Gruppnr – Oftast siffran 1
  • Rad – Ange siffran 1

Om du vill skapa ett nytt schema med samma schema-id för samma person fyller du på med rad 2 och så vidare.

Om du endast ska göra en ändring i schemat räcker det oftast med ett nytt from-datum. Läs mer under fliken Ändra i schema.

  • I fältet Schematyp anger du om det är ett arbetsschema eller ett jour-/beredskapsschema.
  • HTid/v är det heltidsmått medarbetaren har i sin anställning.
  • I fältet Ant vnr fyller du i det antal veckor som schemaperioden omfattar.
  • I fältet Start vnr anger du vilken schemavecka som är den första i perioden.
  • I fältet Datum From anges när schemat börjar gälla och i fältet Datum Tom ska det stå Tv (tills vidare). I Datum Tom-fältet kan man senare sätta ett till och med datum när schemat inte längre är aktuellt för någon medarbetare.

Helgarbetstid

Helgarb ska väljas för vissa personalgrupper. Valet är viktigt eftersom det bland annat ger rätt utvärdering av arbetstid, uppehållslön, ferielön med mera.

  • När du fyllt i alla uppgifter klickar du på Skapa ett nytt schema.

Skapa turer i schemat

När du klickat på Skapa ett nytt schema får du upp en sida som ser ut som nedanstående bild.

  • Klicka på Redigera för att komma till sidan där du fyller i de olika turer (arbetstider) som ingår i aktuellt schema.
  • Fyll i turerna direkt i schemat, om schemat är ett enveckas-schema som i exemplet.
  • Beskriv exakt förändrad tur för sig så att alla registreringar som senare görs av medarbetaren utvärderas från aktuell tur, till exempel frånvaro en del av dag eller extratid.

Du kan välja att visa schemauppgiften med klockslag eller turer. Ovan visas klockslag, nedan turer.

  • Plustecknet används när du vill välja tur från turlistan. Minustecknet raderar vald tur den dagen.
    Du kan även klicka på ett grönt plustecken för att få upp en turlista där du fyller i de turer du behöver.
  • För att skapa en ny tur väljer du ett tur-id, till exempel A, fyller i tiderna och klickar på Spara.
  • För att välja in en tur från turlistan klickar du på Välj till höger.
  • Har du sparat dina turer, men inte önskar välja in någon tur eller om du inte gjort några förändringar klickar du på krysset uppe till höger för att komma tillbaka till föregående bild.

Nu kan du fylla i turerna i schemauppgiften. Om du gör ett schema med dygnspass, tänk på att lägga turerna på det dygn där det ligger flest antal timmar. Vid lika antal läggs turen på avstigningsdygnet.

Efterhand som du fyller i turerna i schemat uppdaterar systemet hur många timmar schemat totalt omfattar samt antal pass, sysselsättningsgrad och faktorer.

Kontrollera att schemats sysselsättningsgrad stämmer överens med medarbetarens sysselsättningsgrad i anställningen. Det stora minustecknet raderar samtliga turer i schemat.

  • När du är klar med att fylla i turer i schemat klickar du på Spara.
  • Nedanstående varning kommer upp. När du sparar ett helt nytt schema trycker du på Spara igen.

  • Genom att klicka på bakåtpilen till vänster om Schemauppgift kommer du tillbaka till startbilden.

Utskrift

Klicka på knappen Skriva ut om du önskar skriva ut det färdiga schemat. Knappen finns uppe till höger i schemavyn.  Du kan också välja utskrift via den blå pilen som finns bredvid knappen Välj i schemalistan.

Anteckning

Om du önskar kan du göra en anteckning i schemat. Det gör du genom att klicka på Anteckning, finns uppe till höger i schemabilden.

Anteckningen kan du sedan läsa genom att klicka på Ant, finns sist i schemaraden på startbilden. Det går även att söka efter inlagda meddelanden och anteckningar genom att klicka på Medd & Ant.

Logga in i självservice och välj menyn Schemauppgift.

