I denna guide hittar du alla frånvaroorsaker som chef/chefsstöd kan rapportera i självservice. Du hittar även en förklaring till när och hur du använder dig av respektive orsak.
Används när den anställde vill ta semester en hel dag. Rapportera endast datum inte klockslag.
Den anställde måste ta ut 20 semesterdagar om året. Man får högst ha 30 sparade semesterdagar. Semesterdagar utöver 30 sparade dagar betalas ut som kontant ersättning i februari.
Används när den anställde inte har några betalda semesterdagar. Obetalda semesterdagar kan uppstå om den anställde inte har varit anställd under hela året, varit tjänstledig eller varit föräldraledig en längre tid. Man kan inte använda obetalda semesterdagar innan man tagit ut sina betalda semesterdagar. Har den anställde inga obetalda semesterdagar får den anställde istället ansöka om tjänstledighet.
Rapporteras med datum from och datum tom. Rapportera endast datum inte klockslag.
Används när den anställde vill ta semester del av dag. Observera att man måste vara i tjänst någon del av dagen. Man rapporterar datum from och datum tom, samt rapporterar kl. from och kl. tom.
Får endast användas av de som har mer än 25 betalda semesterdagar innevarande år eller om har mer än 25 sparade semesterdagar. Vid omvandling av semesterdag till semestertimmar fyller medarbetaren i blanketten som finns på hrservicecenter.se om där inte finns tillräckligt med semestertimmar.
Orsaken ska användas när den anställde är sjukfrånvarande och önskar få ta ut semesterledighet.
Den anställde rapporterar in orsaken ”Semester Betald” och arbetsledare/chef ändrar till orsaken ”Semester under sjukled” därefter ska man ändra omfattningen till 1.0
(OBS, har den anställde annan partiell ledighet utöver sjukfrånvaron måste man reducera semesterpostens omfattning med samma omfattning som den partiella frånvaron har.)
T.ex. Den anställde har avkortat sin tjänst med 10 %, och arbetar därmed 90 % av sin sysselsättningsgrad. Den anställde blir sedan sjukskriven på 50 % och ansöker sedan om semester, omfattningen på orsaken ”Semester Betald” blir då 50 %.
Här måste arbetsledare/chef korrigera posten och byta orsaken till ”Semester under sjukled” och även ändra omfattningen till att vara 90 %. (Se bild nedan)
OBS: Registreras Semester under sjukledighet i efterhand, alltså att sjukfrånvaron redan har varit med på en lönespecifikation men inte semestern under sjukledigheten behöver du som chef/chefsstöd meddela HR-servicecenter detta i ett ärende. Detta eftersom det tidigare sjukavdraget då behöver korrigeras.
Med denna orsak rapporterar den anställde in sjukfrånvaro. Har den anställde varit sjuk hela dagen fyller de bara i from datum och tom datum. Insjuknade de under dagen fyller man även i kl. fr.o.m. Självservice räknar själv ut när arbetspasset är slut. Rapportera hela sjukperioden i en sammanhängande period, inte dag för dag. Är den anställde sjuk mer än 7 dagar behöver de lämna ett läkarintyg. När de varit sjuk i mer än 14 kalenderdagar och frånvaro är beviljad av arbetsledare/chef sjukanmäler HR-servicecenter den anställde till Försäkringskassan och de kan ansöka om sjukpenning.
Förutsättningen för att kunna rapportera in denna orsaken är att där finns ett schema kopplat under frånvaroperioden. Detta görs av arbetsledare/Chef eller chefsstöd/assistent/personalredogörare.
Utvärderingen av t.ex. karensavdrag eller sjuklön blir fel om där inte finns något schema kopplat, innan orsaken läggs in. Guide för hur arbetsledare/Chef eller chefsstöd/assistent/personalredogörare rapporterar in schema hittar ni på hrservicecenter.se
Har den anställde varit sjuk hela dagen fyller man i from datum och tom datum. Insjuknade den anställde under dagen fyller man även i kl. fr.o.m. Självservice räknar själv ut när arbetspasset är slut. Rapportera hela sjukperioden i en sammanhängande period, inte dag för dag. Är man sjuk mer än 7 dagar behöver man lämna ett läkarintyg. När man varit sjuk i mer än 14 kalenderdagar och frånvaro är beviljad av arbetsledare/chef sjukanmäler HR-servicecenter den anställde till Försäkringskassan och de kan ansöka om sjukpenning.
