Anställningsguiden

I samband med att din kommun går igång med Anställningsguiden skapar du inte längre anställningar och anställningsavtal i WinLas. Anställning, förändring av anställning och avslut av anställning hanteras istället via Anställningsguiden. WinLas-klienten du som chef eller chefsstöd hittar på din dator kommer att försvinna.

WinLas webb

Information om LAS-dagar, företrädesrätt och konvertering hittar du i ett nytt webbgränssnitt som kallas WinLas Webb. Länken till WinLas Webb kommer du hitta i menyn i Självservice.

Ny rutin kring avslut av tidigare anställning i samband med ny anställning.

Tidigare rutin

Om en medarbetare ska gå från en anställning till en annan inom kommunen eller bolaget har du som chef/chefsstöd tidigare behövt skicka ett avslut via WinLas för den tidigare anställningen innan HR-servicecenter har kunnat hantera den nya anställningen.

Ny rutin

När du som chef/chefsstöd lägger upp en ny anställning via Anställningsguiden, och medarbetaren redan har en annan befintlig anställning som ska avslutas kan du genom Anställningsguiden i steget ”Kompletterande uppgifter till HR-servicecenter” ange detta enligt den beskrivning som hittas i samband med att du når detta steg.

Om anställningen ersätter nuvarande
Ange: Ersätter nuvarande anställning med anställningsnummer X.

Makulera/Ta bort anställning när en anställning är Verifierad

När en anställning är verifierad kan chef inte makulera eller ta bort denna anställning i Anställningsguiden.

Om anställningen behöver tas bort skickar du ett ärende i HR-servicecenters HelpDesk om detta. Skriv medarbetarens namn och personnummer samt anställningsnumret för anställningen som ska tas bort. Anställningsnumret hittas under Anställningsuppgifter i Självservice.

Makulera/Ta bort anställning när anställningsavtal är signerat

Är en anställning verifierad, godkänd och signerad av chef och medarbetare men av någon anledning inte ska påbörjas skickar du ett ärende om detta till HR-servicecenter. Skriv medarbetarens namn och personnummer samt anställningsnumret för anställningen som ska tas bort.

Observera: När ett anställningsavtal signerats av chef och medarbetare godkänns anställningen i Självservice automatiskt och lön utbetalas till medarbetaren.

Förbereda en ny anställning

I Anställningsguiden kan du som chefsstöd lägga upp en ny person och förbereda en ny anställning. När du som chefsstöd fyllt i anställningsuppgifterna och skickat anställningen för verifiering och anställningen är verifierad får chefen upp anställningen i Anställningsguiden och kan skicka anställningsavtalet för signering och signera anställningsavtalet digitalt.

Ska en anställning ändras, till exempel förlängas, eller avslutas hanteras detta av chef.

Rapporter

I guiden till Anställningsguiden hittar du som chefsstöd tips på Rapporter som kan hjälpa dig att ha översikt över anställningar.

Anställning – Ny anställning

• Registrera en ny person
• Registrera en ny anställning, både månadsavlönade och timavlönade
• Registrera en anställning för en tillsvidareanställd som tillfälligt ska arbeta på en annan tjänst med en annan befattning
• Registrera en ny anställning för någon som redan är anställd i kommunen men byter tjänst

Mina anställda – Ändra

• Förlänga en befintlig tidsbegränsad anställning
• Förändra sysselsättningsgrad på befintlig anställning (om heltidsmått ska förändras skapar du en ny anställning)
• Flytta en anställning från en arbetsplats till en annan som du som chef har behörighet till.

Mina anställda – Avsluta

• Avsluta en anställning

Anställningsguiden används inte för:

• Anställningar som börjar tidigare än 30 dagar bakåt i tiden
• Anställningar där medarbetaren är anonymitetsskyddad
• Registrering av uppdragstagare eller arvodister
• Förändring av lön på befintlig anställning

När du vill skapa en ny anställning i Anställningsguiden fungerar det övergripande så här

• Du registrerar en ny person eller letar upp befintliga personuppgifter för den du vill anställa.
• Du registrerar en ny anställning i Anställningsguiden som steg för steg lotsar dig igenom anställningsflödet så att alla uppgifter som behövs för anställningen fylls i.
• När du registrerat anställningen får du upp en sammanfattning av anställningen som du kan granska. Är uppgifterna korrekta skickar du anställningen för verifiering hos HR-servicecenter som kvalitetssäkrar de inrapporterade uppgifterna.
• Skulle det saknas några uppgifter eller något ser konstigt ut med anställningen du lagt upp returnerar HR-servicecenter anställningen till dig och du får ett mejl om vad som behöver kompletteras. Du som chef/chefsstöd kan gå tillbaka och komplettera anställningen med de uppgifter som efterfrågas. Du kan därefter skicka anställningen för verifiering igen.
• När anställningen är verifierad skickar chef anställningsavtalet för digital underskrift.
• Chefen och medarbetaren får ett e-postmeddelande med en länk till den digitala signeringen.
• När både chefen och medarbetaren har signerat avtalet är anställningen aktiv i lönesystemet och lön betalas ut till din nya medarbetare.

Här förklarar vi vad du hittar under respektive meny i Anställningsguiden

Anställning

(Menyn finns för chef och chefsstöd)

Här lägger du upp nya anställningar och skickar för verifiering. Om anställningen behöver kompletteras efter det att den är skickad för verifiering och returnerad till dig hittar du också anställningen här.

Klar att bevilja

(Menyn finns för chef)

När en anställning är verifierad och klar för att skickas för signering hittar du denna här. Här klickar du upp anställningen och skickar anställningsavtalet för digital signering.