Sök schema:

  • Klicka på Schemauppgift.
  • Klicka på de tre blå strecken under texten Organisation och sök organisation.
  • Välj den yttersta gren där medarbetarens anställning ligger. Vill du se både arbetsschema och jourschema välj Alla i fältet Schematyp.
  • Klicka på Visa.

Nu ser du en lista över de aktuella scheman som finns på vald gren.

Om schemat även fortsättningsvis ska ha samma heltidsmått, sysselsättningsgrad och faktorer kan du göra förändringen i det schema som finns. Det är väldigt viktigt att du anger ett nytt från och med-datum på schemat när du är klar.

För att se schemauppgiften klickar du på schema ID, exemplet NYTT SCHEMA.

Klicka på Redigera för att göra förändringar i schemat. Du kan skapa nya turer och fördela i schemat. Du kan även förändra antalet veckor som schemat ska sträcka sig över samt startvecka. Sysselsättningsgraden och faktorerna räknas om automatiskt.

För att ändra klockslag i befintliga turer skriver du de nya klockslagen direkt i schemaveckan.

Tänk på att registrera nytt Datum From från och med datum då befintlig tur ska ändras. Om du inte fyller i nytt datum i Datum From ändras turen bakåt i tiden från när tidigare schema började gälla.

När du sparar förändringen får du varningssignal. Kontrollera att du angett ett nytt fr o m-datum på schemat. Har du inte gjort det, klicka på Avbryt och ange datum. Klicka därefter på Spara igen.

Tänk på

Om datum inte ändras kommer tidigare registrerade schemauppgift att skrivas över. Det får konsekvenser för medarbetaren som till exempel beräkning av tidigare uttagen semester och felaktiga uppgifter på arbetsgivarintyg med mera.

Ändrar du i ett schema som är kopplat till antingen en anställning eller är knutet i en placering och ändringen gäller datum bakåt i tiden får du upp en varning när du försöker spara dina förändringar. Ändring av ett schema som har utvärderat lön, till exempel ligger till grund för Ob-tillägg som har utbetalats får inte ändras. Klicka på avbryt och sätt ett nytt from-datum. Ska ett schema och ersättning som utvärderats genom schemat ändras bakåt i tiden kontaktar du HR-servicecenter.

Kontrollera vem/vilka personer schemat är knutet till

Du kan kontrollera vem/vilka personer schemat är knutet till genom att klicka på Anställningar respektive Placeringar som du hittar uppe till höger i schemabilden.

Anställningar: Genom att klicka på Anställningar får du fram en lista över den/de personer som har/har haft schemat knutet i anställningen.

Placering: Motsvarande information får du gällande vilken/vilka personer som har schemat knutet som ett placeringsschema när du klickar på Placeringar.

Funktionen att visa vem/vilka personer schemat är knutet till når du även genom att klicka på informationsknappen framför schemaID i startbilden. Då öppnas ytterligare information och funktioner.

Ett schema som har varit knutet till en person kan inte tas bort.

Det kan behöva göras en ny knytning av förändrat schema för att det ska börja gälla vid utvärdering.

Sök fram det schema du vill kopiera och klicka på schema ID:t.

Skapa en kopia genom att klicka på Skapa kopia.

Eftersom alla scheman måste vara unika måste du ändra identiteten på det kopierade schemat. Det gör du genom att välja en annan organisation eller genom att ange ett annat schema ID och radnummer.

När du ändrat identiteten klickar du på Skapa ett nytt schema. Nu har du skapat ett nytt schema med ny identitet som behåller alla övriga uppgifter från det tidigare schemat.

Om du vill förändra något i det nya schemat klickar du på Redigera.

En placering görs för att knyta det schema som skapats för att visa hur medarbetaren faktiskt arbetar. Placeringen kopplar ett skapat schema till en viss person som detta schema ska gälla för. Placeringsschemat ersätter automatiskt grundschemat under den tidsbegränsade period som placeringen gäller.

Det går bra att ett placeringsschema och en placering för de som är ferie- eller uppehållsanställda ligger över ferien/uppehållen både sommar och jul.