Om det är nödvändigt att besöket sker på arbetstid har arbetstagaren rätt till ledighet med bibehållen lön för förstagångsbesök hos läkare eller tand-läkare vid akut sjukdom eller olycksfall.
Arbetsgivaren kan även i övrigt bevilja ledighet med lön för besök inom hälso- och sjukvård.
Frånvaro rapporteras med datum from och datum tom. Är det del av dag rapporteras även kl. from och kl. tom
Förutsättningen för att kunna rapportera in denna orsaken är att där finns ett schema kopplat under frånvaroperioden. Detta görs av arbetsledare/Chef eller chefsstöd/assistent/personalredogörare.
Utvärderingen av frånvaron blir fel om där inte finns något schema kopplat, innan orsaken läggs in.
Schemat och frånvaroorsaken måste vara kopplat ifall Försäkringskassan hör av sig för att göra en kontroll av frånvaron på den anställde.
Guide för hur arbetsledare/Chef eller chefsstöd/assistent/personalredogörare rapporterar in schema hittar ni på hrservicecenter.se
Ur AB kommentarer §28 mom. 11
Lag om sjuklön, en kortfattad redovisning
Enligt SjLL svarar arbetsgivaren fr.o.m. den första anställningsdagen för sjuklön under de första 14 dagarna i sjukperioden om arbetstagaren är anställd en månad eller längre. Arbetstagare som har en avtalad anställningstid som är kortare än en månad har rätt till sjuklön om arbetstagaren har börjat arbeta och därefter varit sammanhängande anställd under 14 dagar. Om arbetstagaren återanställs inom 14 kalenderdagar ska dock, för beräkning av de 14 dagarna, tidigare anställningar räknas med.
Har den anställde varit sjuk hela dagen fyller man i from datum och tom datum. Insjuknade den anställde under dagen fyller man även i kl. fr.o.m. Självservice räknar själv ut när arbetspasset slutar. Rapportera hela sjukperioden i en sammanhängande period, inte dag för dag.
Eftersom arbetsgivare inte utbetalar någon sjuklön till den anställde måste arbetsledare/Chef eller chefsstöd/assistent/personalredogörare upplysa den anställde själv får ta kontakt med Försäkringskassan.
Används när den anställde ansöker om att vara föräldraledig med nytt barn eller om de inte tagit ut någon föräldraledighet för barnet.
För att använda denna orsak måste den anställde först fyllt i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn.
Senast tre månader före planerad föräldraledighet ska den anställde ha anmält detta till arbetsgivaren.
Om ledighet är längre än 120 dagar så behöver man inte byta orsak när 120 dagar har passerat.
Systemet räknar automatiskt ut dina semesterdagar. Orsaken är semesterlönegrundande i 120 dagar.
Om den anställde har rätt till föräldrapenningtillägg så betalas detta ut per automatik.
Har den anställde en lön som överstiger 83,33 % av prisbasbeloppet enligt socialförsäkringsbalken (SFB) får de även föräldralön utbetalad, för att få detta måste man varit anställd hos offentlig arbetsgivare under minst 180 dagar före ledigheten.
I självservice fyller man i datum from och datum tom. Klockslag ska anges enbart om frånvaron avser enstaka dag och del av denna dag. Vid partiell frånvaro som avser längre period anges omfattning.
Denna orsaken använder den anställde när de vill vara föräldraledig enstaka dagar eller en längre period, och redan har varit ledig 120 dagar.
Denna orsak är inte semesterlönegrundande så när den anställde vill vara ledig påverkar den deras semesterdagar, eller intjänade ferie dagar eller intjänad uppehållslön.
För att använda denna orsak måste man först fyllt i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn.
I självservice fyller man i datum from och datum tom. Klockslag ska anges om frånvaron avser enstaka dag och del av denna dag. Vid partiell frånvaro som avser längre period anges omfattning.