Mina anställda

(Menyn finns för chef)

Under denna meny kan du se anställningar som finns på de arbetsplatser du har behörighet till i Självservice. Härifrån är det också möjligt att göra förändringar på en befintlig anställning och avsluta en anställning.

Personer

(Menyn finns för chef och chefsstöd)

Under menyn Personer kan du kontrollera om en person redan finns upplagd i lönesystemet eller lägga upp en ny person. Här kan du också lägga till eller ändra en medarbetares privata mobilnummer och e-postadress. Medarbetarens privata e-postadress behövs för att medarbetaren ska kunna signera sitt anställningsavtal digitalt.

Delegation

(Menyn finns för chef – Ej Helsingborg)

När du till exempel är frånvarande och en annan chef behöver administrera dina anställningar lägger du en delegation här. Chefer med delat ledarskap behöver delegera varandra eftersom det bara går att ha en chef kopplad på varje gren i organisationsträdet.

Anställningsbevis

(Menyn finns för chef och chefsstöd)

Om ett anställningsavtal inte kan signeras digitalt kan du som chef skriva ut anställningsavtalet under menyn Anställningsbevis. Denna hantering sker bara i undantagsfall. Läs mer om när du kan behöva skriva ut ett anställningsavtal i guiden under Särskild hantering.

Under menyn Anställning lägger du upp nya anställningar. Du hittar även anställningar du håller på att skapa, anställningar som är skickade för verifiering och anställningar som är returnerade till dig efter verifiering där komplettering önskas.

Anställningar som är klara att skickas för signering hittas under menyn Klar att bevilja.

Här hittar du en förklaring till vad de olika statusarna på brickorna betyder.

Ny anställning Fylld till %

När en anställningsbricka har rubriken Ny anställning Fylld till % innebär det att du har påbörjat en ny anställning men inte gjort klart denna. Anställningen är inte skickad för verifiering eller signering och genererar inte någon lön. Vill du fortsätta att fylla i uppgifter för anställningen klickar du på Fortsätta. Om anställningen är ifylld till 100% heter knappen Visa.

Allt eftersom du fyller i uppgifter på en ny anställning kommer brickan att uppdateras.

Ny anställning Verifieras

När en anställningsbricka har rubriken Ny anställning Verifieras innebär det att du har gjort klart anställningen och skickat denna för verifiering hos HR-servicecenter. När anställningen verifierats hos HR-servicecenter och alla uppgifter är korrekta hittar du anställningen under menyn Klar att bevilja. Om några uppgifter i anställningen inte är korrekta kan HR-servicecenter returnera anställningen till dig och brickan får då rubriken Returnerad.

Har brickan rubriken Ny anställning Verifieras är anställningen är inte signerad och genererar inte någon lön.

Returnerad

När en anställningsbricka har rubriken Returnerad innebär det att du behöver komplettera anställningen med uppgifter innan den sedan kan verifieras på nytt och därefter skickas för signering. När en anställning returneras får du som chef ett mejl med en beskrivning över vad som behöver kompletteras eller ändras.

När du öppnar brickan får du upp sidan Sammanställning. Klicka dig tillbaka genom Anställningsguiden till det steg där du behöver komplettera eller ändra uppgifter och fyll därefter i efterföljande steg igen tills du kommer tillbaka till sammanställningen. Skicka anställningen för verifiering igen.

Har brickan rubriken Returnerad är anställningen är inte signerad och genererar inte någon lön.

Verifierad – Hittas under menyn Klar att bevilja

När en anställning är skapad och verifierad av HR-servicecenter hittar du anställningen under menyn Klar att bevilja. Härifrån går du som chef in och skickar denna för signering. När chefen och medarbetaren har signerat anställningen digitalt är anställningen upplagd och beviljad i lönesystemet och lön betalas ut till medarbetaren.

Klicka på menyn Anställning och därefter knappen Ny anställning för att skapa en ny anställning.

När du ska skapa en ny anställning kontrollerar du först om personen tidigare har arbetat i kommunen/bolaget eller om du behöver lägga upp personen i lönesystemet.

När du klickat på knappen Ny anställning öppnas en bild där du kan söka fram personen du önskar att anställa. Fyll i personens personnummer med 10 siffror (ÅÅMMDDXXXX) och klicka därefter på Sök.

• Om personen finns upplagd sedan tidigare klickar du på rutan med personens namn och personnummer för att skapa en anställning.
  
• Om personen inte finns upplagd klickar du på knappen Ny person för att lägga upp personen.
  

Detta steg gäller bara om du behöver registrera en ny person.

När du har klickat på Ny person kommer du till en bild där du ska fylla i person- och kontaktuppgifter till den nya medarbetaren.

När du fyller i personens personnummer och klickar vidare till nästa rad kommer namn- och adressuppgifter att fyllas i med automatik då det finns en koppling till folkbokföringsregistret.

Komplettera med medarbetarens privat mobilnummer och privata e-postadress. Mobilnumret ska fyllas i enligt följande format: 0701234567, alltså inga bindestreck eller mellanslag.

Anställningsavtalet kommer att skickas för e-signering till den e-postadress som registreras här.

Klicka sedan på Spara.

Kräver anställningen att ett utdrag från belastningsregistret visas i samband med anställning kan du registrera detta när du lägger upp eller väljer fram en befintlig person.

För att registrera ett nytt registerutdrag klickar du på Nytt registerutdrag. Välj vilken typ av utdrag som ska registreras, fyll i utfärdandedatum och giltighetsdatum till och med. Klicka därefter på Spara.

Blev något fel när du fyllde i registerutdrag? Klicka på soptunnan du hittar vid den registrerade raden.