Timavlönad medarbetare som blir sjuk

Om en timavlönad medarbetare blir sjuk och har kvalificerat sig för sjuklön från arbetsgivaren måste det skapas ett placeringsschema med de inbokade arbetstiderna. Detta för att sjuklön ska kunna utbetalas.

Knyt placeringsschema till anställning via Placering

  • Under menyn Placering hittar du fältet Sök placering.
  • Du kan välja mellan att söka på Alla perioder eller välja att söka fram en viss period.
  • Om du söker med period och ska skapa en ny placering måste du i sökintervallet uppge startdatum av placeringen du ska skapa.
  • Klicka på knappen Sök som finns längst ner till höger.

Du kan även välja att bara söka på arbetsscheman eller jourscheman, placeringar som inte är beviljade eller alla. Vi rekommenderar att du väljer alla perioder och visa alla scheman.

  • Välj fram den person du vill skapa en placering för i listan Anställd. Hittar du inte personen du söker kan du behöva gå in under menyn Organisation och se över vilken gren du söker på.

Skapa placering och knyta schema till placering

  • För att skapa en ny placering letar du fram rätt person och trycker på Ny Placering.
  • Nu får du upp en ny flik där du ska välja in det schema du skapat och som ska ersätta personens ordinarie schema.
  • Ange om schemat är ett arbets- eller jour/beredskapsschema.
  • Välj period då placeringen ska gälla i fälten Fr o m och T o m. En placering måste alltid ha ett start- och slutdatum.
  • Bemanningstyp ska vara Ersätter eget.

Vid partiell tjänstledighet, sjukdom eller föräldraledighet

Har personen en partiell tjänstledighet, sjukdom eller föräldraledighet ska rutan Tid utvärderas från placering bockas i. Rutan ska alltså bara bockas i om schemat gäller en medarbetare som inte arbetar på den ordinarie sysselsättningsgraden som medarbetaren har i sin anställning.

Time Care

Bocka i rutan Time Care när schemat tankas in från bemanningssystemet Time Care.

  • Nu ska du välja schema och det gör du genom att klicka på Sök schema till höger.

  • Sök fram det schema du skapat genom att välja rätt organisation och söka efter det namn, eller del av namnet, du döpt schemat.
  • För att få upp sökresultatet klickar du på Visa.

Du kan även söka fram samtliga scheman på vald organisationsgren genom att låta rutan Schema ID vara tom. Tänk på att datumet i fältet Aktuellt from påverkar ditt urval. Gäller schemat en tidigare månad kan du byta datum eller rensa fältet för att få upp tidigare scheman.

När du hittat schemat

  • Välj i schemat i placeringen genom att klicka på knappen Välj till vänster om schemaraden.
  • Nu kommer du tillbaka till placeringsbilden där du hittar schemat under rubriken Placering.

  • Nu är schemat invalt i placeringen.
  • Bocka i Beviljad.
  • Klicka på Spara.

I placeringslistan hittar du en ny rad med de datum som du skapat placeringen för.

Knyt placeringsschema till anställning via Bemanningsöversikt

  • Gå till menyn Bemanningsöversikt.
  • Välj fram den gren du önskar under Organisation via Sök.
  • Klicka sedan på Visa blad.

  • Klicka på namnet på den medarbetare du önskar knyta ett placeringsschema till.
  • Nu visas undermenyer.
  • Knyt schema från undermenyn Ny placering.
  • Nu kommer du till samma bild som vid alternativet ovan och du gör klart placeringen på samma sätt.

Tänk på att regelbundet avsluta scheman som inte är aktuella.

  • Du avslutar schema genom att sätta ett till och med datum i fältet Datum tom i schemabilden.
  • Välj först den organisation du vill gå igenom och klicka på Visa. Tänk på att datum i fältet Aktuell from styr vilka scheman som visas.
  • I kolumnen Datum Tom får du fram alla schema som antingen har TV eller har ett slutdatum där dagens datum ingår i intervallen.
  • Klicka på informationsknappen framför Schema ID och därefter på Anställningar respektive Placeringar.