Används när den anställde vill vara föräldraledig och vill dela upp uttaget av sitt föräldrapenningtillägg. Orsaken är semesterlönegrundande i 120 dagar. Föräldrapenningtillägg utbetalas under 180 kalenderdagar och som längst till dess att barnet är 24 månader.
Den anställde kan dela upp föräldrapenningtillägget på flera ledighetsperioder och kan även välja om föräldrapenningtillägget inte ska betalas ut maskinellt vid en eller flera ledigheter.
För att använda denna orsak måste den anställde ha fylla i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn.
I självservice fyller man i datum from och datum tom och ev. omfattning. Klockslag ska anges enbart om frånvaron avser enstaka dag och del av denna dag. Vid partiell frånvaro som avser längre period anges omfattning.
Denna orsak rapporterar den anställde då de är hemma för vård av sjukt barn eller när de blivit förälder, Den anställde har rätt till att vara ledig 10 arbetsdagar för barns födelse.
För att använda denna orsak måste man först fylla i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn. Är den anställde hemma för sjukt barn hela dagen rapportera endast datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!
Går den anställde hem del av dag rapporteras datum from och datum tom samt kl. from.
Används när den anställde vill vara partiellt föräldraledig utan lön max 25 %.
Vid större omfattning får man kombinera ledigheten med t.ex. tjänstledighet eller föräldraledighet.
Den anställde kan bara förkorta sin tjänst ner till en 75 % tjänst med denna orsaken. Man kan därför inte gå ner till exempel 25 % från en 75 % tjänst. Orsaken kan användas till dess att barnet har fyllt 8 år.
I fältet omfattning fyller man i antal procent som den anställde ska vara föräldraledig.
Ska den anställde vara t.ex. ledig 20 % så skriver man 0,2 i omfattning.
För att använda denna orsak måste den anställde fyllt i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn. I självservice fyller man i datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!
Arbetsledare/chef måste bocka i kvot från anställning innan frånvaron beviljas när det är partiell ledighet
Ett placeringsschema måste även skapas och kopplas vid den partiella ledigheten, placeringen ska vara lika länge som frånvaron.
I Placeringen måste man sedan bocka i ” Tid utvärderas från placering”
Om det är nödvändigt att besöket sker på arbetstid har den anställde i egenskap av blivande förälder rätt till ledighet för att besöka mödravårdscentral vid högst 2 tillfällen per graviditet.
Under sådan ledighet utges ersättning motsvarande 100 % av lönen.
Rapportering i självservice sker med datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!
Om besöket är del av dag rapporteras datum from och datum tom samt kl. from och kl. tom.
Förutsättningen för att kunna rapportera in denna orsaken är att där finns ett schema kopplat under frånvaroperioden.
Detta görs av arbetsledare/Chef eller chefsstöd/assistent/personalredogörare.
Utvärderingen av frånvaroavdraget blir fel om där inte finns något schema kopplat, innan orsaken läggs in.
Schemat och frånvaroorsaken måste vara kopplat ifall Försäkringskassan hör av sig för att göra en kontroll av frånvaron på den anställde.
Guide för hur arbetsledare/Chef eller chefsstöd/assistent/personalredogörare rapporterar in schema hittar ni på hrservicecenter.se
För att använda denna orsak måste den anställde först ha fyllt i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn
Har de varit frånvarande hela dagen fyller de i datum from datum och tom. Går den anställde hem del av dagen fyller de även i kl. fr.o.m. Självservice räknar själv ut när arbetspassen är slut.
Rapportera hela frånvaron i en sammanhängande period, inte dag för dag.
Denna orsak väljer den anställde när de har vård av svårt sjukt barn.
För att använda denna orsak måste den anställde ha fyllt i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn. Är den anställde hemma för svårt sjukt barn hela dagen rapportera endast datum from och datum tom in. Klockslag ska ej anges!
Denna orsak av den anställde som fått föräldrapenningdagar överlåtna från föräldern eller när denna tar ut föräldrapenning på lägsta nivå dagar. För att använda denna orsak måste medarbetaren först fylla i barnets uppgifter i Självservice under Person – Barn.