Registrera Belastningsregister på redan anställd

I Anställningsguiden under menyn Personer kan du söka fram redan upplagda personer. Sök fram personen genom att fylla i dennas personnummer. Klicka sedan på personens namn för att komma vidare. Fyll i belastningsregister enligt guiden och klicka på Spara.

Söka upp registrerat belastningsregister

För att söka upp ett redan registrerat belastningsregister går du till Personuppgifter och klickar på fliken Registerutdrag. Ta bort belastningsregister görs enbart vid felregistrering.

När du har skapat eller letat fram personen du vill anställa och kompletterat med de kontaktuppgifter som behövs klickar du på Nästa.

Du kommer nu att få upp en ruta som ber dig bekräfta att du vill börja skapa en ny anställning.

Klicka på OK.

Avbryta registrering och fortsätta vid ett senare tillfälle

När du lägger upp en ny anställning kan du när som helst avbryta registreringen för att vid ett senare tillfälle plocka upp den igen och fortsätta där du slutade. Anställningen finns sparad i Anställningsguiden under menyn Anställning. Den påbörjade anställningen öppnar du upp igen genom att klicka på Fortsätta. För att ta bort en påbörjad anställning klickar du på soptunnan i anställningsbrickan.

Statusöversikt

När du lägger upp en anställning hittar du en statusbild över hur långt du har kommit och kan även se alla val du hittills har gjort. Statusbilden och den gröna cirkeln uppdateras allt eftersom anställningen registreras och fler uppgifter läggs in.

När du har lagt upp eller valt fram personen du vill anställa är det dags för att registrera själva anställningen. Anställningsguiden hjälper dig steg för steg igenom de val du behöver göra för att lägga upp en ny anställning.

Vilka uppgifter du behöver registrera beror på vilken typ av anställning du lägger upp, det kan därför vara så att vissa av stegen nedan inte kommer när du registrerar din anställning.

Arbetsplats

Börja med att välja vilken enhet eller arbetsplats som medarbetaren ska arbeta på.

Här visas de organisationsgrenar du har behörighet till. I sökrutan kan du leta fram en specifik arbetsplats genom att söka på arbetsplatsens namn. Du kan också välja att klicka dig ner i genom organisationsträdet och välja den arbetsplats som önskas.

När du valt arbetsplats klickar du på Nästa.

Utifrån vald organisationsgren sätts även konteringen på anställningen, alltså var kostnaden för anställningen ska belasta. Du kan komplettera med uppgifter om avvikande kontering och eventuell kontofördelning i ett senare steg i Anställningsguiden.

Typ av anställning

Nu väljer du vilken typ av anställning medarbetaren ska ha. Månadsavlönad eller timavlönad och vilket avtal som ska gälla för anställningen. Beroende på vilken typ av anställning du väljer kommer du få olika val i kommande steg. Klicka på Nästa.

Befattning

Ange vilken befattning den nya medarbetaren ska ha. I sökrutan kan du söka fram den befattning du önskar genom att skriva hela eller delar av befattningen och sedan klicka på Sök. Du kan också välja befattning genom att leta dig igenom listan och sedan klicka på önskad befattning.

När du hittat rätt befattning markerar du denna och klickar sedan på Nästa.

Saknar du en befattning i listan?
Listan över befattningar är framtagen av din kommun och du rekommenderas att använda de befattningar som finns tillgängliga i listan. Har du behov av en befattning som inte finns i listan kontaktar du din HR-avdelning.

AID-etikett och Förhandlingsområde
AID-etikett är en kod SKR använder sig av. AID-etiketten används för att gruppera en arbetsgrupp inom samma arbetsområde trots att befattningarna i sig kan skilja sig åt.

Förhandlingsområde används för att i vissa fall kunna styra olika saker i lönesystemet.

När du väljer en befattning i listan kommer i de flesta fall ett Förhandlingsområde och en AID-etikett automatiskt sättas på anställningen utifrån den befattning du har valt. I vissa fall finns det befattningar som kan tillhöra olika AID-etiketter eller Förhandlingsområde.

Om du som chef vet vilken AID-etikett eller vilket Förhandlingsområde personen ska tillhöra kan du skriva detta i den kompletterande informationen till HR-servicecenter. Om det inte finns någon AID-etikett kopplat till den befattning du har valt kommer HR-servicecenter i första hand försöka leta fram denna i samband med verifiering och komplettera anställningen med detta och i andra hand returnera anställningen till dig som chef med en beskrivning på vad som önskas kompletteras.

Lista över vilka AID-etiketter som finns hittar du via länken här.

(Bilden är från Anställningsuppgifter – Grunduppgifter i Självservice)

Anställningsform

Nu är det dags att välja Anställningsform. Ska anställningen gälla tillsvidare eller är det en tidsbegränsad anställning. När du valt rätt anställningsform klickar du på Nästa.

Anställningstyp

Beroende på hur Anställningsguiden är uppsatt i din kommun samt vilken Anställningsform du har valt, kan du även behöva välja en Anställningstyp. Klicka på Nästa.

Vikarierar

Har du valt att anställa någon på ett vikariat kommer du få möjligheten att fylla i vilken person anställningen du lägger upp vikarierar för. Fältet kan lämnas tomt. Klicka på Nästa.

Datum för anställning

I detta steg väljer du när anställningen ska börja. Är det en tidsbegränsad anställning sätter du även ett till och med-datum. Klicka på kalendersymbolen i respektive fält och välj önskat datum. När du är klar klickar du på Nästa.

• I fältet Datum from fyller du i första dagen på anställningen.
• I fältet Datum tom fyller du i sista dagen på anställningen.