I nedanstående exempel har det markerade schemat varit knutet som ett placeringsschema fram till och med 2019-03-31. Schemat har aldrig varit knutet i någon anställning.

  • Gå in på schema ID NYTT SCHEMA.
  • Klicka på Redigera och fylla i till och med datum 2019-03-31 i fältet Datum Tom.
  • Klicka på Spara.

Detta arbetssätt innebär inte att schemat som sådant försvinner, men det visas inte längre i schemalistan eftersom det ligger ett slutdatum på schemat. Vill du senare titta på ett avslutat schema tar du bort datum som står i Aktuell from och klickar därefter på Visa.

Timavlönad

Om en timavlönad medarbetare blir sjuk eller är frånvarande på grund av till exempel tillfällig föräldrapenning (VAB) måste du

  • skapa ett placeringsschema med de inbokade arbetstiderna.

Anledningen till att du måste skapa ett placeringsschema är:

  • för att medarbetaren ska få sjuklön, om medarbetaren har kvalificerat sig för detta
  • även om medarbetaren inte är berättigad till sjuklön då semesterersättning ska utgå för frånvaron.

Helgarbetstid

Helgarbetstid Används för
ARBÅR 10 Ferieanställda inom grundskolan
ARBÅR 12 Ferieanställda inom gymnasiet
ARBÅR 3 Uppehållsanställda
ARBÅR 6 Uppehållsanställda
ARBÅR 8 Uppehållsanställda
ARBÅR5 Uppehållsanställda
BEREDSKA För Gata/Park
BIBLIOTE Anställda på biblioteket, arbetar lördagar
FLEXTID För kommunhuset, de som har flexanställning
IT BERED IT-Beredskap
MÅ-FR 40 Övrig personal som arbetare Mån-Fre lediga på röda dagar
För personal som arbetar 34,33 – 38,25 som heltidsmått (undantag 35h/V Lärare) ska ingen helgarbetstid kopplas till schemat. Gäller oftast personal inom vården.
Helgarbetstid Används för
ADMPERS Administrativ personal Mån – Fred med FLEX, ledig halvdag före röd dag
ANNPERS Övrig personal som inte har flex och arbetare Mån-Fre ej röda dagar
ARBÅR 01 Uppehållsanställda inom Måltidsservice grundskola
ARBÅR 02 Uppehållsanställda inom Måltidsservice gymnasiet
ARBÅR 03 Uppehållsanställda förskolelärare, fritidspedagog, barnskötare, skolsköterska, skolstädare (Skolmåltider vissa)
ARBÅR 04 Uppehållsanställda Skolstäd (Skolmåltider vissa)
ARBÅR 05 Uppehållsanställda fritidspedagog, skolsköterska & elevassistenter
ARBÅR 06 Uppehållsanställda elevassistenter, fritidsledare
ARBÅR 07 Uppehållsanställda Skolbibliotek
ARBÅR 09 Uppehållsanställda elevassistenter/särskolan & gymnasiet
ARBÅR 10 Ferieanställda inom grundskolan
ARBÅR 11 Ferieanställda inom gymnasiet
ARBÅR 20 Uppehållsanställda inom städ
NSVA Används av NSVA bl.a. för NSVA dagen
NSVABER Används av NSVA för Beredskap och NSVA dagen
För personal som arbetar 34,33 – 38,25 som heltidsmått (undantag 35h/V Lärare) ska ingen helgarbetstid kopplas till schemat. Gäller oftast personal inom vården OBS! Schema inom verksamheterna KF, SOF & VOF hantera scheman i Medvind
Helgarbetstid Används för
ARBÅR 02 Uppehållsanställda gymnasiet kökspersonal
ARBÅR 06 Ferieanställda inom gymnasiet
ARBÅR 07 Ferieanställda inom grundskolan
ARBÅR 28 Kostenheten