I självservice anges fr o m. och t o m datum för ledigheten. Klockslag ska i regel ej anges, undantag del av enstaka dag. Orsaken är semesterlönegrundande i 120 kalenderdagar. Orsaken genererar inget föräldrapenningtillägg eller någon föräldralön.
Används när den anställde ansöker om att vara tjänstledig hel dag utan lön. Orsaken används också vid partiell ledighet som är under en längre period. Fyll endast i datum, from och datum tom och eventuell omfattning vid tjänstledighet under en period. Klockslag ska ej anges!
Arbetsledare/chef måste bocka i kvot från anställning innan frånvaron beviljas när det är partiell ledighet
Ett placeringsschema måste även skapas och kopplas vid den partiella ledigheten, placeringen ska vara lika länge som frånvaron.
I Placeringen måste man sedan bocka i ” Tid utvärderas från placering”
Används när den anställde vill ta tjänstledigt del av dag vid enstaka tillfällen. Fyll i datum samt kl. from och kl. tom. Går man hem under dagen rapporteras endast datum och kl. från.
Självservice räknar själv ut när arbetspasset är slut.
Frånvaron är inte semesterlönegrundande
Ferie- och/eller uppehållsanställd: Tjänstledighet i timmar för lärare med ferie eller uppehållsanställd ska rapporteras med datum, omfattning och tim/dag.
T.ex. Du vill vara tjänstledig 3,5 timmar och din arbetsdag är 7 timmar blir omfattningen 50 %.
I tim/dag fyller du i 03:30 (alltså i minuter och inte procent av timme).
Under ledighet för enskilda angelägenheter kan arbetstagare, om synnerliga skäl finns, medges behålla lönen.
Som synnerliga skäl ska anses nära anhörigs svårare sjukdom eller bortgång, begravning och gravsättning av urna samt bouppteckning efter sådan anhörig. Med nära anhörig avses exempelvis make, maka, registrerad partner, sambo, barn, föräldrar, syskon, svärföräldrar, barnbarn samt mor- och farföräldrar.
Det är chef som beslutar om denna orsak får användas.
I Självservice registrerar man datum from och datum tom, vid ledighet del av dag anges även kl. from och kl. tom.
Den lediga dagen bör beviljas först efter att annandag pingst infallit eftersom återbetalning inte kan krävas av arbetstagaren.
Bestämmelsen innebär att arbetstagare som fullgjort arbetstid på annandag pingst ska kompenseras med en ledig arbetsdag under kalenderåret. Det är inte möjligt att spara den lediga dagen. Med fullgjord arbetstid jämställs all ledighet på annandag pingst under förutsättning att arbetstagaren arbetat någon eller några arbetsdagar under den månad då annandag pingst infaller. Därutöver har personer som har semester eller är kompensationslediga hela månaden rätt till en ledig dag enligt bestämmelsen.
Bestämmelsen gäller för Uppehållsanställda men inte för Ferieanställda.
Det gäller inte heller de som är partiellt lediga och förlagt ledig dag till måndagar, och därmed får en ny semesterkoefficient och kalenderdagsfaktor på grund av nytt schema
Denna orsak användes när en anställd vill vara ledig för studier.
Orsaken är inte semesterlönegrundande och semestersaldot kan därför påverkas av ledigheten.
Orsaken kan också användas vid partiell studieledighet som är under en längre period.
Fyll endast i datum from och datum tom och eventuell omfattning vid studieledighet under en period. Klockslag ska anges enbart om frånvaron avser enstaka dag och del av denna dag.
Denna orsak används när den anställde går på betald utbildning i tjänsten under högst 7 kalenderdagar. Medarbetaren får behålla vad som skulle utgetts i Ob-tillägg men inte eventuell jour- och beredskapsersättning.
Om utbildningen i tjänsten pågår mer än 7 kalenderdagar ska orsaken Utb i tjänst mer än 7dgr användas.
Denna orsak används när den anställde går på betald utbildning i tjänsten under en period längre än 7 kalenderdagar. Medarbetaren behåller sin lön men inte eventuellt Ob-tillägg eller jour- och beredskapsersättning.
Används när den anställde ansöker om ledighet för facklig tid del av dag.