Tillsvidare

Tidsbegränsad anställning

Det är viktigt att du registrerar anställningen innan medarbetaren börjar arbeta. Det är en förutsättning för att medarbetaren ska kunna få sin lön och för att ett användarkonto till personen ska kunna skapas.

I Anställningsguiden kan du skapa anställningar en månad bakåt i tiden. Om anställningen börjar gälla från ett tidigare datum hittar du mer information om hur du går tillväga under stycket Särskild hantering i guiden.

Lön

Anställning med månadslön

Ange heltidslönen för anställningen och vilket års löneläge lönen gäller.

Om personen ska vara anställd på en sysselsättningsgrad på till exempel 75% ska du skriva lönen som så som den varit om personen anställts på 100%.

• Om det finns en överenskommelse om att den anställde inte har rätt till ersättning för övertid bockar du i rutan för detta.
• Bocken för Ange lönetillägg används ej. Lönetillägg anges inte i Anställningsguiden utan hanteras enligt kommunens rutin.

När du är klar klickar du på Nästa.

Anställning med timlön

Ange timlönen för anställningen och vilket års löneläge lönen gäller.

Omräkning till heltidslön sker automatiskt, när du klickar dig vidare till nästa steg i Anställningsguiden hittar du heltidslönen (timlön x 165) i statusöversikten till höger.

När du är klar klickar du på Nästa.

Schemamall

Gäller endast Helsingborg

• Anställningar som inte hanteras i Medvind – Välj: Semesteranställning med schema
• Anställningar som ska hanteras i Medvind – Välj: Semesteranställning utan schema

Utvärderingsuppgiften i Självservice som behövs för att anställningen ska kopplas till Medvind sätts automatiskt när du väljer Semesteranställning utan schema.

När du är klar klickar du på Nästa.

Arbetstidsvillkor (Sysselsättningsgrad)

Arbetstidsvillkor och sysselsättningsgrad för månadsavlönade

I detta steg fyller du i hur många timmar medarbetaren ska arbeta i veckan och vilket heltidsmått anställningen utgår ifrån. Om medarbetaren ska arbeta heltid behöver du fylla i heltidsmåttet i båda fälten (Timmar Deltid/vecka och Timmar Heltid/vecka).

Om antalet timmar är med decimal använder du punkt, exempelvis 38.25.

• Exempel 1: Om anställningens sysselsättningsgrad ska vara 100% och heltidsmåttet är 40 timmar i veckan fyller du i 40.00 i fältet Timmar Deltid/vecka och 40.00 Timmar Heltid/vecka.
• Exempel 2: Om anställningens sysselsättningsgrad ska vara 75% och heltidsmåttet är 37 timmar i veckan fyller du i 27.75 (heltidsmåttet x 0,75) i fältet Timmar Deltid/vecka och 37.00 i Timmar Heltid/vecka.
• Ferieanställda lärare (AB bilaga M) arbetar oftast utifrån 35 Timmar Heltid/vecka.

Kontrollera att sysselsättningsgraden (Syssgrad) blir korrekt.

När du är klar klickar du på Nästa.

Heltidsmått för timavlönade

När du lägger upp en timavlönad anställning ska du välja vilket heltidsmått som gäller för anställningen. När du är klar klickar du på Nästa.

Jour och Beredskap

Ska medarbetaren arbeta beredskap eller jour klickar du i vilken tidtyp av jour eller beredskap som ska kopplas till anställningen. Om medarbetaren inte ska arbeta jour eller beredskap klickar du på Nästa.

Rekryteringsväg

Gäller endast Helsingborg, Höganäs och Ängelholm.

När du lägger upp vissa typer av anställningar får du ett val att välja rekryteringsväg. Välj ett alternativ i listan och klicka därefter på Nästa.

Flex

Gäller i de kommuner som hanterar flex i Självservice.

I detta steg väljer du om den anställde ska ha möjlighet att rapportera flex i Självservice. I de kommuner där det finns flera flexavtal fyller du i vilket flexavtal som ska gälla och kopplas till anställningen under steget Kompletterande information till HR-servicecenter. Klicka på Nästa.

Kompletterande uppgifter till HR-servicecenter

Här fyller du i ytterligare information om anställningen som behövs för att anställningen ska bli komplett. Exempelvis fyller du i detta steget i om anställningen ska kopplas till schemasystem eller om anställningen ska kompletteras med ett ledningsansvar. Informationen i detta fält får HR-servicecenter upp i samband med att anställningen ska verifieras.

Fyll i informationen enligt beskrivningen du hittar på sidan och klicka därefter Nästa.

Anställningen ersätter befintlig anställning: Om en anställd ska gå från en anställning till en annan, där anställningarna är sammanhängande i tid och där anställningen är i samma kommun eller bolag behöver du inte göra ett avslut på den tidigare anställningen utan kan istället skriva detta enligt instruktionen i detta steg. ”Ersätter nuvarande anställning med anställningsnummer x”.

Övrig information till anställningsavtalet

I detta steg kan du lägga till information som ska framgå på anställningsavtalet. Den text du anger i fältet kommer att visas på avtalet, tänk därför på att formulera texten på ett korrekt sätt.

Utifrån den befattning du väljer för anställningen sätts en generell arbetsbeskrivning som visas på anställningsavtalet. I denna ruta kan du vid behov komplettera arbetsbeskrivningen. Fältet kan lämnas tomt. Klicka på Nästa.

Sammanställning

Nu är alla uppgifter ifyllda och du får en sammanställning över de person- och anställningsuppgifter du har fyllt i och valt. Vissa av de uppgifter du hittar under sammanställningen har fyllts i automatiskt utifrån de val du har gjort.