ARBÅR41 Uppehållsanställda på gymnasiet
ARBÅR42 Uppehållsanställda på grundskolan
HEAB Höganäs Energi AB
HGSHEM Höganäs Hem
KUL/FRI Anställda inom Kultur och Fritidsförvaltningen – Biblioteket
KF FIL Biblioteks filialer
NORMAL Övrig personal som arbetar Mån-Fre ledig röda dagar
SIMHALL Höganäs Sportcenter
För personal som arbetar 34,33 – 38,25 som heltidsmått (undantag 35h/V Lärare) ska ingen helgarbetstid kopplas till schemat. Gäller oftast personal inom vården
Helgarbetstid Används för
ARBÅR01 Uppehållsanställda inom grundskola KÖK
ARBÅR02 Uppehållsanställda inom grundskola
ARBÅR05 Ferieanställda inom gymnasiet
ARBÅR07 Ferieanställda inom grundskolan
ARBÅR09 Ferieanställda inom grundskola musik
ARBÅR13 Uppehållsanställda inom gymnasiet, elevassistenter, fritidsledare & Städ
ARBÅR14 Uppehållsanställda inom gymnasiet, skolsköterskor, kurator och socialpedagoger.
KONTHALV Konthalv gäller för administrativ personal som arbetar dagtid måndag-fredag inom samtliga verksamheter med arbetstidsmått 40.00
KONTHEL Övrig personal som arbetar dagtid måndag-fredag inom samtliga verksamheter med arbetstidsmått 40.00 ska ha Konthel.
För personal som arbetar 34,33 – 38,25 som heltidsmått (undantag 35h/V Lärare) ska ingen helgarbetstid kopplas till schemat. Gäller oftast personal inom vården
Helgarbetstid Används för
ARBÅR 1 Uppehållsanställda inom skolmåltid
ARBÅR 7 Uppehållsanställda Elevassistenter
ARBÅR 8 Ferieanställda inom grundskolan
EJ HELG Personal med 40.00 i heltidsmått som arbetar Mån-Fre ledig röda dagar
För personal som arbetar 34,33 – 38,25 som heltidsmått (undantag 35h/V Lärare) ska ingen helgarbetstid kopplas till schemat. Gäller oftast personal inom vården
Helgarbetstid Används för
ARBÅR 1 Uppehållsanställda inom förskoleverksamheten
ARBÅR 10 Uppehållsanställda Elevassistent inom övrig grundskoleverksamhet
ARBÅR 11 Uppehållsanställda inom Lokalvård gymnasiet
ARBÅR 12 Uppehållsanställda SYV – grundsärskolan
ARBÅR 13 Uppehållsanställda inom Lägerskolan
ARBÅR 14 NY. Uppehållsanställda för Nyhem RO och grundsärskolan
ARBÅR 15 Ferieanställda inom gymnasiet
ARBÅR 18 Elevassistenter på gymnasiet
ARBÅR 19 Uppehållsanställda inom Studiehandledare
ARBÅR 2 Uppehållsanställda inom Skolmåltid grundskolan
ARBÅR 3 Uppehållsanställda inom Fritidsgårdar
ARBÅR 4 Uppehållsanställda inom lokalvård grundskola
ARBÅR 5 Uppehållsanställda inom Fritidshem
ARBÅR 6 Uppehållsanställda inom Skolhälsovården
ARBÅR 7 Ferieanställda på Grundskolan
ARBÅR 8 Uppehållsanställda på Öppna förskolan Ängelholm
EJHELG Övrig personal som arbetar Mån-Fre ledig röda dagar
STADSHUS För de som har Stadshus avtalet (På anst.avtalet i WinLas Lokalt arb.tidsavtal ”Årsarb övriga” ska STADSHUS väljas in i schemat.
Halvdag före röd dag samt lediga röda dagar.
VA-VERK Personal inom Arkitektur & Teknik – VA- VA Verken
För personal som arbetar 34,33 – 38,25 som heltidsmått (undantag 35h/V Lärare) ska ingen helgarbetstid kopplas till schemat. Gäller oftast personal inom vården.