I självservice fyller man i datum from och datum tom samt kl. from och kl. tom.
Frånvaron är inte semesterlönegrundande
Arbetstagare som avser vara ledig från sin anställning för tjänstgöring inom totalförsvaret ska om möjligt anmäla detta till arbetsgivaren 3 månader före ledighetens början. Om detta inte kan ske, exempelvis till följd av annan tvingande reglering eller sent besked om tjänstgöring, ska anmälan göras utan dröjsmål. En arbetstagare ska på arbetsgivarens begäran styrka grunden för inlämnad ledighetsansökan.
Orsaken rapporteras in när den anställde blir inkallad till grundutbildningen inom försvarsmakten med datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!
Arbetstagare som avser vara ledig från sin anställning för tjänstgöring inom totalförsvaret ska om möjligt anmäla detta till arbetsgivaren 3 månader före ledighetens början. Om detta inte kan ske, exempelvis till följd av annan tvingande reglering eller sent besked om tjänstgöring, ska anmälan göras utan dröjsmål. En arbetstagare ska på arbetsgivarens begäran styrka grunden för inlämnad ledighetsansökan.
Orsaken rapporteras in när du ska gå på repetitionsutbildningen inom försvarsmakten med datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!
Denna orsak använder den anställde när de vill ta ut sin intjänade extratid som de valt att spara som komptid.
Ni hittar ditt kompsaldo under fliken Saldo – Semester- och övertidsinformation – Innestående komptid.
Fyll i datum from och datum tom samt eventuellt kl. from och kl. tom
Har den anställde arbetat och vill ta ut kompledighet resterande del av sitt arbetspass behöver du enbart fylla i kl. from
Vid ledighet heldag ska de rapportera detta med datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!
Denna orsaken använder den anställde som har flex kopplad till sin anställning och vill vara flexledig hel dag.
Vid flexledig del av dag görs detta med en utstämpling via koden: Flexledig
Denna orsak använder den anställde som är chef när de ska ta ut ledighet för inlöst övertid.
Då chefer inte har rätt till övertidsersättning.
Vid ledighet heldag rapportera de detta med datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges! Vid ledighet del av dag ska man registrera detta med kl. from och kl. tom.
Denna orsak använder den anställde när de har omvandlat sin jour, beredskap, Ob-tillägg eller förskjutna arbetstiden
Ni hittar den anställdes saldo under Saldo – Semester- och övertidsinformation – Övrig innestående tid
Fyll i datum from och datum tom samt eventuellt kl. from och kl. tom
Har du arbetat och vill ta ut din omvandlade tid resterande del av ditt arbetspass behöver du enbart fylla i kl. from
Vid ledighet heldag ska du rapportera detta med datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!
Denna orsak använder man när man vårdar en nära anhörig, frånvaro meddelar man till sin arbetsgivare/chef och sedan registrerar in detta så fort som möjlighet. Detta görs i samband med att man fått det beviljat av Försäkringskassan.
I väntan på beslut föreslås att man lägger in tjänstledighet helt/delvis, så att inte för mycket lön utbetalas.
AB §17 Mom. 6 En arbetstagare som avhåller sig från arbete utan att ha fått ledigt eller inte kan styrka giltigt förfall, ska för denna tid avstå samtliga avlöningsförmåner.
Frånvaroorsaken registreras med datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges!
Om den anställde är frånvarande del av dag registreras detta med datum from och datum tom samt kl. from.
Arbetsgivare kan meddela en arbetstagare förbud att arbeta för att förhindra att smitta sprids.
Under ett sådant förbud behåller arbetstagaren avlöningsförmånerna.
Frånvaron registreras med datum from och datum tom. Klockslag ska ej anges! Vid frånvaro del av dag ska du registrera detta med kl. from och kl. tom.
Orsaken används när den anställde ska vara ledig hel dag utan lön för politiska förtroendeuppdrag inom kommunen. Fyll endast i from datum och tom datum. Klockslag ska ej anges!
Orsaken används när den anställde ska vara ledig utan lön del av dag för politiska förtroendeuppdrag inom kommunen. Fyll i datum from och datum tom samt kl. from och kl. tom.