Kontrollera uppgifterna, om du hittar något du vill ändra på kan du klicka dig tillbaka genom anställningsguiden med hjälp av knappen Föregående. Gå tillbaka till den uppgift och sida du vill ändra något på och använd sedan knappen Nästa för att klicka dig framåt genom guiden igen, tillbaka till sidan Sammanställning.

Sänd för verifiering

När du har kontrollerat anställningsuppgifterna i sammanställningen och är nöjd med dessa skickar du anställningen för verifiering hos HR-servicecenter. Klicka på Sänd för verifiering.

Du har nu skickat anställningen för verifiering hos HR-servicecenter. Anställningen kommer att kontrolleras och kompletteras med vissa uppgifter, till exempel de uppgifter du som chef fyllt i under steget Kompletterande uppgifter till HR-servicecenter. När HR-servicecenter kontrollerat anställningen blir den antingen returnerad eller verifierad.

Returnerad anställning

Om HR-servicecenter vid verifiering hittar någonting behöver ändras eller kompletteras på anställningen returneras denna till dig. Du som lagt upp anställningen får ett mejl med uppgifter om vad som behöver åtgärdas och anställningen hittas under Anställning med status Ny anställning Returnerad. Klicka på rutan och backa dig bakåt med hjälp av pilen Föregående till den sida i anställningsflödet där uppgifter behöver ändras eller kompletteras. När du har kompletterat klicka på Nästa och fyll i dina efterföljande val igen till det att du når sammanställningen. Kontrollera uppgifterna och skicka anställningen för verifiering igen.

Klar att bevilja

Om anställningen är korrekt kommer anställningen att verifieras och du som chef hittar anställningen under menyn Klar att bevilja med status Verifierad.

Skicka avtal för signering

Det är nu dags att skicka anställningen för digital signering. När en anställning är verifierad hittar du som chef anställningen under menyn Klar att bevilja. Välj aktuell anställning och klicka på Visa.

Nu öppnar sig sammanställning över anställningen. Klicka på Granska.

Du får nu upp en ny ruta – Välj mall. Klicka på Visa.

Nu öppnar sig anställningsavtalet med bilaga i en ny flik i din webbläsare. Kontrollera att alla uppgifter stämmer och gå sedan tillbaka till Anställningsguiden.

Om det skulle vara några uppgifter som inte stämmer kontaktar du HR-servicecenter i ett ärende.

Klicka på knappen Skicka för signering.

Ett pop-up fönster öppnas där du bekräftar att avtalet ska skickas för signering genom att klicka på Skicka för signering.

Du får nu upp ett meddelande om att avtalet är skickat för signering.

Signera anställningsavtal

Så här går det till när ett anställningsavtal ska signeras digitalt

• Chef skickar anställningsavtalet för signering
• Chef får ett mejl med en länk till en sida för att signera avtalet
• Anställningsavtalet signeras av chef
• När chef har signerat anställningsavtalet skickas det vidare till medarbetaren för signering
• Medarbetaren signerar anställningsavtalet
• Anställningen är nu godkänd och anställningsavtalet skickas till chef och medarbetare

Chef – Signera anställningsavtal

När avtalet är skickat för signering genom Anställningsguiden får du som chef ett mejl till den e-postadress du använder dig av i ditt arbete om att det finns ett anställningsavtal att signera. I mejlet framgår vilka som ska underteckna anställningsavtalet och när det senast ska vara signerat.

Klicka på Öppna dokument eller Fortsätt för att komma till sidan där avtalet ska signeras.

Du får nu upp anställningsavtalet som ska undertecknas. Längst ned på sidan klickar du på Underteckna alla dokument.

Om du klickar på Neka: Skicka ett ärende till HR-servicecenter då anställningen och/eller signeringen måste åtgärdas.

Bekräfta att du vill signera genom att klicka på Fortsätt.

Välj metod för underskrift och signera med BankID eller Mobilt BankID.

Klicka på Skriv under.

Om du väljer Mobilt BankID går du in i appen BankID, skannar QR-koden genom att klicka på Skanna QR-kod och signerar sedan avtalet.

Anställningsavtalet är nu signerat av dig som chef och skickas till medarbetaren för signering.

Medarbetare – Signera anställningsavtal

När chef har signerat anställningsavtalet får medarbetaren ett mejl till sin privata e-postadress, den e-postadress som registrerades i samband med att anställningen lades upp, om att det finns ett anställningsavtal att signera. I mejlet framgår att chef har undertecknat anställningsavtalet och när det senast ska vara signerat.

Klicka på Öppna dokument eller Fortsätt för att komma till sidan där avtalet ska signeras.

Medarbetaren får nu upp anställningsavtalet som ska undertecknas. Längst ned på sidan klickar medarbetaren på Underteckna alla dokument.

Om du som medarbetare klickar på Neka: Kontakta chefen.

Bekräfta att du vill signera genom att klicka på Fortsätt.

Välj metod för underskrift och signera med BankID eller Mobilt BankID.

Klicka på Skriv under.

Om du väljer Mobilt BankID går du in i appen BankID, skannar QR-koden genom att klicka på Skanna QR-kod och signerar sedan avtalet.

Anställningsavtalet är nu signerat både chef och medarbetaren.

Signerat anställningsavtal

När anställningsavtalet är signerat av både chefen och medarbetaren skickas det ett mejl till både chefen och medarbetaren där det signerade anställningsavtalet finns att ladda hem via länken i mejlet. Anställningen är nu upplagd och klar och lön utbetalas till medarbetaren.

Påminnelsemejl

Om chefen eller medarbetaren inte signerar anställningsavtalet skickas påminnelsemejl varannan dag, till den vars tur det är att signera, till dess att anställningsavtalet skrivs under eller att deadline för signeringen av anställningsavtalet har passerat.

Kontakta HR-servicecenter om ett anställningsavtal inte blir undertecknat.

När ett anställningsavtal signerats digitalt arkiveras anställningsavtalet automatiskt i Självservice under menyn Dokument.

Härifrån kan du ladda ner och titta på det undertecknade anställningsavtalet.

Observera att det kan finnas ytterligare rutiner kring arkivering av anställningsavtal i din kommun.

Om anställningen du vill lägga upp påbörjades för mer än 30 dagar sedan kan du inte registrera denna anställning via Anställningsguiden.

Gör så här:

• I HR-servicecenters Mina sidor fyller du som chef i formuläret Anställningsavtal äldre än 30 dagar.
• HR-servicecenter lägger upp avtalet och beviljar detta. När det är gjort får du svar i ditt ärende.
• Skriv ut anställningsavtalet i Självservice, två kopior. Du hittar menyn Anställningsbevis i Anställningsguiden.
• Chef och medarbetare undertecknar anställningsavtalet.
• Beroende på din kommuns rutin: Skanna in det undertecknade anställningsavtalet och ladda upp under Personuppgifter – Dokument.

Om personen du vill anställa har ett samordningsnummer kommer inte personuppgifter att läsas in automatiskt från Skatteverket när du lägger upp personen i Anställningsguiden. Anställningsavtalet går inte heller att signera digitalt utan Bank-ID.

Rutin för att lägga upp en anställning för en person med samordningsnummer

• Lägg upp personen i Anställningsguiden under Ny person. Fyll i namn, adress och övriga uppgifter manuellt. Uppgifterna hämtas inte automatiskt från Skatteverket.
• Lägg upp anställningen i Anställningsguiden.
• Skicka anställningen för verifiering.
• Chef lägger ett ärende till HR-servicecenter om att en person med samordningsnummer anställs och att anställningen behöver godkännas manuellt. Glöm inte personens namn och samordningsnummer i ärendet.
• HR-servicecenter godkänner anställningen och återkopplar i ärendet.
• Skriv ut anställningsavtalet i Självservice, två kopior. Du hittar menyn Anställningsbevis i Anställningsguiden.
• Chef och medarbetare undertecknar anställningsavtalet.
• Beroende på din kommuns rutin: Skanna in det undertecknade anställningsavtalet och ladda upp under Personuppgifter – Dokument.

Anställningar för anonymitetsskyddade ska inte skapas i Anställningsguiden. Varje kommun har sin egen rutin, läs mer på intranätet eller kontakta din HR-avdelning.

Personen och anställningen ska inte registreras via Anställningsguiden.

Anställningsavtalet fylls i manuellt. Anställningsuppgifter fylls i på blankett och skickas med avtalet enligt rutin.

Har chefen eller medarbetaren inget BankID/Mobilt BankID alternativt att medarbetaren inte har någon privat e-postadress kan anställningsavtalet inte signeras digitalt.

Rutin för att lägga upp en anställning när anställningsavtalet inte kan signeras med Bank-ID:

• Lägg upp anställningen i Anställningsguiden
• Skicka för anställningen för verifiering
• Chef lägger ett ärende till HR-servicecenter om att ett anställningsavtal inte kan signeras digitalt behöver godkännas manuellt. Glöm inte personens namn, personnummer och vilken anställning det gäller i ärendet.
• HR-servicecenter godkänner anställningen och återkopplar i ärendet.
• Skriv ut anställningsavtalet i Självservice, två kopior. Du hittar menyn Anställningsbevis i Anställningsguiden.
• Chef och medarbetare undertecknar anställningsavtalet.
• Beroende på din kommuns rutin: Skanna in det undertecknade anställningsavtalet och ladda upp under Personuppgifter – Dokument.

I Anställningsguiden kan du som chef under menyn Mina anställda göra förändringar på en befintlig anställning. Gör du en förändring kommer ett nytt anställningsavtal att skapas. Anställningsavtalet behöver signeras enligt samma rutin som vid en ny anställning.

Dessa förändringar gör du under Mina anställda – Ändra i Anställningsguiden

• Förlänger en befintlig tidsbegränsad anställning
• Förändrar sysselsättningsgraden på befintlig anställning (om heltidsmått ska förändras skapar du en ny anställning)
• Flyttar en anställning från en arbetsplats till en annan som du som chef har behörighet till.
• Vikarierar – Ändrar namn för vem ett vikariat är för.

Dessa förändringar görs inte genom Mina anställda – Ändra

• Lön – Ändra lön på en befintlig anställning. Ändring av lön görs enligt kommunens rutiner.
• Arbetstid – Heltidsmått
  Det går bra att ändra sysselsättningsgraden (Timmar Deltid/vecka) på en anställning. Ska anställningen ha ett nytt heltidsmått behöver du lägga upp en helt ny anställning. Ändra alltså aldrig i fältet Timmar Heltid/vecka när du ändrar en sysselsättningsgrad.
• Schema – Ändra schema. Denna funktion används inte. Vill du ändra schema på en anställning skapar du ett nytt schema och lägger detta i en placering.

Under menyn Mina anställda hittar du de anställningar som finns på de arbetsplatser du har behörighet till i Självservice. Leta fram den anställning du vill göra en förändring på och klicka på Ändra.

Start ändring

Du får nu upp en lista över val av förändringar du kan göra. Här väljer du Flera ändringar samtidigt även om du till exempel bara vill förlänga en tidsbegränsad anställning.

Välj Flera ändringar samtidigt och klicka sedan på Nästa.

Flera ändringar samtidigt

Under Flera ändringar samtidigt väljer du vilken eller vilka ändringar du vill göra på anställningen. Bocka i de rutor du önskar att ändra, klicka därefter på Nästa.

Beroende på vilka val du gör kan det vara så att vissa av stegen i guiden nedan inte kommer upp när du gör din förändring.

Datum

Nu fyller du i från vilket datum ändringen ska gälla. Om du vill ändra till exempel Arbetstid (Sysselsättningsgrad) på en anställd så får du upp fältet Datum from och fyller i från när ändringen ska gälla.

Har du bockat i Förläng tidsbegränsad anställning fyller du även i ett nytt Datum tom. Detta datum blir då det nya till och med-datumet på anställningen.

Arbetsplats

Vill du flytta en anställning från en av de grenar du har behörighet till i organisationsträdet till en annan gren du också har behörighet till kan du göra detta genom valet Organisation.

Välj den nya organisationsgrenen och klicka därefter på Nästa.

Exemplet visar en anställning som idag är placerad på organisationsgrenen HR. Chefen har även behörighet till grenen Ekonomi och vill flytta aktuell anställning till denna gren. Välj den nya organisationsgrenen.

Arbetstid/Sysselsättningsgrad

Här kan du ändra sysselsättningsgrad på anställningen. Ändra inte Timmar Heltid/Vecka. Ska anställningen ha ett nytt heltidsmått lägger du upp en ny anställning. Fyll i antalet timmar personen ska arbeta per vecka under Timmar Deltid/vecka och kontrollera så att sysselsättningsgraden stämmer. Klicka därefter på Nästa.

Vikarierar

Här kan du ändra för vilken person aktuell anställning ska vikariera för. Fyll i namnet på vilken person vikariatet är för. Fältet kan lämnas tomt. Klicka på Nästa.

Kompletterande uppgifter till HR-servicecenter

Här kan du skriva ytterligare uppgifter eller upplysningar om förändringen som går till HR-servicecenter. Ta inte bort texten ”Tidigare tom-datum i tidsbegränsad anställning: åååå-mm-dd” från fältet. Klicka på Nästa.

Övrig information till anställningsavtalet

Fyll i eventuella uppgifter som ska synas på det nya anställningsavtalet. Klicka på Nästa.

Sammanställning

Nu är alla uppgifter ifyllda och du får en sammanställning över de person- och anställningsuppgifter som du har fyllt i och valt.

Kontrollera uppgifterna, om du hittar något du vill ändra på går du till Mina anställda och påbörjar en ny ändring. Är du nöjd med uppgifterna skickar du förändringen för verifiering. Klicka på Sänd för verifiering.

När HR-servicecenter verifierat förändringarna följer du guiden för att signera det nya anställningsavtalet.

Under menyn Mina anställda hittar du en lista över de aktuella anställningar som finns på de organisationsgrenar du som chef har behörighet till.

Vill du avsluta en anställning letar du fram rätt anställning i listan över dina anställda och klickar på knappen Avsluta.

Du får nu upp person- och anställningsuppgifter för den aktuella anställningen och fält för att fylla i Avgångsdatum, Avgångsväg och Avgångsorsak.

Fyll i sista dagen för anställningen, välj Avgångsväg samt Avgångsorsak och klicka sedan på Sänd för verifiering.

I samband med att du registrerar avslutet har du även möjlighet skriva ett meddelande med eventuella upplysningar under fältet Fritext. Detta meddelande skickas till HR-servicecenter som verifierar och slutför avslutet av anställningen.

Observera: Om en anställd ska gå från en anställning till en annan, där anställningarna är sammanhängande i tid och där anställningen är i samma kommun eller bolag behöver du inte avsluta den tidigare anställningen utan då kan chef istället skriva detta i en anteckning i anställningsflödet när den nya anställningen läggs upp.

Ångra/Ta bort avslut
Behöver du ångra eller ta bort ett avslut kontaktar du HR-servicecenter i ett ärende.

Om sista anställningsdagen för en anställning du vill avsluta är mer än 30 dagar bakåt i tiden kan du inte registrera detta avslut via Mina anställda i Anställningsguiden.

Gör så här:

• I HR-servicecenters Mina sidor fyller du som chef i formuläret Avslut mer än 30 dagar bakåt.
• HR-servicecenter lägger in avslutet enligt de uppgifter du fyllt i. När det är gjort får du svar i ditt ärende.
• Anställningen är nu avslutad.

I Personec P, Självservice, kan du som chef eller chefsstöd ta fram rapporter för att hålla koll på vilka anställningar som börjar närma sig sitt till och med-datum (bevakningsdatum) och som eventuellt behöver förlängas.

Rapporterna nedan hittar du under Rapporter – Anställning.

Tips vid framtagning av rapporter

Välja datum
I många rapporter har du möjligheten att välja ett from- och tom datum. Du kan bland annat

• lämna fälten tomma, detta resulterar i att du får fram uppgifter som är aktuella för dagens datum
• i from-datum välja till exempel föregående månads första dag och i tom-datum välja innevarande månads sista dag. Det kan vara bra att ibland söka några månader bakåt i tiden i fältet from-datum för att säkerställa att inga till exempel anställningar missats att förlängas.

Här hittar du exempel på rapporter som kan vara bra i ditt arbete kring anställningar

Anställning – Rapporttyp: Anställd tom

I rapporten Anställd tom hittar du alla anställda för vald organisationsgren med ett bevakningsdatum, alltså ett till och med-datum på anställningen. Datumet i kolumnen Bev t o m berättar när sista dagen för anställningen är. Finns det ett datum i fältet T o m betyder det att anställningen är avslutad eller avslutas det datumet. Är en anställning avslutad behöver en ny anställning läggas upp. Är anställningen inte avslutad använder sig chef av Mina anställda – Ändra för att förlänga anställningen.

Anställning – Rapporttyp: Vilande anställning

Rapporten Vilande anställning visar medarbetare som har en vilande anställning och när bevakningsdatumet på denna går ut. Vilande anställning innebär att personen tillfälligt arbetar på en annan anställning, till exempel på en annan tidsbegränsad anställning med en högre sysselsättningsgrad och den ordinarie anställningen (oftast tillsvidareanställning) ligger vilande under tiden. Datumet berättar att den vilande anställningen ska återöppnas och bli aktiv igen dagen efter bevakningsdatumet. Den aktuella anställningen, om denna finns på samma organisationsgren hittar du i rapporten Anställd tom.

Anställning – Rapporttyp: Konto anställning

I Anställningsguiden kommer konteringen på anställningen automatiskt utifrån vilken gren i organisationsträdet anställningen är upplagd på. Med hjälp av rapporten Konto anställning kan du som chef eller chefsstöd se alla dina anställdas kontofördelningar och var anställningen belastar verksamheten. Vill du ändra en kontering på en anställning kan du göra detta via HR-servicecenters Mina sidor.

Fler rapporter

Du hittar fler förslag på rapporter i följande guide: Rapporter | HR-servicecenter (hrservicecenter.se)

I Anställningsguiden kan du som chefsstöd:

• Registrera en ny person
• Uppdatera privat mobilnummer och privat e-post på en anställd.
• Registrera en ny anställning. När anställningen är verifierad försvinner anställningen från din sida Anställning och chefen för organisationsgrenen där anställningen är placerad får upp den under Klar att bevilja. Chefen skickar anställningen för signering.

Ska en anställning ändras, till exempel förlängas, eller avslutas hanteras detta av chef.

(Gäller ej Helsingborg)

När du som chef till exempel är frånvarande eller ledig och en annan chef behöver administrera dina anställningar kan du använda dig av Delegation i Anställningsguiden.

Anställningar kan inte hanteras av någon annan vid frånvaro eller ledighet om du som chef inte delegerar till en annan chef.

Du kan delegera till flera kollegor samtidigt och du kan fortfarande hantera dina anställningar även om du också delegerat till en annan chef. Delegationen gäller endast för Anställningsguiden och administrationen av anställningar.

Chefer med delat ledarskap behöver lägga upp en delegation till varandra eftersom det bara går att ha en chef kopplad till en organisationsgren.

Lägg till ny ersättare

För att lägga upp en ny delegering klicka på Lägg till ny ersättare.

Välj chefen du vill delegera till i fältet Ersättande chef. Du kan söka fram chefen genom att fylla i förnamn, efternamn eller chefens användarnamn. Fyll därefter i ett start- och slutdatum och klicka på Spara.

När du sparat hittar du delegationen i listan och den ersättande chefen kan nu administrera dina anställningar. Vill du ta bort en delegation klickar du på papperskorgen.

När du fått en delegation

För att hjälpa en kollega som har delegerat sin behörighet till dig i Anställningsguiden behöver du välja användare. När någon har delegerat till dig hittar du rutan Användare i menyerna för Anställning, Klar att bevilja och Mina anställda. För att se och administrera anställningar för din kollega väljer du dennas användarnamn i rutan.

När du är klar med din kollegas område väljer du Mitt konto under Användare och du kan fortsätta med dina medarbetares anställningar.

Signera avtal som delegerad

När en annan chef har delegerat sin Anställningsguide till dig som ersättande chef kan du administrera och lägga upp nya anställningar i Anställningsguiden på den andra chefens organisationsgrenar. Om du som ersättande chef lägger upp en ny anställning och denna har blivit verifierad får du upp ett ytterligare val när det är dags att skicka anställningsavtalet för digital signering.

När du som ersättande chef klickar på Skicka för signering får du först upp en ruta där du bekräftar att du vill skicka avtalet för signering. När du bekräftat kommer ytterligare ett val. Här väljer du vem signeringsmejlet ska gå till och vem som ska signera anställningsavtalet.

Väljer du Chef är det chefen på grenen där anställningen är placerad som får signeringsmejlet och signerar avtalet. Om du väljer Användare är det du som ersättande chef som får mejlet och som signerar avtalet.

Arbetsplats

Vill du som chef flytta en anställning från en av de grenar du har behörighet till i organisationsträdet till en annan gren du också har behörighet till har du två val.

• Gör flytten i Anställningsguiden genom att gå till Mina anställda, välj aktuell anställning och klicka på Ändra. Du kan läsa mer om hur du gör i denna guide under Ändra anställning.
• Använd formuläret som du hittar i HR-servicecenters Mina sidor. Formuläret kan du använda om du i samband med flytten inte ska göra några andra ändringar på anställningen.

Till annan chefs organisationsgren

Ska en befintlig anställning flyttas till en annan organisationsgren som du inte har tillgång till i Anställningsguiden hittar du ett formulär för detta i HR-servicecenters Mina sidor.

Kontering – Konto & Procentfördelning

Utifrån den organisationsgren som väljs när du lägger upp en ny anställning sätts även konteringen på anställningen, alltså var kostnaden för anställningen ska belasta. När du skapar anställningen kan du i steget Kompletterande uppgifter till HR-servicecenter fylla i avvikande kontering eller kontofördelning.

Under Rapporter i denna guide hittar du hjälp till hur du säkerställer att dina anställda belastar rätt kontering.

Vill du ändra en kontering på en befintlig anställning hittar du ett formulär för detta i HR-servicecenters Mina sidor.